Wilbers: Wütende Briefe

Setzen wir einmal voraus, dass Sie wissen, was Sie tun.

Sie kennen die Risiken des Schreibens im Zorn. Sie wissen, dass Sie im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen bei schriftlicher Kommunikation nicht auf die Körpersprache reagieren oder Ihren Tonfall und Ihre Vorgehensweise ändern können. Sie wissen, dass das, was Sie schreiben, „auf unbestimmte Zeit unauslöschlich klar bleibt“, um den Autor David Ewing zu zitieren, dass Ihre Worte mit der Zeit nichts von ihrer Unmittelbarkeit verlieren.

Aber diese besondere Situation ist außergewöhnlich. Trotz der Unzulänglichkeit und der Starrheit des geschriebenen Wortes beschließen Sie, Ihrem Ärger schriftlich Ausdruck zu verleihen.

Da Sie ein nachdenklicher, rationaler Mensch sind, setzen Sie sich nicht einfach an die Tastatur und hauen drauf los; Sie überlegen sich genau, was Sie bezwecken und wie Sie es am besten erreichen.

Sie erinnern sich an Ihre Ausbildung als geschickter Kommunikator und folgen dieser fünfteiligen Formel:

Eröffnende Absichtserklärung

Abhängig von Ihrer Strategie beginnen Sie abrupt oder vielleicht etwas indirekt mit Worten wie: „Es tut mir leid, mich zu beschweren, aber …“ In jedem Fall formulieren Sie Ihr Anliegen klar und unmissverständlich. Ihre Ausdrucksweise ist nicht entflammbar. Ihr Ton ist bestimmt, aber respektvoll.

Erläuterung des Problems

Sie beschreiben das Problem, wobei Sie wiederum eine nicht-entzündliche Sprache verwenden. Sie konzentrieren sich auf Handlungen und Konsequenzen und nicht auf Persönlichkeit und Charakter. Sie vermeiden es, die Intelligenz, Kompetenz oder Ethik Ihres Lesers in Frage zu stellen, es sei denn, eine solche Infragestellung oder persönliche Bewertung ist der Hauptpunkt Ihrer Beschwerde.

Wenn das Problem kumulativ auftritt, geben Sie eine spezifische, detaillierte und genaue Aufzeichnung der Vorkommnisse. Bezieht sich das Problem auf ein einzelnes Ereignis, so konzentrieren Sie sich auf das eigentliche Problem, anstatt eine Liste von beiläufigen Beschwerden aufzuführen.

Widerlegung der Position des Lesers

Abhängig von Ihrer rhetorischen Strategie erkennen Sie die Position des Lesers an. Sie weisen jedoch darauf hin, dass sie in dieser Situation ungültig ist.

Lösungsvorschlag und angedrohte Konsequenzen

Sie sind klar und konkret in Bezug auf die Handlung, die Sie von Ihrem Leser verlangen. Sie wissen, dass Ihre Aufforderung vernünftig ist und in der Macht oder Fähigkeit Ihres Lesers liegt. Wenn Sie ein Ultimatum stellen wollen, beenden Sie Ihr Schreiben mit folgenden Worten: „Wenn dieses Problem nicht gelöst wird, bleibt mir nichts anderes übrig, als …“. Die Konsequenzen, die Sie androhen, sind relevant und dem Problem angemessen.

Respektvoller Schluss

Wenn Sie hoffen, gute Beziehungen zu Ihrem Leser zu erhalten, schließen Sie mit einer hoffnungsvollen Note. Sie bringen Ihren Wunsch zum Ausdruck, die Angelegenheit hinter sich zu lassen. Sie betonen die beiderseitigen Vorteile einer zufriedenstellenden Lösung. Vielleicht spielen Sie auf Ihre persönliche Wertschätzung für Ihren Leser an oder auf die zufriedenstellende Art Ihrer bisherigen Beziehung.

Nun haben Sie Ihren Brief geschrieben, aber Sie widerstehen dem Drang, ihn sofort abzuschicken. Sie wissen, dass ein negatives Wort mehr Gewicht hat als 10 positive, und Sie wissen, dass Sie Ihren Tonfall besser treffen, wenn Sie Ihren Text noch einmal lesen, nachdem Sie ihn kaltgestellt haben.

Schließlich schicken Sie Ihren Brief ab. Und was passiert?

Wenn Sie Glück haben, antwortet Ihr Leser mit einer Entschuldigung und erklärt sich bereit, die gewünschte Maßnahme zu ergreifen. Auch wenn Ihr Leser etwas gesagt hat, das Sie verärgert hat, schreiben Sie einen Brief, in dem Sie sich für die Lösung des Problems bedanken und alles andere außer Acht lassen.

Aber was passiert normalerweise?

Sie erhalten einen verärgerten Brief als Antwort. Was nun?

Hier ist mein Rat:

1. Schicken Sie keinen weiteren wütenden Brief ab.

2. Lesen Sie den Brief der anderen Person am nächsten Tag erneut. Die Chancen stehen gut, dass er nicht mehr so wütend und unvernünftig klingt wie beim ersten Lesen.

3. Wenn Ihr Leser einen Kompromiss angeboten hat, erwägen Sie, ihn anzunehmen.

4. Wenn Ihr Leser sich geweigert hat, in irgendeiner Weise zu kooperieren, schreiben Sie einen kurzen Brief, in dem Sie Ihre Maßnahmen beschreiben. Wenn Sie das nicht tun, erwarten Sie nicht, dass Sie ernst genommen werden, wenn Sie sich das nächste Mal über etwas beschweren.