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Al entrar en Apptivo aparece la vista de agenda con su calendario semanal y sus tareas, que se alinean en un panel de navegación a la derecha. Puedes configurar la vista de lista, o ver el día, la semana o el mes. Del mismo modo, puede personalizar la vista de tareas para ver las tareas de hoy o las atrasadas, las próximas o las completadas.

En la parte izquierda de la página hay enlaces a los recursos más utilizados, como el calendario, las tareas, los registros de llamadas, la cola de trabajo, los seguimientos, los correos electrónicos y las notas. En la parte superior hay menús desplegables que te llevarán a las aplicaciones que hayas añadido. Cuando configuras el software por primera vez, Apptivo te hace algunas preguntas sobre el tipo de negocio que llevas. Sus respuestas generarán una lista de aplicaciones sugeridas que empresas como la suya encuentran útiles en Apptivo.

Seleccionar entre las más de 40 aplicaciones de Apptivo es una parte importante de la puesta en marcha del software, y por suerte, puede personalizarlas sobre la marcha. Si usted está en las ventas al por menor, por ejemplo, usted querrá añadir la gestión de productos y herramientas de la cadena de suministro a su suite, como los pedidos, gestión de inventario, y aplicaciones de envío. Este nivel de personalización está disponible en Zoho CRM, pero Apptivo se siente aún más amigable en su enfoque.

Cualquier cosa que necesites crear, ya sea un proyecto, un trato, un lead o una oportunidad, lo encontrarás bajo los enlaces de Categoría en la parte superior de tu página. Para un proyecto, haz clic en el menú desplegable de Gestión de proyectos y luego en Proyectos. Accederás a las noticias de tus proyectos, donde podrás ver toda la actividad de los proyectos de cualquier miembro de tu equipo. Haz clic en el botón Crear un proyecto, a la izquierda, y podrás elegir si quieres crear un nuevo proyecto desde cero o modificar un proyecto existente. Opcionalmente, puede añadir un presupuesto para que el software pueda generar una factura o una hoja de horas con el clic de un botón cuando es el momento de cobrar.

Cualquier tarea o actividad programada que adjunte a un proyecto, lead, contacto, o cualquier otra cosa dentro de Apptivo se mostrará en su agenda. Cualquier cambio realizado o tarea necesaria se mostrará en las noticias de tus compañeros de equipo, a menos que elijas otra cosa en la configuración. Si no te gusta algo en el software, puedes cambiarlo.

Apptivo también tiene herramientas llamadas disparadores para construir reglas de automatización de flujo de trabajo personalizado para cualquier aplicación. Las reglas pueden basarse en eventos específicos o en la detección de eventos a lo largo del tiempo. Las aplicaciones de ventas también incluyen herramientas añadidas para la gestión de múltiples pipelines de ventas, y la capacidad de definir la lógica incorporada para controlar cuándo las ofertas pueden pasar a la siguiente etapa.

La plataforma también incluye sólidas características de gestión de campañas. Además de la capacidad de Apptivo para crear plantillas de correo electrónico y enviar correos electrónicos a sus contactos, se obtiene el marketing masivo por correo electrónico. Las empresas pueden desarrollar listas específicas de contactos de CRM para campañas específicas, para las que pueden crear una plantilla de correo electrónico personalizada utilizando el diseñador visual de la plataforma.

Este nivel de personalización también se extiende a las opciones de campo. Un campo de Atributos de Referencia da a los usuarios la capacidad de formar asociaciones personalizadas entre los datos en diferentes aplicaciones de Apptivo, como tomar los datos de CRM (como las direcciones comerciales o las condiciones de pago) y mostrarlos en otra aplicación (como una factura). Otro nuevo tipo de campo son las fórmulas personalizadas, que pueden utilizarse para calcular métricas como una comisión de ventas basada en el importe de un acuerdo específico. La última opción nueva son las Condiciones de Campo, que permiten a los administradores crear reglas de flujo de trabajo dentro de un diseño de campo-por ejemplo, la construcción de reglas de visibilidad que ocultarán o mostrarán los campos y secciones en un formulario basado en la entrada de un usuario.

Estas personalizaciones ayudan a Apptivo a cerrar la brecha con Zoho CRM mientras que lo pone más por delante de las plataformas out-of-the-box como Pipedrive CRM y NetSuite OneWorld.

