Cómo añadir una firma automática a un documento de Microsoft Word

Nada sustituirá a una firma real, pero en el mundo digital actual, las firmas electrónicas son comunes y fáciles. Se puede utilizar un software especializado a la hora de firmar acuerdos y contratos, pero Microsoft Word también puede ayudar.

Puedes añadir una línea de firma vacía para los documentos más legales o crear un elemento de AutoText a partir de una imagen de tu firma real. Ambos son fáciles de implementar y ofrecen un poco de libertad, independientemente de si el documento se distribuye electrónicamente. En este artículo, te mostraré cómo implementar ambos métodos.

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Ninguno de los dos métodos es un proceso seguro ni sustituye a las firmas digitales encriptadas que requieren certificación… que es algo totalmente distinto.

Para una demostración, descargue una plantilla de carta de Word o puede trabajar con cualquier documento de Word. No hay descarga de archivo de demostración aquí porque no lo necesitarás. Esta función no es compatible con el formato .doc más antiguo, y cualquiera de las dos técnicas de firma es compatible con la edición de navegador.

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Cómo añadir una línea de firma en blanco en Word

Si vas a imprimir el documento, puedes añadir rápidamente toda la información pertinente que acompaña a la firma real insertando una línea de firma. Al hacerlo, se añade un lugar para firmar el documento y se incluye otra información como el título, el correo electrónico, el número de teléfono, etc. Esta característica es útil con los formularios, pero es menos útil con una carta ordinaria.

Para añadir una línea de firma a un documento, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego en la opción Línea de firma de la sección Texto.
2. En el diálogo resultante, introduzca los detalles de la firma, como el nombre, el título, etc. (Figura A). En el campo de instrucciones, puede incluso incluir ayuda para el firmante, como «Por favor, firme aquí» o la conocida «X».
3. Haz clic en Aceptar para insertar la línea de firma.

Figura A

Como puedes ver en la Figura B, no hay suficiente espacio en la primera página, así que Word pone toda la línea de firma en la página 2. Puede que esto no te ocurra, pero cuando lo haga, elimina unas cuantas líneas en blanco de la página anterior para llevar la firma a esa página. Si esto es imposible, mueve el último párrafo o las últimas líneas a la página de la línea de firma. No es conveniente que la línea de firma esté en una página sola. Después de ajustar la colocación (Figura C) si es necesario, está listo para guardar, imprimir y distribuir.

Figura B

Hemos utilizado una plantilla de carta para el archivo de demostración, pero lo más probable es que utilice esta función en documentos legales y demás, y no en cartas únicas. Independientemente de cómo utilice esta función, alguien tiene que firmar el documento. Echemos un vistazo a una opción que elimina esa necesidad.

Figura C

Cómo insertar una firma con imagen como texto automático en Word

Añadir una imagen de tu firma es una forma fácil de eliminar la necesidad de firmar cosas. Sólo tienes que imprimirlo y listo. Querrás tener cuidado con quién compartes esta capacidad, por supuesto, y si es legalmente vinculante es algo que debes determinar, si eso es importante para ti.

Lo primero que necesitas es tu firma manuscrita como archivo gráfico. Escribe tu firma en un papel y escanéala o hazle una foto, guardándola con uno de los formatos de archivo gráfico: .bmp, .gif, .jpg o .png.

Inserta el archivo de imagen en Word haciendo clic en la pestaña Insertar y eligiendo Imágenes en el grupo Ilustración. Seleccione el dispositivo, busque el archivo y haga clic en Insertar. Cambie el tamaño y recorte si es necesario, para eliminar grandes cantidades de espacio en blanco (fondo). A continuación, introduzca cualquier texto adicional, como el nombre impreso y el título. Una vez que tenga todo lo que necesita para la firma, es el momento de convertirla en un elemento de Autotexto.

Seleccione el gráfico y el texto adicional y luego haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en Partes rápidas en el grupo Texto.
2. Elija Guardar la selección en la galería de partes rápidas.
3. En el cuadro de diálogo resultante, introduzca un nombre para el elemento de Autotexto.
4. Los demás ajustes dependerán de su situación de trabajo. Por ejemplo, podría guardar diferentes firmas con archivos de plantilla específicos. Para nuestro ejemplo, mantenga todos los ajustes por defecto (Figura D).
5. Haga clic en Aceptar.

Figura D

Ahora que existe el elemento de firma de Autotexto, puede insertarlo en cualquier lugar y en cualquier momento. Haga clic en Piezas rápidas y elija el elemento de la galería (Figura E). Como hemos mantenido la configuración por defecto, este elemento de Autotexto está disponible en todos los documentos basados en la plantilla Normal.

Figura E

Manténgase en sintonía

Si utiliza este elemento de Autotexto con frecuencia, es posible que desee crear un atajo de teclado para ahorrarse unos cuantos clics. En un artículo posterior, te mostraré cómo hacerlo.

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