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Lead Management, Benutzer und Kontakte

Wenn Sie sich bei Apptivo anmelden, sehen Sie die Agenda-Ansicht mit Ihrem Wochenkalender und Ihren Aufgaben, die in einem Navigationsfeld auf der rechten Seite aufgereiht sind. Sie können die Listenansicht einstellen oder den Tag, die Woche oder den Monat anzeigen lassen. Ebenso können Sie Ihre Aufgabenansicht anpassen, um die heutigen Aufgaben oder überfällige, anstehende oder abgeschlossene Aufgaben zu sehen.

Auf der linken Seite der Seite befinden sich Links zu häufig verwendeten Ressourcen, einschließlich Ihres Kalenders, Ihrer Aufgaben, Anrufprotokolle, der Arbeitswarteschlange, Folgeaufträge, E-Mails und Notizen. Am oberen Rand befinden sich Dropdown-Menüs, die Sie zu den von Ihnen hinzugefügten Anwendungen führen. Wenn Sie die Software zum ersten Mal einrichten, stellt Apptivo Ihnen ein paar Fragen zu Ihrer Geschäftstätigkeit. Aus Ihren Antworten wird eine Liste mit vorgeschlagenen Apps erstellt, die für Unternehmen wie das Ihre in Apptivo hilfreich sind.

Die Auswahl unter den mehr als 40 Apps von Apptivo ist ein wichtiger Teil der Einrichtung der Software, und glücklicherweise können Sie sie nach und nach anpassen. Wenn Sie z. B. im Einzelhandel tätig sind, werden Sie Ihre Suite um Produktmanagement- und Lieferketten-Tools erweitern wollen, z. B. die Apps für Bestellungen, Bestandsmanagement und Versand. Dieses Maß an Anpassung ist in Zoho CRM verfügbar, aber Apptivo ist sogar noch freundlicher in seiner Herangehensweise.

Was auch immer Sie erstellen müssen, sei es ein Projekt, ein Geschäft, ein Lead oder eine Opportunity, Sie finden es unter den Kategorie-Links oben auf Ihrer Seite. Wenn Sie ein Projekt erstellen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Projektmanagement und dann auf Projekte. Sie gelangen zu Ihrem Projekt-Newsfeed, in dem Sie alle Projektaktivitäten von allen Mitgliedern Ihres Teams sehen können. Klicken Sie auf der linken Seite auf die Schaltfläche Projekt erstellen, und wählen Sie aus, ob Sie ein neues Projekt von Grund auf erstellen oder ein bestehendes Projekt ändern möchten. Optional können Sie ein Budget hinzufügen, damit die Software mit einem Mausklick eine Rechnung oder einen Stundenzettel erstellen kann, wenn es an der Zeit ist, bezahlt zu werden.

Alle Aufgaben oder geplanten Aktivitäten, die Sie an ein Projekt, einen Lead, einen Kontakt oder etwas anderes in Apptivo anhängen, werden in Ihrer Agenda angezeigt. Alle vorgenommenen Änderungen oder erforderlichen Aufgaben werden in den Newsfeeds Ihrer Teamkollegen angezeigt, es sei denn, Sie haben in den Einstellungen etwas anderes festgelegt. Wenn Ihnen etwas in der Software nicht gefällt, können Sie es ändern.

Apptivo verfügt auch über Werkzeuge, die Trigger genannt werden, um benutzerdefinierte Workflow-Automatisierungsregeln für jede beliebige App zu erstellen. Die Regeln können auf bestimmten Ereignissen oder auf der Erkennung von Ereignissen im Zeitverlauf basieren. Die Vertriebsapplikationen enthalten auch zusätzliche Tools für die Verwaltung mehrerer Vertriebs-Pipelines und die Möglichkeit, eine integrierte Logik zu definieren, um zu steuern, wann Geschäfte in die nächste Phase übergehen können.

Die Plattform umfasst auch robuste Kampagnenmanagement-Funktionen. Neben der Fähigkeit von Apptivo, E-Mail-Vorlagen zu erstellen und E-Mails an Ihre Kontakte zu senden, erhalten Sie Massen-E-Mail-Marketing. Unternehmen können gezielte Listen von CRM-Kontakten für bestimmte Kampagnen erstellen, für die sie mithilfe des visuellen Designers der Plattform eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage erstellen können.

Dieses Maß an Anpassung erstreckt sich auch auf die Feldoptionen. Mit dem Feld „Referenzattribut“ können Benutzer benutzerdefinierte Assoziationen zwischen Daten in verschiedenen Apptivo-Apps herstellen, beispielsweise CRM-Daten (wie Geschäftsadressen oder Zahlungsbedingungen) in einer anderen App (z. B. einer Rechnung) anzeigen. Ein weiterer neuer Feldtyp sind benutzerdefinierte Formeln, die zur Berechnung von Metriken wie z. B. einer Verkaufsprovision auf der Grundlage eines bestimmten Geschäftsbetrags verwendet werden können. Die letzte neue Option sind Feldbedingungen, mit denen Administratoren Workflow-Regeln innerhalb eines Feldlayouts erstellen können – zum Beispiel Sichtbarkeitsregeln, die Felder und Abschnitte in einem Formular auf der Grundlage der Eingaben eines Benutzers ein- oder ausblenden.

Diese Anpassungen helfen Apptivo dabei, die Lücke zu Zoho CRM zu schließen und gleichzeitig einen weiteren Vorsprung vor Standardplattformen wie Pipedrive CRM und NetSuite OneWorld zu erzielen.

