La diferencia entre apéndices, anexos y listas

¿Cuál es la diferencia entre una lista y un anexo? No mucha. Nuestra opinión preferida es referirnos a un apéndice, anexo o adenda como un «anexo», y dejar claro en la redacción del acuerdo si se pretende que sea parte integrante del documento legal o no.

Durante los últimos 20 años que he estado redactando contratos (como los contratos de TI y los SLA), muchos han tenido anexos etiquetados como «apéndice», «anexo» o «anexo». En el transcurso de una reciente negociación de un contrato, se cuestionó el significado de estos anexos, en particular, cuál es parte integrante del acuerdo y cuál no. El uso correcto del lenguaje en un contrato es muy importante.

Anexo es el término paraguas.

La diferencia entre un horario y un anexo desde una perspectiva técnica

Según el Black’s Law Dictionary:

• un anexo es «un documento suplementario que se adjunta al final de un escrito».
• un Anexo es «algo que se adjunta, como un documento a un informe».
• una Lista es «una lista o inventario escrito; esp, una declaración que se adjunta a un documento y que da una muestra detallada de los asuntos a los que se refiere el documento».

De estas definiciones a nivel técnico:

• un Anexo no es parte integrante del acuerdo ya que «da una muestra detallada de los asuntos a los que se refiere el documento».
• un Anexo «complementa» el acuerdo y forma parte del mismo. Es un anexo que es invariablemente crítico para la validez del acuerdo.
• un Anexo es un documento separado del acuerdo – un informe.

En este entendimiento

• si el anexo es crítico para la validez del acuerdo, el anexo debe ser referido como un apéndice.
• Si el anexo contiene información que puede ser modificada por una de las partes del acuerdo sin que ello afecte a la validez del mismo o sin necesidad de modificar un acuerdo, entonces el anexo debe denominarse anexo.

La explicación anterior es a nivel técnico aplicada a las palabras utilizadas y sus significados.

Desde una perspectiva de lenguaje llano

Sin embargo, para Andrew Weeks (uno de nuestros gurús del lenguaje llano), uno puede (y debe) mirar esto desde un nivel práctico, de lenguaje llano. Lo común a un apéndice, un anexo o un calendario es que todos son «anexos». Por lo tanto, hay que referirse al «Adjunto 1» y no al «Apéndice 1» o al «Anexo 1» y dejar claro en la redacción del acuerdo si se pretende que sean parte integrante del mismo o no. También se podría denominar a un anexo como «lista».

El mero hecho de que un anexo fuera un documento autónomo antes de la firma del acuerdo no significa que necesariamente tenga siempre esa condición en el futuro, es decir, su significado jurídico puede quedar «congelado» en el momento en que se firma el acuerdo con él como anexo (normalmente rubricado). Los cambios en el documento original (cuya copia se adjuntó) no suelen modificar el acuerdo en sí, a menos que esa fuera claramente la intención.