Was macht eine virtuelle Empfangsdame?
Sie haben wahrscheinlich schon von einer virtuellen Empfangsdame gehört, aber was machen sie? Wie arbeiten sie? Und vor allem, wie kann eine virtuelle Empfangsdame Ihrem Unternehmen nützen?
Eine virtuelle Empfangsdame ist eine Person, die eingehende Anrufe für Ihr Unternehmen entgegennimmt, Nachrichten entgegennimmt, Anrufer an die richtigen Personen weiterleitet und Ihre Telefone professionell vermarktet, indem sie ein angenehmes Kundenerlebnis für diejenigen schafft, die Ihr Unternehmen anwählen. So weit klingt das nach den Aufgaben einer gewöhnlichen Empfangsdame. Der Unterschied ist, dass eine virtuelle Empfangsdame nicht in Ihrem Büro sitzt.
Wenn Sie jemanden suchen, der Ihnen bei der Bearbeitung Ihrer Geschäftsanrufe hilft, ist eine virtuelle Rezeptionistin eine fantastische Option. Es handelt sich dabei um hochqualifizierte Experten, die sich mit den Einzelheiten Ihres Kontos vertraut machen, so dass sie jedem, der bei Ihrem Unternehmen anruft, einen fachkundigen Service bieten können. In den meisten Fällen merken die Anrufer nicht einmal, dass sie nicht mit jemandem sprechen, der nur einen Meter von Ihnen entfernt sitzt.
Virtuelle Empfangsmitarbeiter nehmen Ihre Anrufe nur dann entgegen, wenn Sie sie brauchen. Natürlich sind sie rund um die Uhr für Sie da, falls nötig. Aber wenn Sie die meiste Zeit des Tages alles im Griff haben, lassen Sie sie einfach die Anrufe erledigen, während Sie in der Mittagspause oder in Besprechungen sind. Lassen Sie sie dafür sorgen, dass Sie am Wochenende keine wichtigen Anrufe verpassen. Sie fahren für eine Woche in den Urlaub? Lassen Sie Ihren virtuellen Anrufbeantworter einspringen. Sie erhalten normalerweise nach Feierabend ein paar geschäftliche Anrufe, möchten aber nicht, dass diese Ihr Privatleben unterbrechen? Genau dafür ist eine virtuelle Rezeptionistin da.
Es gibt noch viele andere Funktionen, die eine virtuelle Rezeptionistin erfüllen kann. Gute virtuelle Empfangsdamen können Anrufe entgegennehmen, Termine vereinbaren, über Werbeaktionen oder Sonderangebote informieren und Anrufern grundlegende Fragen zu Ihrem Unternehmen beantworten, z. B. zu Öffnungszeiten, Wegbeschreibungen und allem, was sie über Ihre Produkte oder Dienstleistungen wissen möchten.
Während viele größere Unternehmen die Vorteile einer virtuellen Empfangsdame nutzen, sind sie ideal für jedes kleine Unternehmen, das ein professionelles Telefonerlebnis schaffen möchte, wie es große Unternehmen haben. Die Einstellung einer eigenen Empfangsdame ist kostspielig. Sie müssen für Gehalt, Krankheitszeiten, Urlaub, Sozialleistungen, Ausrüstung, Büroräume und vieles mehr aufkommen. Eine virtuelle Empfangsdame kostet nur einen Bruchteil der Kosten und schont Ihr Budget.
Was leistet eine virtuelle Empfangsdame also? Außer den Kundenservice Ihres Unternehmens zu verbessern und sicherzustellen, dass Sie keine Anrufe verpassen? Sie tun alles, was eine normale Empfangsdame tun würde, aber sie tun es JEDERZEIT, wenn Sie sie brauchen, von einem entfernten Standort aus und für viel, viel weniger Geld.