Cómo organizar tus datos (como tablas dinámicas) en Numbers

Las tablas dinámicas suelen ser las favoritas de los usuarios de hojas de cálculo en Microsoft Excel o Google Sheets. Las hojas de cálculo son una gran herramienta para capturar y almacenar datos. Sin embargo, pueden crecer rápidamente hasta el punto de que es difícil encontrar un significado o una visión en ellas. Ahí es donde entran en juego las tablas dinámicas.

Siempre me ha gustado Apple Numbers por su sencillez y su interfaz, pero carecía de cualquier función que me ayudara a ordenar grandes conjuntos de datos. Sin las tablas dinámicas, las hojas de cálculo de Numbers no eran más que muros de datos. Hasta hace poco, no había tablas dinámicas en Numbers.

Pero cuando Apple lanzó la última actualización de su aplicación de hojas de cálculo, Numbers, no pude evitar darme cuenta de que habían introducido una función que se parecía mucho a una tabla dinámica de Numbers. En Apple Numbers 5.2, se ha añadido una nueva función llamada categorías inteligentes que puede aportar algo de cordura a tus datos. Vamos a crear algo parecido a una tabla dinámica en Numbers.

Antes de empezar este tutorial, asegúrate de que estás ejecutando la última versión de Numbers. Comprueba tu versión de Numbers abriendo la app y yendo a Numbers > Acerca de Numbers. Asegúrate de que utilizas al menos la versión 5.2. Siempre puedes abrir la App Store para macOS y buscar actualizaciones si necesitas ponerte al día con la última versión.

Ver &Aprender

Las categorías se parecen mucho a las tablas dinámicas en Numbers, y esta es una función totalmente nueva. He preparado un screencast que puede ayudarte a ver el poder de la organización de datos. Compruébalo a continuación para familiarizarte con esta nueva función de Organización.

¿Todavía quieres aprender más? Sigue leyendo el tutorial a continuación para ver una guía ilustrada sobre cómo organizar los datos y resumirlos con la opción Organizar.

Descarga datos de muestra

Ayuda tener datos de muestra que puedes utilizar para seguir un tutorial. Por eso he preparado un libro de trabajo de Numbers que incluye suficientes datos para ayudarte a empezar con esta nueva función de Categorías. Descarga los datos en este enlace. Puedes utilizar estos datos para crear tablas dinámicas en Numbers.

Aprende más sobre los fundamentos de Numbers y cómo trabajar con datos en el siguiente tutorial que te ayudará a sentirte cómodo con las Fórmulas en la app:

• 
  Formación de la app
  Introducción a las Fórmulas en Numbers
  Alex Spencer

¿Por qué organizar tus datos en una hoja de cálculo?

Primero, ayuda a entender por qué organizar tus datos es tan útil en una hoja de cálculo. Comencemos con una captura de pantalla de los datos que incluí en este tutorial. Cada fila de los datos es un registro separado de una transacción.

Seguro que puedes ver las filas y los registros individuales de estos datos. Pero, ¿cómo se puede encontrar el significado en él o resumir los datos, encontrando las cantidades totales?

El uso de la función de categorías inteligentes en Numbers puede ayudarle a responder a todas las siguientes preguntas (y más) sobre los datos de la muestra:

1. ¿Qué estados tienen la mayor cantidad de ventas?
2. ¿Quiénes son nuestros principales clientes?
3. ¿Qué unidad de negocio realizó más ventas?

En pocas palabras, esta nueva función puede ayudarle a resumir y comprender sus datos. El problema no es que no tengamos suficientes datos, sino que 100 filas de datos son difíciles de resumir. La respuesta es utilizar tablas dinámicas en Numbers, o la función Categorías inteligentes, como la llama Apple.

En el mundo antiguo, tendrías que filtrar, subtotalizar y hacer cálculos por separado (o saltar a Excel con los datos) para responder a estas preguntas. Todo esto cambió cuando Apple añadió las categorías inteligentes, que pueden ayudarle a comprender sus datos.

Cómo utilizar las categorías inteligentes en Numbers

Ahora que ha aprendido por qué las categorías inteligentes y la organización de sus datos son tan útiles, vamos a ver un ejemplo.

Con la tabla seleccionada, haga clic en el botón Organizar en la esquina superior derecha de Numbers. Ahora, verá un nuevo panel con varias opciones para trabajar con sus datos.

En Numbers 5.2, aparecen tres opciones cuando hace clic en el botón Organizar. Dos de ellas han estado en Numbers durante algún tiempo, y Categorías es la nueva adición. Esto es lo que aporta cada opción:

1. Categorías. Como ya ha descubierto, las categorías pueden ayudarle a agrupar sus datos. En este tutorial veremos varios ejemplos, así que siga leyendo para saber más.
2. Ordenar. Ordenar los datos no necesariamente responde a ninguna pregunta sobre ellos, pero los pone en una secuencia. Eso podría ser alfabético, o cronológico (como ordenar los datos basados en la fecha.)
3. Filtrar. El filtrado tampoco cambia los datos originales, simplemente muestra y oculta en base a los criterios de filtrado que especifiques.

