El coste oculto de los cambios de aceite

La lubricación adecuada es una función de mantenimiento esencial y el cambio de aceite es un aspecto del proceso. A diferencia del cambio de aceite de su coche basado en el tiempo o en los kilómetros, los cambios de aceite de los equipos industriales deben basarse en la necesidad cuando no existe ninguna otra solución práctica para restaurar la lubricación adecuada.

Demasiado a menudo, programamos un cambio de aceite para rectificar un problema de contaminación o cuando se detecta un desgaste excesivo. En ninguno de los dos casos el cambio de aceite es una corrección segura de la causa raíz del problema, y desperdicia un buen dinero y estresa aún más el medio ambiente con residuos peligrosos.

Hay muchos costes ocultos asociados a los cambios de aceite que a menudo no se tienen en cuenta cuando se programa la acción. Por ejemplo, un enfoque muy simplista podría considerar únicamente la mano de obra para cambiar el aceite + los costes de eliminación + el coste del aceite nuevo.

Pero hay otros costes ocultos más significativos, como el tiempo de inactividad, los costes administrativos de compra, el almacenamiento, la manipulación, las pruebas y los derrames, que a menudo suponen muchas veces el del aceite solo. Por ejemplo, pueden producirse daños en la máquina durante un cambio por las siguientes razones:

– Añadir el aceite incorrecto.
– Llenar en exceso o en defecto el cárter o el depósito.
– Enroscar de forma cruzada un tapón de drenaje.
– Poner en marcha el equipo en seco (ocurre).
– Introducir aceite contaminado

A lo largo de la vida operativa de la planta, habrá derrames de aceite. Al igual que los incendios, ocurren, pero el grado de preparación suele determinar la magnitud de los daños. Las consecuencias de los derrames pueden ir desde la necesidad de utilizar disolventes y agentes de limpieza para eliminar el aceite de los equipos y las pasarelas, hasta la sustitución del pavimento o la excavación del suelo, pasando por grandes gastos y una publicidad adversa si el aceite sale de las instalaciones y llega a las vías fluviales locales.

Los costes pueden oscilar entre cientos de dólares y millones de dólares, dependiendo, por supuesto, de la naturaleza y la gravedad del suceso. Los derrames de aceite pueden producirse en todas las fases del proceso de cambio de aceite, incluyendo las siguientes:

– En el almacenamiento
– Durante el transporte al equipo
– Mientras se drena el aceite viejo
– Mientras se añade el aceite nuevo
– Cuando se desecha el aceite usado

Es importante conocer sus opciones cuando se trata de la lubricación, y los costes reales asociados a cada opción, no sólo para los cambios de aceite, sino también para los costes como la reingeniería con mejores sellos o equipos de filtración. Los hechos y la información reducen la incertidumbre y mejoran la calidad y la rentabilidad de las decisiones sobre lubricación. Algunas de las siguientes actividades pueden, si están bien pensadas, suponer un enorme ahorro para la organización:
– Probar el aceite para que sólo se cambie cuando sea necesario.
– Utilizar el aceite correcto para la aplicación.
– Filtrar el aceite para que no se cambie sólo por contaminación de partículas.
– Comprar buenos productos, sin permitir mezclas o cócteles.
– Utilizar lubricantes de larga duración.
– Actualizar las juntas para reducir las fugas y la entrada de contaminantes.
– Proporcionar al personal la formación adecuada y el equipo para el cambio de aceite.

La búsqueda de costes ocultos

Como la mayoría de las actividades, el cambio de aceite no es tan sencillo como parece en la superficie. Hay personal de suministro, planificadores, programadores, coordinadores, personal de salud y seguridad y procedimientos involucrados en el proceso. Estas actividades entre bastidores añaden costes generales «ocultos» al proceso de cambio de aceite que a menudo son difíciles de definir con claridad.

Las actividades de mantenimiento tienen que ver con la prevención o corrección del desgaste de las superficies lubricadas. El apoyo entre bastidores a menudo cuesta múltiplos del simple coste de realizar la actividad de mantenimiento en sí.

También hay que tener en cuenta otros costes como la disponibilidad, el cumplimiento de la normativa medioambiental y los costes basados en el riesgo. A continuación se analizan algunos de estos costes en relación con una central eléctrica. Además, en cada sección se identifican los costos estimados para realizar un cambio de aceite en un sistema pequeño.

Los factores y las cifras pueden variar para su industria, pero sobre la base de la discusión, usted debería estar en condiciones de hacer las revisiones apropiadas.