Power Tip: Condiciones de campo personalizadas

Si quieres que tus empleados adoren el software, necesitas mantenerlo simple. Asegúrese de aprovechar las potentes herramientas de configuración de Apptivo para ajustar cada detalle para su empresa. Usted no necesita ser un programador para hacer cambios complicados en el sistema; sólo se necesita un poco de tiempo y pensamiento para reducir el desorden, utilizar la terminología correcta, hacer cumplir las reglas de negocio, y facilitar las acciones para su equipo.

Un área clave para mirar es en el Diseño Maestro donde se puede seleccionar qué campos están presentes en cada aplicación Apptivo y cómo aparecen a sus usuarios. Al determinar el aspecto de un perfil de contacto, aproveche las condiciones de campo, que le permiten construir un flujo de trabajo que guía a cada usuario cuando está actualizando los detalles en el CRM.

Digamos que un empleado está introduciendo un nuevo lead en el sistema. En este punto, él o ella sólo tiene que introducir los detalles de contacto. Puede hacer que los otros campos sean visibles de forma condicional, para que sólo se muestren cuando se necesiten. Podría añadir un campo para el tipo de servicio (Envío, Consultoría, Distribución) y luego mostrar al usuario el siguiente conjunto de detalles requeridos cuando seleccione un tipo.

Puede construir todo su flujo de trabajo utilizando herramientas como esta y dejar que el software guíe a sus usuarios a través de cada paso de su proceso de negocio.

Informes e integraciones de terceros

La lista de software compatible de Apptivo es relativamente corta, pero eso es porque no hay casi nada que no se pueda lograr de forma nativa dentro de Apptivo. Las opciones de terceros incluyen Google G Suite, Office 365, Slack, QuickBooks, Xero, Paypal, RingCentral y Dropbox. La integración de RingCentral da a los usuarios la capacidad de tener automáticamente las llamadas registradas en el CRM con los contactos correspondientes, o hacer una llamada saliente haciendo clic en el número de teléfono de un contacto.

Apptivo ofrece tanta funcionalidad que se puede llevar a cabo todos los aspectos de su negocio dentro de esta aplicación. Sin embargo, si usted utiliza un software de contabilidad o de gestión de proyectos por separado, probablemente deseará poder integrar estas herramientas en lugar de trasladar todo a Apptivo. Por ejemplo, no puede importar archivos de otro software de contabilidad, por lo que tendrá que empezar desde cero si decide utilizar las funciones de facturación de Apptivo. Las integraciones de terceros es donde Salesforce brilla con su enorme ecosistema.

Hay versiones de la aplicación de Apptivo para Android y iPhone. Como todo lo demás sobre Apptivo, la aplicación móvil puede ser personalizada para adaptarse a las necesidades de su empresa. Anteriormente, Apptivo tenía aplicaciones separadas para algunas funciones como la facturación o el soporte, pero a partir de 2020, toda la funcionalidad móvil está en una sola aplicación.

El soporte por chat es increíblemente receptivo, y es una gran ventaja que esté disponible las 24 horas del día. En la parte inferior de cada página aparece un pequeño botón que ofrece asistencia por chat, por lo que la ayuda nunca está lejos. La asistencia telefónica también está disponible las 24 horas del día para el plan Ultimate, pero los otros paquetes tienen un horario de asistencia telefónica limitado. También puede ponerse en contacto con la empresa por correo electrónico o las redes sociales (la cuenta de Twitter es mucho más activa que la página de Facebook).

Apptivo también tiene un control de seguridad granular para las acciones que los diferentes usuarios pueden realizar en cada aplicación dentro del CRM. Además de controlar los datos, los informes y el acceso a los campos, Apptivo ofrece controles sobre la capacidad de búsqueda y todas las acciones individuales dentro de la aplicación. Los administradores pueden restringir el acceso a la realización de operaciones masivas, la eliminación de registros, el envío de correos electrónicos a los contactos, la visualización de notas y la importación o exportación de datos de contactos.

Un único CRM personalizable para PYMES

La amplia gama de funcionalidades de Apptivo lo convierte en una herramienta de CRM para todo, y las empresas que inviertan en él obtendrán una solución que refleja la funcionalidad de productos de mayor coste como Salesforce, además de un montón de opciones de personalización. Las PYMES pueden ajustar y utilizar Apptivo a medida que su negocio crece.

Esta flexibilidad la convierte en una solución única para casi cualquier organización, independientemente de su tamaño. Todo esto hace que Apptivo gane nuestra elección de los editores para el software CRM, que comparte con Zoho CRM y Salesforce Sales Cloud Lightning Professional.