Vamos a recorrer un ejemplo de uso de Categorías, o tablas dinámicas en Numbers, para resumir una hoja de cálculo en Numbers.

Para empezar a trabajar con esta función, haga clic en una tabla de datos y, a continuación, en el botón Organizar de la esquina superior derecha de la app. A continuación, elija el menú desplegable Añadir una categoría, y comience por seleccionar un campo del conjunto de datos por el que desee organizar sus datos. En el primer ejemplo, vamos a elegir Estado de entrega para agrupar los datos por el estado del pedido.

Ahora, sus datos están agrupados y organizados en función de los criterios que haya elegido. Observe en la captura de pantalla siguiente que la tabla está ahora consolidada en los estados, con todas las filas que coinciden con los criterios debajo de ella. Vea la captura de pantalla de abajo como ejemplo.

Estos son los fundamentos de cómo organizar sus datos en Apple Numbers. Sólo tienes que elegir la categoría y verás cómo los datos se reúnen de forma organizada.

Antes he planteado tres preguntas sobre datos que la función Categorías Inteligentes puede ayudarnos a responder. Ahora, vamos a recorrer ejemplos prácticos para responder a esas cuatro preguntas con los datos de la muestra.

¿Qué estados tienen la mayor cantidad de ventas?

Así que, ya hemos empezado por organizar los datos por estado. Pero todavía tenemos que sumar los importes por estado.

En la columna Importe del pedido, haga clic en el icono de engranaje y, a continuación, seleccione Subtotal. Esto subtotalizará los importes por estado.

Ahora, sólo tiene que enrollar las cosas por estado. Haga clic con el botón derecho del ratón en el primer estado de la lista y elija Contraer grupos de pares. Esto reduce todo a un nivel de estado para facilitar el resumen y la revisión.

Ahora, voy a hacer clic con el botón derecho del ratón en la columna de la cabecera del subtotal, y elegir «Ordenar los resúmenes del importe» de forma descendente.

¡Eso es! Ahora verá los estados ordenados por los importes del pedido. Rápidamente, puede afinar y entender el negocio mucho mejor debido a la capacidad de resumir los datos.

¿Quiénes son los principales clientes?

Ahora, podemos crear un resumen similar para estudiar quiénes son nuestros principales clientes. En lugar de agrupar por estado, esta vez agruparemos por el cliente en los datos del pedido.

Todo lo que hay que hacer es cambiar el desplegable Categorías de Estado de entrega a Nombre del cliente. Con sólo un par de clics, los datos pasan a estar organizados y ordenados por el cliente en lugar del estado.

Después, sólo hay que repetir los pasos haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del cliente y elegir Colapsar grupos de pares.

¿Quieres probar otra forma de ver los datos? En lugar de ver el subtotal por cliente, estudie el cliente por el que, de media, realiza el mayor pedido.

¡Eso es! Volvimos a utilizar nuestra configuración del primer ejemplo de este tutorial y simplemente le dimos la vuelta para centrarnos en el cliente en lugar de en el estado de la entrega.

¿Qué unidad de negocio hizo la mayoría de las ventas?

De nuevo, este ejemplo se verá muy similar a los dos anteriores. Tenemos una columna de unidad de negocio en la fuente de datos, y simplemente vamos a cambiar el desplegable a Unidad de Negocio en su lugar. Ahora, los resultados de los datos se enrollarán por la unidad de negocio.

Ahora, vamos a profundizar un poco más y añadir dos niveles a los datos. En el lado derecho, haga clic en el Añadir una categoría de nuevo, y esta vez, elija el Nombre del cliente. Ahora, observe que puede ver no sólo un resumen a nivel de unidad de negocio, sino también a nivel de cliente.

¡Eso es! Puedes añadir múltiples capas a tu organización y resumen de datos.

Sigue aprendiendo

En este tutorial, has aprendido a tomar datos y organizarlos y entenderlos en Apple Numbers. Las hojas de cálculo no son sólo una forma de capturar datos, sino que pueden servir como herramienta de análisis para entender esos datos.

Aprende más sobre cómo Numbers, y cómo otras apps abordan el resumen de datos, con los tutoriales adicionales que aparecen a continuación:

• 
  Numbers
  Cómo empezar con Numbers para iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  Cómo utilizar las tablas dinámicas para analizar Sus datos de Excel
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  Cómo utilizar las tablas dinámicas en Google Sheets (Guía definitiva)
  Andrew Childress