Power-Tipp: Benutzerdefinierte Feldbedingungen

Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter die Software lieben, müssen Sie sie einfach halten. Stellen Sie sicher, dass Sie die leistungsstarken Konfigurationswerkzeuge von Apptivo nutzen, um jedes Detail für Ihr Unternehmen zu optimieren. Sie müssen kein Programmierer sein, um komplizierte Änderungen am System vorzunehmen; es braucht nur ein wenig Zeit und Überlegung, um die Unübersichtlichkeit zu reduzieren, die richtige Terminologie zu verwenden, Geschäftsregeln durchzusetzen und Aktionen für Ihr Team zu erleichtern.

Ein wichtiger Bereich, den Sie im Auge behalten sollten, ist das Master-Layout, in dem Sie auswählen können, welche Felder in jeder Apptivo-Anwendung vorhanden sind und wie sie für Ihre Benutzer aussehen. Wenn Sie festlegen, wie ein Kontaktprofil aussehen soll, nutzen Sie die Feldbedingungen, mit denen Sie einen Workflow erstellen können, der jeden Benutzer bei der Aktualisierung von Details im CRM leitet.

Angenommen, ein Mitarbeiter gibt einen neuen Lead in das System ein. Zu diesem Zeitpunkt muss er oder sie nur die Kontaktdaten eingeben. Sie können die anderen Felder bedingt sichtbar machen, so dass sie nur bei Bedarf angezeigt werden. Sie könnten ein Feld für die Art der Dienstleistung (Versand, Beratung, Vertrieb) hinzufügen und dem Benutzer dann die nächsten erforderlichen Details anzeigen, wenn er eine Art auswählt.

Sie können Ihren gesamten Arbeitsablauf mit Hilfe von Tools wie diesem aufbauen und die Software Ihre Benutzer durch jeden Schritt Ihres Geschäftsprozesses führen lassen.

Berichte und Drittanbieter-Integrationen

Die Liste der kompatiblen Software von Apptivo ist relativ kurz, aber das liegt daran, dass es kaum etwas gibt, das nicht nativ in Apptivo durchgeführt werden kann. Zu den Optionen von Drittanbietern gehören Google G Suite, Office 365, Slack, QuickBooks, Xero, Paypal, RingCentral und Dropbox. Die RingCentral-Integration gibt Benutzern die Möglichkeit, Anrufe automatisch im CRM mit den entsprechenden Kontakten zu protokollieren oder einen ausgehenden Anruf zu tätigen, indem sie auf die Telefonnummer eines Kontakts klicken.

Apptivo bietet so viele Funktionen, dass Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens innerhalb dieser App abwickeln können. Wenn Sie jedoch eine separate Buchhaltungs- oder Projektmanagement-Software verwenden, werden Sie sich wahrscheinlich wünschen, dass Sie diese Tools integrieren könnten, anstatt alles in Apptivo zu verschieben. So können Sie beispielsweise keine Dateien aus anderen Buchhaltungssoftwares importieren, so dass Sie bei Null anfangen müssen, wenn Sie die Rechnungsstellungsfunktionen von Apptivo nutzen möchten. Bei der Integration von Drittanbietern glänzt Salesforce mit seinem umfangreichen Ökosystem.

Es gibt Versionen der Apptivo-App für Android und iPhone. Wie alles andere an Apptivo kann auch die mobile App an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Früher hatte Apptivo separate Apps für einige Funktionen wie Rechnungsstellung oder Support, aber ab 2020 sind alle mobilen Funktionen in einer App zusammengefasst.

Der Chat-Support ist unglaublich reaktionsschnell, und es ist ein großes Plus, dass er 24 Stunden am Tag verfügbar ist. Am unteren Rand jeder Seite befindet sich eine kleine Schaltfläche, über die Sie den Support per Chat erreichen können, so dass Hilfe immer in Reichweite ist. Der telefonische Support ist für das Ultimate-Paket ebenfalls 24 Stunden am Tag verfügbar, für die anderen Pakete gelten jedoch eingeschränkte Telefon-Supportzeiten. Sie können sich auch per E-Mail oder über soziale Medien an das Unternehmen wenden (das Twitter-Konto ist viel aktiver als die Facebook-Seite).

Apptivo bietet auch eine granulare Sicherheitskontrolle für die Aktionen, die verschiedene Benutzer in jeder App innerhalb des CRM durchführen können. Neben der Kontrolle von Daten, Berichten und dem Zugriff auf Felder bietet Apptivo auch die Kontrolle über Suchfunktionen und alle individuellen Aktionen innerhalb der App. Administratoren können den Zugriff auf die Durchführung von Massenoperationen, das Löschen von Datensätzen, das Versenden von E-Mails an Kontakte, das Anzeigen von Notizen und das Importieren oder Exportieren von Kontaktdaten einschränken.

Anpassbares CRM aus einer Hand für KMU

Apptivo ist mit seinem breiten Funktionsspektrum ein CRM-Tool für alle Fälle, und Unternehmen, die in die App investieren, erhalten eine Lösung, die den Funktionsumfang teurerer Produkte wie Salesforce widerspiegelt und darüber hinaus eine Vielzahl von Anpassungsoptionen bietet. KMUs können Apptivo mit dem Wachstum ihres Unternehmens anpassen.

Diese Flexibilität macht Apptivo zu einer Komplettlösung für nahezu jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. All das bringt Apptivo unseren Editors‘ Choice für CRM-Software ein, den es mit Zoho CRM und Salesforce Sales Cloud Lightning Professional teilt.