Costo de disponibilidad – Si se cambia el aceite, el equipo no está disponible, no sólo por el tiempo para cambiar el aceite, sino desde el momento en que se aísla hasta el momento en que se quita el aislamiento. Se calcula que el impacto de la indisponibilidad es de un día o del 0,3% del uso anual, ya que los intentos de obtener un valor en dólares no han tenido éxito, principalmente porque el coste depende del punto del ciclo de producción en el que se encuentre el equipo.

Cuando una máquina no puede pararse «sólo» para cambiar el aceite, esto puede hacerse en muchos casos mediante el sangrado y la alimentación. Utilizando este enfoque, los costes de disponibilidad se reducen, pero los costes de aceite y de mano de obra se incrementan. Por supuesto, este tipo de actividad siempre crea cierto riesgo de que la lubricación se vea comprometida. Se estima en 200 dólares por cambio.

Costes de papeleo y permisos – La generación de permisos, el seguimiento, la verificación y la inspección del trabajo cuestan dinero. Incluso el bloqueo de un panel eléctrico lleva tiempo. También pueden ser necesarios varios oficios para completar la tarea. Estimado como una hora de trabajo, o 27 dólares.
Trabajo y beneficios – El pago por hora es sólo una parte del coste de la mano de obra. Las prestaciones y los costes corporativos para administrar las funciones de recursos humanos deben incluirse en el total. Se estima como 1,5 veces la tarifa por hora por el número de horas directas para completar la tarea.

Trabajo de Actividades Auxiliares – Las estimaciones del tiempo requerido para completar la tarea de análisis de aceite deben tener en cuenta las actividades auxiliares como el tiempo de espera, el tiempo de viaje, la recolección de herramientas y materiales.Los costos pueden variar desde dos, hasta ocho veces el «tiempo de llave inglesa».

Supervisión – Las tareas de supervisión siempre acompañan el trabajo de cambio de aceite. Incluya el tiempo para emitir órdenes de trabajo, asignar y programar el trabajo y supervisar las actividades en la estimación.

Esto implica a los supervisores, al apoyo de mantenimiento y a los planificadores de mantenimiento. Por ejemplo, cada cuadrilla puede tener un jefe y habrá un supervisor por cada tantos mantenedores. Se estima en un 20% por encima de los costes de mano de obra directa.

Costes de eliminación de aceite – Este es el coste de pagar a un camionero independiente y a una empresa de eliminación de residuos para que recoja y elimine adecuadamente los residuos de aceite no radiactivos y no clorados. Los residuos radiactivos pueden costar unos 2.000 dólares por bidón.

Alternativamente, si se utiliza como combustible in situ o para otros fines, podría asignarse un valor al aceite usado, pero seguirían existiendo costes para trasladarlo y, si se quema, suele haber guías normativas que hay que seguir. Estimado como 0,50 dólares por galón.

Costes de transferencia- La carga de transferencia debe considerar los costes del sitio de almacenamiento temporal, la salvaguarda, el traslado al camión de transporte o a un sitio secundario y, finalmente, la transferencia al muelle de carga o al almacenamiento a largo plazo. Se estima en una hora, o en 27 dólares.

Costes de laboratorio – Espacio y equipo de laboratorio, mano de obra y costes de seguimiento asociados al muestreo de todos los bidones usados, y los costes de las pruebas de radiación, PCB, cloro, glicol, agua, metales y/o disolventes en el aceite usado, según sea necesario. Este valor puede variar en función de los requisitos locales de cumplimiento. Se estima en 100 dólares por tambor, o 2 dólares por galón.

Residuos sólidos – Cuando se cambia el aceite también se generan residuos sólidos que deben incluirse en la estimación. Esto incluye guantes, filtros, toallitas, absorbentes sólidos, botellas y mangueras de plástico para el muestreo y los bidones de aceite vacíos. Se estima en 25 dólares por cambio.

Residuos líquidos – Si se ha dejado que el aceite se degrade demasiado, habrá residuos líquidos en forma de disolventes o líquido de lavado para los que es necesario eliminar. Este factor es muy relevante para los beneficios de costes asociados con el mantenimiento proactivo y el uso de productos de larga duración. Se estima en 25 dólares por cambio.

Aceite nuevo – El precio de lista del aceite mineral nuevo es de unos 5 dólares por galón. El aceite para turbinas de vapor a granel cuesta menos, mientras que el aceite hidráulico y los aceites para engranajes costarán más. En comparación, los aceites sintéticos son significativamente más caros. Por ejemplo, algunos fluidos sintéticos resistentes al fuego cuestan 28 dólares por galón. Se estima el coste por el volumen.

