So organisieren Sie Ihre Daten (wie Pivot-Tabellen) in Numbers

Pivot-Tabellen sind bei Tabellenkalkulationsbenutzern in Microsoft Excel oder Google Sheets oft sehr beliebt. Tabellenkalkulationen sind ein großartiges Werkzeug zum Erfassen und Speichern von Daten. Sie können jedoch schnell so umfangreich werden, dass es schwierig ist, einen Sinn oder Einblick in sie zu finden. An dieser Stelle kommen Pivot-Tabellen ins Spiel.

Ich habe Apple Numbers immer für seine Einfachheit und seine Benutzeroberfläche geliebt, aber es fehlte eine Funktion, die mir beim Sortieren großer Datensätze half. Ohne Pivot-Tabellen waren die Numbers-Tabellen einfach nur Datenwände. Bis vor kurzem gab es in Numbers keine Pivot-Tabellen.

Als Apple jedoch das neueste Update für die Tabellenkalkulation Numbers herausbrachte, konnte ich nicht umhin zu bemerken, dass sie eine Funktion eingebaut hatten, die sehr nach einer Numbers Pivot-Tabelle klang. In Apple Numbers 5.2 wurde eine neue Funktion namens „Intelligente Kategorien“ hinzugefügt, die etwas Ordnung in Ihre Daten bringen kann. Wir werden etwas Ähnliches wie eine Pivot-Tabelle in Numbers erstellen.

Bevor wir mit diesem Lernprogramm beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von Numbers verwenden. Überprüfen Sie Ihre Numbers Version, indem Sie die App öffnen und zu Numbers > Über Numbers gehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie mindestens Version 5.2 verwenden. Sie können jederzeit den App Store für macOS öffnen und nach Updates suchen, wenn Sie die neueste Version benötigen.

Watch & Learn

Kategorien fühlen sich ähnlich an wie Pivot-Tabellen in Numbers, und dies ist eine brandneue Funktion. Ich habe einen Screencast zusammengestellt, der Ihnen hilft, die Leistungsfähigkeit der Datenorganisation zu erkennen. Schauen Sie ihn sich unten an, um sich mit dieser brandneuen Organize-Funktion vertraut zu machen.

Sie möchten noch mehr erfahren? Lesen Sie das Tutorial weiter unten, um eine bebilderte Anleitung zum Organisieren und Zusammenfassen von Daten mit der Option „Organisieren“ zu erhalten.

Beispieldaten herunterladen

Es ist hilfreich, Beispieldaten zu haben, die Sie verwenden können, um einem Tutorial zu folgen. Aus diesem Grund habe ich eine Numbers Arbeitsmappe vorbereitet, die genügend Daten enthält, um Ihnen den Einstieg in die neue Funktion „Kategorien“ zu erleichtern. Laden Sie die Daten über diesen Link herunter. Sie können diese Daten verwenden, um Pivot-Tabellen in Numbers zu erstellen.

Erfahren Sie mehr über die Grundlagen von Numbers und die Arbeit mit Daten im folgenden Lernprogramm, das Ihnen hilft, sich mit Formeln in der App vertraut zu machen:

• 
  App-Schulung
  Eine Einführung in Formeln in Numbers
  Alex Spencer

Warum sollten Sie Ihre Daten in einer Tabellenkalkulation organisieren?

Zunächst ist es hilfreich zu verstehen, warum die Organisation Ihrer Daten in einer Tabellenkalkulation so hilfreich ist. Beginnen wir mit einem Screenshot der Daten, die ich diesem Lehrgang beigefügt habe. Jede Zeile in den Daten ist ein separater Datensatz einer Transaktion.

Sicherlich können Sie die einzelnen Zeilen und Datensätze in diesen Daten sehen. Aber wie finden Sie einen Sinn darin oder fassen Sie die Daten zusammen, um die Gesamtbeträge zu ermitteln?

Mit der Funktion „Intelligente Kategorien“ in Numbers können Sie alle folgenden Fragen (und mehr) zu den Beispieldaten beantworten:

1. Welche Staaten haben die höchsten Umsätze?
2. Wer sind unsere wichtigsten Kunden?
3. Welcher Geschäftsbereich hat die meisten Umsätze gemacht?

Einfach gesagt, kann Ihnen diese neue Funktion helfen, Ihre Daten zusammenzufassen und zu verstehen. Das Problem ist nicht, dass wir nicht genügend Daten haben, sondern dass 100 Datenzeilen schwer zusammenzufassen sind. Die Lösung ist die Verwendung von Pivot-Tabellen in Numbers, oder die Funktion „Intelligente Kategorien“, wie Apple sie nennt.

In der alten Welt mussten Sie filtern, Zwischensummen bilden und separate Berechnungen durchführen (oder mit den Daten zu Excel wechseln), um diese Fragen zu beantworten. Das änderte sich, als Apple die intelligenten Kategorien einführte, die Ihnen helfen können, Ihre Daten zu verstehen.

Wie Sie intelligente Kategorien in Numbers verwenden

Nachdem Sie nun erfahren haben, warum intelligente Kategorien und die Organisation Ihrer Daten so hilfreich sind, lassen Sie uns ein Beispiel durchgehen.

Klicken Sie bei ausgewählter Tabelle auf die Schaltfläche „Organisieren“ in der oberen rechten Ecke von Numbers. Nun wird ein neues Fenster mit mehreren Optionen für die Arbeit mit Ihren Daten angezeigt.

