8 elementos esenciales para la declaración de caso de su organización

¿Sus esfuerzos de recaudación de fondos se apoyan en la base firme de una declaración de caso excepcional? De todos los documentos que una organización utiliza para ayudar a la recaudación de fondos, la declaración del caso es uno de los más importantes.

La declaración del caso (o caso de apoyo) es utilizada por una organización sin fines de lucro como base para todas las comunicaciones y solicitudes con los donantes. Como herramienta principal para la recaudación de fondos, la declaración del caso de una organización sin fines de lucro debe ser profesional y precisa; un documento de dos a diez páginas (o más, según sea necesario) que atraiga la atención del lector y que pueda presentarse de manera tan simple como una hoja informativa o tan intrincada como una carpeta con cuadros de apoyo, fotografías y presupuestos.

En principio, una declaración de caso brillante estará centrada en el donante, escrita para los donantes y los donantes potenciales utilizando un razonamiento y un lenguaje que resonará con el público objetivo.

Usos de una declaración de caso

Todas las organizaciones sin ánimo de lucro saben lo fundamental que puede ser una declaración de caso cuando se acercan a donantes y clientes potenciales de alto nivel o cuando recaudan fondos para nuevos programas y campañas. Pero no todas las agencias u organizaciones se dan cuenta de lo importante que es este breve argumento convincente en sus esfuerzos de recaudación de fondos en curso.

Los extractos de una declaración de caso bien escrita e incluso el documento completo tienen muchos usos variados en el escenario de la recaudación de fondos. Por ejemplo:

• Cuando se habla con donantes potenciales, una copia de una declaración de caso convincente sigue presentando el caso de apoyo mucho después de que la reunión haya concluido.
• Una declaración de caso puede incluirse en una solicitud de subvención como justificación de la petición.
• Para las campañas de correo directo o electrónico, el mensaje puede reflejar la exposición del caso y, en el caso del correo directo, iluminar la copia que se incluye con la carta de apelación.
• Las organizaciones pueden utilizar su exposición del caso en su sitio web.
• La exposición del caso actúa como un guión informal cuando se llama por teléfono a posibles donantes; todos los puntos importantes se reúnen en un documento de fácil acceso.
• Una versión resumida de la declaración del caso, reducida a una o dos páginas, puede servir como folleto para la prospección de donantes.

Las declaraciones del caso excepcionales contienen una mezcla de historias emotivas; relatos conmovedores del trabajo que se realiza, junto con hechos fríos y duros que verifican la afirmación de la organización de que representa una fuerza de cambio.

Hay varios elementos fundamentales que forman parte de una declaración de caso convincente, pero no hay reglas estrictas en cuanto al orden en que deben aparecer estos elementos. Con la excepción de una introducción profundamente cautivadora, cada declaración de caso es única y debe ser presentada de una manera que tenga sentido para su organización sin fines de lucro.

Esenciales para una declaración de caso sobresaliente

1. La introducción: Las declaraciones de casos excepcionales siempre comienzan con una historia. Haga que el lector se sienta emocionalmente involucrado en su organización no lucrativa utilizando la narración para establecer una conexión personal.

Una apertura emocional puede cautivar a su audiencia desde el principio, así que utilice estos párrafos introductorios para guiar a sus donantes y clientes potenciales hacia el resto del documento. Si su apertura es inspiradora y tiene un impacto emocional, captará la atención del lector.

2. La misión y la visión: Esbozar la declaración de la misión de la organización responde a la pregunta «¿por qué existimos?» y pintar una visión audaz y valiente para el futuro de la organización sin ánimo de lucro no deja lugar a dudas sobre «¿por qué debería importarnos?»

Al ilustrar con seguridad la misión y la visión de futuro de su organización, le está diciendo al lector que debería importarle porque la misión y la visión son importantes.

3. La historia: Resuma cómo empezó todo. Desde la fundación de su organización sin ánimo de lucro hasta el trabajo que ha realizado hasta ahora. Incluya la filosofía, aquellos valores y creencias clave que impulsan el enfoque de su organización para responder a las necesidades y prestar los servicios de su misión.

4. Explique el trabajo: Sus donantes, simpatizantes y clientes potenciales necesitan conocer el importante trabajo que se realiza. ¿Cuáles son los programas y servicios en los que participa actualmente la organización sin ánimo de lucro y cuáles son los requisitos continuos para mantener estos servicios?

5. Éxitos y pruebas basadas en resultados: Aquí es donde los datos y la narración se conectan, en los relatos de los cambios de vida, los testimonios de éxito, aquellos a los que la organización ha ayudado.

Utilice tablas y gráficos para ilustrar los números que respaldan sus afirmaciones y medir el impacto que la organización sin ánimo de lucro está teniendo en su esfera de influencia.

6. Dinero y financiación: Los sueños y las visiones tienen un coste monetario. Al explicar a los donantes por qué se necesita la financiación y qué resultados se conseguirán, les está invitando a participar en la visión.

La exposición del caso muestra al lector por qué debería apoyar a su organización y responde a las preguntas obvias. ¿Por qué yo? ¿Por qué ahora? Tenga en cuenta que la gente da porque quiere marcar la diferencia; quiere formar parte de algo épico.

7. Elementos visuales: No abarrote su declaración de intenciones con sólidos bloques de texto. Cree un énfasis visual con tablas, gráficos o mapas que demuestren el crecimiento. Utilice imágenes cuidadosamente seleccionadas de su organización en funcionamiento y fotografías cautivadoras de los beneficiarios a los que la organización sin ánimo de lucro ha ayudado.

8. Aspectos destacados: ¿Hay algo que destaque a favor de su organización sin ánimo de lucro? ¿Ha ganado la organización algún premio recientemente? ¿Algo más que ponga a la organización sin ánimo de lucro en el candelero? Comunicados de prensa o artículos recientes, eventos que hayan recibido elogios públicos, etc.

Cuando escriba su declaración de caso, su objetivo es crear una visión tan atractiva que genere en el lector un verdadero deseo de formar parte de la misión. ¿Consigue esto tu declaración de caso? El caso de apoyo que inspira a sus lectores será una herramienta ganadora para su organización no lucrativa.