Zertifizierung, Beglaubigung und Apostillen

Eine Zertifizierung oder Beglaubigung ist eine versiegelte Bescheinigung, die die Befugnis eines Amtsträgers, z. B. eines Notars, eines Urkundenbeamten oder eines Bezirksbeamten, bestätigt, in einer bestimmten Eigenschaft im Zusammenhang mit einem von ihm unterzeichneten Dokument zu handeln. Das Beglaubigungszertifikat bestätigt, dass die genannte Person und ihre Position im Büro des Staatssekretärs aktenkundig sind. Eine Beglaubigung wird für die Überprüfung eines Notars verwendet. Beglaubigungen werden zur Überprüfung von Urkundenschreibern, Bezirksschreibern, Richtern, Bezirksschreibern und dem staatlichen Standesbeamten (d.h. Geburtsurkunde, Heiratsurkunde und Scheidungsurkunde) verwendet.

Die Apostille ist eine besondere Form der Beglaubigung, die gemäß einem internationalen Vertrag, dem „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“, erstellt wird. Das Übereinkommen macht eine Beglaubigung oberhalb der Ebene des Außenministers überflüssig und wird nur von Ländern akzeptiert, die den Vertrag unterzeichnet haben.

Das Land, in dem die Dokumente verwendet werden sollen, bestimmt die Art der Bescheinigung, die dieses Amt dem Originaldokument beifügt.

Weitere Informationen zu Beglaubigungen, Authentifizierungen und Apostillen finden Sie im Missouri Notary Handbook Book.

• Muster-Apostille
• Muster-Authentifizierung
• Muster-Beglaubigung

Verfahren zur Erlangung einer Apostille, Beglaubigung oder Zertifizierung

1. Geburtsurkunde – muss eine beglaubigte Kopie vom Bureau of Vital Records sein, Kontaktnummer (573) 751-6387
2. Heiratsurkunde – muss eine beglaubigte Kopie vom Recorder of Deeds des Bezirks der Eheschließung oder eine Erklärung zur Eheschließung vom Bureau of Vital Records sein (siehe Missouri Notary Handbook für ein Beispiel)
3. Scheidungsurteil – muss eine beglaubigte Kopie vom Bezirksbeamten des Bezirks sein, in dem die Scheidung eingetragen ist
4. Schulunterlagen – muss eine beglaubigte Kopie von der Schule sein (siehe Missouri Notary Handbook Broschüre für ein Beispiel)
5. Notarized Documents – muss die ordnungsgemäße notarielle Beglaubigung auf dem Dokument haben, einschließlich des notariellen Absatzes, Unterschrift und Siegel des Notars. (Informationen über notariell beglaubigte Dokumente finden Sie in der Broschüre Missouri Notary Handbook)

Dokumente sind zu senden an:

Commissions
Secretary of State’s Office
600 West Main, Room 322
Jefferson City, MO 65101

Ein Schreiben, aus dem hervorgeht, in welches Land die Dokumente geschickt werden, eine Rücksendeadresse sowie eine Kontakttelefonnummer und eine E-Mail-Adresse müssen den Dokumenten beigefügt werden.

Die Gebühr für die Beglaubigung von Dokumenten beträgt 10 $ pro Beglaubigung oder Authentifizierung. Beispiele für erhobene Gebühren: Wenn ein Dokument mehrere Beglaubigungen enthält, die alle von demselben Notar vorgenommen wurden, beträgt die Gebühr 10 $; wenn mehrere Dokumente alle Beglaubigungen durch denselben Notar enthalten, beträgt die Gebühr 10 $ pro Dokument; wenn ein Dokument mehrere Beglaubigungen durch verschiedene Notare enthält, beträgt die Gebühr 10 $ pro Notar. Das Büro des Staatssekretärs akzeptiert Schecks und Zahlungsanweisungen, zahlbar an den Direktor der Steuerbehörde, MasterCard, Visa, American Express und Discover. Bei Zahlungen mit Kreditkarte wird eine geringe Gebühr erhoben (weitere Informationen finden Sie hier). Wenn Sie mit Kreditkarte zahlen möchten, müssen Sie folgende Angaben in Ihrem Schreiben machen:

• Ihr Name, so wie er auf der Kreditkarte steht
• Kreditkartennummer
• Gültigkeitsdatum
• CVV-Code auf der Rückseite der Karte
• Rechnungsstellungs-Postleitzahl für die Karte
• Zustimmung, dass das Amt das Konto belasten darf

Dokumente, die per Eilzustellung unter Verwendung einer Kreditkarte zur Zahlung versandt werden, müssen eine ausgefüllte Luftfrachtrechnung enthalten. Die Dokumente werden per Post zurückgeschickt, es sei denn, den Dokumenten liegt ein vorausbezahlter Umschlag mit einer adressierten Luftfrachtrechnung bei.

Das Gesetz des Bundesstaates begrenzt die zulässige Gebühr für die Bearbeitung bestimmter Dokumente auf 100 Dollar pro Kind und Adoption oder für mehrere gleichzeitig adoptierte Kinder.