In Numbers 5.2 werden drei Optionen angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Organisieren“ klicken. Zwei davon gibt es schon seit einiger Zeit in Numbers, und Kategorien ist die neue Option. Im Folgenden wird erläutert, was jede Option bietet:

1. Kategorien. Wie Sie bereits herausgefunden haben, können Kategorien Ihnen helfen, Ihre Daten zu gruppieren. Wir werden in diesem Lernprogramm mehrere Beispiele durchgehen, also lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
2. Sortieren. Das Sortieren von Daten beantwortet nicht notwendigerweise irgendwelche Fragen zu ihnen, aber es bringt sie in eine Reihenfolge. Das kann alphabetisch oder chronologisch sein (z. B. Sortieren von Daten nach dem Datum).
3. Filtern. Auch das Filtern ändert die ursprünglichen Daten nicht, sondern zeigt und verbirgt sie nur auf der Grundlage der von Ihnen angegebenen Filterkriterien.

Lassen Sie uns ein Beispiel für die Verwendung von Kategorien oder Pivot-Tabellen in Numbers durchgehen, um eine Kalkulationstabelle in Numbers zusammenzufassen.

Um mit dieser Funktion zu arbeiten, klicken Sie auf eine Datentabelle und dann auf die Schaltfläche Organisieren in der oberen rechten Ecke der App. Wählen Sie dann die Dropdown-Liste „Kategorie hinzufügen“ und beginnen Sie damit, ein Feld im Datensatz auszuwählen, nach dem Sie Ihre Daten organisieren möchten. Im ersten Beispiel wählen wir den Lieferstatus, um die Daten nach dem Status der Bestellung zu gruppieren.

Jetzt sind Ihre Daten nach den von Ihnen gewählten Kriterien gruppiert und organisiert. In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass die Tabelle nun zu den Zuständen konsolidiert ist, wobei alle Zeilen, die den Kriterien entsprechen, darunter stehen. Siehe den Screenshot unten als Beispiel.

Das sind die Grundlagen, wie Sie Ihre Daten in Apple Numbers organisieren können. Wählen Sie einfach die Kategorie aus, und Sie werden sehen, dass die Daten auf eine organisierte Weise zusammenkommen.

Vorhin habe ich drei Fragen zu Daten gestellt, die wir mit der Funktion „Intelligente Kategorien“ beantworten können. Lassen Sie uns nun praktische Beispiele durchgehen, um diese vier Fragen mit den Beispieldaten zu beantworten.

Welche Staaten haben die höchsten Umsätze?

So, wir haben bereits damit begonnen, die Daten nach Staat zu organisieren. Aber wir müssen noch die Beträge nach Bundesland zusammenzählen.

Klicken Sie in der Spalte „Auftragswert“ auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann „Zwischensumme“. Dadurch werden die Beträge nach Bundesland aufsummiert.

Jetzt müssen Sie nur noch die Beträge nach Bundesland aufrollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Bundesland in der Liste und wählen Sie Peer-Gruppen komprimieren.

Jetzt klicke ich mit der rechten Maustaste auf die Kopfspalte „Zwischensumme“ und wähle „Summen absteigend sortieren“.

Das war’s! Jetzt sehen Sie die Staaten nach den Auftragssummen sortiert. Durch die Möglichkeit, die Daten zusammenzufassen, können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen und das Geschäft besser verstehen.

Wer sind die wichtigsten Kunden?

Nun können wir eine ähnliche Zusammenfassung erstellen, um zu untersuchen, wer unsere wichtigsten Kunden sind. Anstatt nach Bundesland zu gruppieren, gruppieren wir dieses Mal nach dem Kunden in den Bestelldaten.

Sie müssen nur die Dropdown-Liste Kategorien von Lieferland in Kundenname ändern. Mit nur ein paar Klicks werden die Daten nun nach dem Kunden statt nach dem Zustand geordnet.

Wiederholen Sie dann die Schritte, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Kundennamen klicken und „Peer-Gruppen auflösen“ wählen.

Möchten Sie eine andere Möglichkeit der Datenanzeige ausprobieren? Anstatt die Zwischensumme nach Kunde zu sehen, können Sie den Kunden untersuchen, der im Durchschnitt die größte Bestellung aufgibt.

Das war’s! Wir haben unser Setup aus dem ersten Beispiel in diesem Tutorial wiederverwendet und es einfach umgedreht, um uns auf den Kunden statt auf den Lieferstatus zu konzentrieren.

Welcher Geschäftsbereich hat die meisten Verkäufe getätigt?

Auch dieses Beispiel sieht den beiden vorherigen sehr ähnlich. Wir haben eine Spalte „Geschäftseinheit“ in der Datenquelle, und wir ändern die Dropdown-Liste einfach in „Geschäftseinheit“. Jetzt werden die Datenergebnisse nach der Geschäftseinheit aufgeschlüsselt.

Nun wollen wir etwas tiefer eintauchen und den Daten zwei Ebenen hinzufügen. Klicken Sie auf der rechten Seite erneut auf Kategorie hinzufügen, und wählen Sie diesmal den Kundennamen. Beachten Sie nun, dass Sie nicht nur eine Zusammenfassung auf der Ebene der Geschäftseinheit, sondern auch auf der Ebene des Kunden sehen können.

Das ist es! Sie können Ihre Daten auf mehreren Ebenen organisieren und zusammenfassen.

Weiterlernen

In diesem Lernprogramm haben Sie gelernt, wie Sie Daten in Apple Numbers organisieren und verstehen können. Tabellenkalkulationen sind nicht nur eine Möglichkeit, Daten zu erfassen, sondern können auch als Analysewerkzeug dienen, um diese Daten zu verstehen.

Lernen Sie mehr darüber, wie Numbers und andere Apps Daten zusammenfassen, mit den zusätzlichen Tutorials unten:

• 
  Numbers
  Einstieg in Numbers für iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  Wie man PivotTables zum Analysieren verwendet Ihre Excel-Daten
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  Verwendung von Pivot-Tabellen in Google Sheets (ultimative Anleitung)
  Andrew Childress