Gastos generales del aceite nuevo – Estos costes incluyen los gastos de inventario o de transporte y los costes de las áreas de almacenamiento. Se considera que los costes del almacenamiento calentado son de 1$/año/pie cúbico, aunque serían más elevados porque el almacenamiento de aceite y las salas de aceite locales requieren protección adicional contra incendios, ventilación y conexión a tierra. Además, un almacén típico requiere personal. También puede haber gastos de transporte de existencias. Se estima que son 100 dólares por tambor o unos 2 dólares por galón.

Ordenes de compra – Se incurre en varios costes durante el proceso de compra. Estos incluyen la preparación y presentación de la solicitud de oferta, la revisión de las opciones disponibles, la selección del adjudicatario, la comprobación del crédito, la realización de los pagos, etc. Las estimaciones para este proceso oscilan entre 250 y 1.500 dólares, dependiendo de la complejidad y el alcance. Se estima en 400 dólares por pedido.

Fallas y derrames de equipos – El cambio de aceite es una acción de mantenimiento intrusiva y existe cierto riesgo, como se ha comentado anteriormente. Se espera que haya al menos un fallo durante la vida de la planta debido a estos riesgos con un coste estimado de 100.000 dólares. Esto se considera conservador porque supone que no se produzca ninguna interrupción. Sobre la base de una vida útil de la estación de cuarenta años, y una estimación de 130 cambios de aceite al año, el coste del riesgo se reparte simplemente en 20 dólares por cambio.

Seguridad – El cambio de aceites conlleva una serie de peligros potenciales para la seguridad, entre los que se incluyen los resbalones, el contacto con la piel y las lesiones de espalda asociadas al levantamiento. En lo que respecta a las lesiones de espalda, cada bidón de aceite de 55 galones pesa unas 400 libras (180 kg), por lo que suelen ser necesarios dispositivos de elevación que a menudo no se incluyen en la estimación de costes. Se estima en 20 dólares por cambio.

Pruebas de aceite nuevo – Debe tomarse y analizarse una muestra de aceite nuevo para verificar que se ha suministrado el aceite correcto y como base para las pruebas posteriores. El coste de esta prueba y todos los aspectos asociados a ella (gestión de datos, consumibles de muestreo, etc.) deben incluirse en la estimación de costes.

El coste total podría incluir el coste de la prueba, la mano de obra para tomar la muestra, el coste del frasco de la muestra, el envío, la interpretación de los resultados y el mantenimiento de los registros.

Además, la práctica de cambiar el aceite con frecuencia puede complicar enormemente el análisis del aceite usado. Como muestra la figura 1, es extremadamente difícil cuando sólo se añade aceite de reposición al depósito. Si forma parte de un programa de gran envergadura, los costes asociados al análisis del aceite nuevo deberían ser muy bajos. Se estiman en 100 dólares por cambio.

El resultado final

Para calcular el coste real de un cambio de aceite, hay que sumar todos los costes directos, los gastos generales y los costes implícitos basados en el riesgo. El «coste real» de cambiar el aceite en un sistema bastante pequeño de una central eléctrica que requiere 5 galones de aceite (a 5 dólares el galón), dos horas de mano de obra directa y una orden de compra para obtener el aceite es de 988,70 dólares, ¡casi 40 veces el coste del aceite nuevo!

Aunque una parte importante del coste total reside en el coste de emitir una sola orden de compra, hay ocasiones en las que esto ocurre. Para otras situaciones, distribuya el coste del proceso de compra entre el volumen de aceite adquirido para capturar este coste, o defina un coste medio con el que todos puedan estar de acuerdo.

Dado el elevado precio real del billete para realizar un cambio de aceite, podría tener mucho más sentido intentar mantener el aceite y el equipo durante todo el tiempo que sea realmente útil y actualizar el sellado y la filtración. En muchos casos, estas mejoras son costes de una sola vez, mientras que la planificación de los cambios de aceite se repite durante toda la vida del equipo.

Esto no es una recomendación general para dejar de cambiar el aceite o para empezar a comprar todo a granel. Más bien, es una declaración para evaluar cada situación, teniendo en cuenta todos los factores para determinar el mejor curso de acción para asegurar de manera rentable una lubricación adecuada. Hay muchos costes adicionales que pueden estar asociados a los cambios de aceite. Estos pueden variar de un sitio a otro.

En resumen, hay muchos costes «extra» asociados a los cambios de aceite. Desgraciadamente, con demasiada frecuencia tendemos a localizarnos en nuestro propio rincón del negocio, fijándonos sólo en aquellos costes que repercuten directamente en nuestros presupuestos. Ignorar los costes para mantener los gastos generales de apoyo y las funciones auxiliares de las que dependemos para realizar la tarea nos da una visión sesgada e incompleta del coste «real» de un cambio de aceite.