Hinzufügen einer automatischen Signatur zu einem Microsoft Word-Dokument

Eine echte Unterschrift ist durch nichts zu ersetzen, aber in der heutigen digitalen Welt sind elektronische Unterschriften üblich und einfach. Für die Unterzeichnung von Vereinbarungen und Verträgen kann man spezielle Software verwenden, aber auch Microsoft Word kann helfen.

Sie können eine leere Unterschriftszeile für juristischere Dokumente einfügen oder ein AutoText-Element aus einem Bild Ihrer echten Unterschrift erstellen. Beides ist einfach zu implementieren und bietet ein gewisses Maß an Freiheit, unabhängig davon, ob das Dokument elektronisch verteilt wird. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie beide Methoden implementieren können.

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Keine der beiden Methoden ist ein sicheres Verfahren oder ersetzt verschlüsselte digitale Signaturen, die eine Zertifizierung erfordern – was eine ganz andere Sache ist.

Laden Sie zur Demonstration eine Word-Briefvorlage herunter oder arbeiten Sie mit einem beliebigen Word-Dokument. Hier gibt es keine Demodatei zum Herunterladen, weil Sie keine brauchen. Diese Funktion wird von dem älteren .doc-Format nicht unterstützt, und beide Signaturtechniken werden von der Browser-Edition unterstützt.

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Wie man eine leere Unterschriftszeile in Word hinzufügt

Wenn Sie das Dokument ausdrucken möchten, können Sie schnell alle relevanten Informationen hinzufügen, die mit der echten Unterschrift einhergehen, indem Sie eine Unterschriftszeile einfügen. Auf diese Weise wird ein Platz zum Unterschreiben des Dokuments hinzugefügt und andere Informationen wie Titel, E-Mail, Telefonnummer usw. hinzugefügt. Diese Funktion ist hilfreich bei Formularen, aber weniger hilfreich bei einem normalen Brief.

Um einem Dokument eine Unterschriftenzeile hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und dann auf die Option Unterschriftszeile im Abschnitt Text.
2. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Unterschriftsdetails ein, z. B. Name, Titel usw. (Abbildung A). Im Feld „Anweisungen“ können Sie sogar Hilfen für den Unterzeichner einfügen, z. B. „Bitte hier unterschreiben“ oder das bekannte „X“.
3. Klicken Sie auf OK, um die Unterschriftszeile einzufügen.

Abbildung A

Wie Sie in Abbildung B sehen können, ist auf der ersten Seite nicht genug Platz, so dass Word die gesamte Unterschriftszeile auf Seite 2 einfügt. Das wird Ihnen vielleicht nicht passieren, aber wenn doch, entfernen Sie ein paar Leerzeilen von der vorherigen Seite, um die Unterschrift auf diese Seite zu ziehen. Wenn dies nicht möglich ist, verschieben Sie den letzten Absatz oder die letzten Zeilen auf die Seite mit der Unterschriftszeile. Eine Unterschriftszeile sollte nicht auf einer eigenen Seite stehen. Nachdem Sie die Platzierung (Abbildung C) bei Bedarf angepasst haben, können Sie das Dokument speichern, drucken und verteilen.

Abbildung B

Wir haben für die Demodatei eine Briefvorlage verwendet, aber wahrscheinlich werden Sie diese Funktion für juristische Dokumente usw. verwenden und nicht für einzelne Briefe. Unabhängig davon, wie Sie diese Funktion nutzen, muss immer noch jemand das Dokument unterschreiben. Werfen wir einen Blick auf eine Option, die diese Notwendigkeit beseitigt.

Abbildung C

Wie man eine Bildunterschrift als AutoText in Word einfügt

Das Hinzufügen eines Bildes Ihrer Unterschrift ist eine einfache Möglichkeit, um die Notwendigkeit zu beseitigen, Dinge tatsächlich zu unterschreiben. Drucken Sie es einfach aus und los geht’s. Natürlich sollten Sie darauf achten, wem Sie diese Möglichkeit bieten, und ob sie rechtlich bindend ist, müssen Sie selbst entscheiden, wenn das für Sie wichtig ist.

Das erste, was Sie brauchen, ist Ihre handschriftliche Unterschrift in Form einer Grafikdatei. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier und scannen oder fotografieren Sie sie ein und speichern Sie sie in einem der folgenden Grafikformate: .bmp, .gif, .jpg, oder .png.

Fügen Sie die Bilddatei in Word ein, indem Sie auf die Registerkarte Einfügen klicken und in der Gruppe Illustration die Option Bilder wählen. Wählen Sie das Gerät aus, suchen Sie die Datei und klicken Sie dann auf Einfügen. Ändern Sie die Größe und schneiden Sie die Datei gegebenenfalls zu, um große Mengen an weißem Raum (Hintergrund) zu entfernen. Geben Sie dann zusätzlichen Text ein, z. B. den gedruckten Namen und den Titel. Wenn Sie alles haben, was Sie für die Unterschrift brauchen, können Sie sie in ein AutoText-Element umwandeln.

Wählen Sie die Grafik und den zusätzlichen Text aus und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf „Schnellteile“ in der Gruppe „Text“.
2. Wählen Sie die Option Auswahl in der Schnellteilgalerie speichern.
3. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für das AutoText-Element ein.
4. Die weiteren Einstellungen hängen von Ihrer Arbeitssituation ab. Sie können zum Beispiel verschiedene Signaturen mit bestimmten Vorlagendateien speichern. Für unser Beispiel sollten Sie alle Standardeinstellungen beibehalten (Abbildung D).
5. Klicken Sie auf OK.

Abbildung D

Nun, da das AutoText-Signatur-Element vorhanden ist, können Sie es jederzeit überall einfügen. Klicken Sie auf Quick Parts und wählen Sie das Element aus der Galerie (Abbildung E). Da wir die Standardeinstellungen beibehalten haben, ist dieses AutoText-Element in allen Dokumenten verfügbar, die auf der Vorlage Normal basieren.

Abbildung E

Stay tuned

Wenn Sie dieses AutoText-Element häufig verwenden, möchten Sie vielleicht eine Tastenkombination erstellen, um ein paar Klicks zu sparen. In einem späteren Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie das tun können.

Siehe auch

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