¿Qué es una factura ANSI ASC X12 EDI 810?

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(Última actualización: 6 de agosto de 2020)

Factura EDI 810 – en las prácticas comerciales internacionales, la 810 (Factura) es un documento electrónico enviado por el vendedor al comprador para recibir el pago de los bienes o servicios prestados.

El conjunto de transacciones 810 contiene información sobre los bienes y/o servicios, su cantidad, el precio al que fueron entregados al comprador, las características de los bienes (color, peso, etc.), las condiciones de entrega e información sobre el remitente y el destinatario.

Una factura electrónica puede ser generada en varios estándares, todo depende del estándar que los interlocutores acordaron utilizar para intercambiar EDI. Por ejemplo, en ANSI ASC X12, que es el que prevalece en Norteamérica, este documento se llama ANSI X12 Transaction Set 810 Invoice. También se pueden ver varios nombres para este documento, por ejemplo, X12 810, EDI Invoice, EDI Invoice 810, ANSI X12 810, EDI X12 810, EDI 810, EDI 810 Document, 810 Transaction Set, etc.

«INVOIC» es un análogo de la factura EDI 810 en la norma internacional UN / EDIFACT, que predomina fuera de Norteamérica. Documento INVOIC (derivado de la palabra «Invoice», pero limitado a 6 letras, según la norma EDIFACT).

Los elementos de datos clave de la factura EDI 810

Un documento EDI 810 típico suele incluir la siguiente información:

  • Número de factura y fecha
  • Número de orden de compra
  • Fecha de entrega
  • Lista de artículos o servicios
  • Precio del artículo e identificador
  • Condiciones de pago

Dependiendo de los bienes o servicios que preste la empresa, también puede incluirse información adicional en la factura EDI 810.

¿Cómo enviar y recibir un EDI 810?

Antes, muchas transacciones EDI (incluyendo el EDI 810), se realizaban a través de una Red de Valor Añadido (VAN).

Actualmente, con el fin de proporcionar un intercambio EDI asequible y rentable, la mayoría de las empresas han cambiado a una comunicación punto a punto como:

  • AS2 intercambiar documentos a través de Internet mediante el uso de certificados digitales y el cifrado de los datos EDI.
  • FTP/SFTP – File Transfer Protocol/Secure File Transfer Protocol. Estos protocolos de transferencia de archivos permiten a las empresas conectarse con sus socios a través de Internet para intercambiar documentos EDI.
  • HTTP EDI Web Service (REST API) Este servicio web EDI gana cada vez más popularidad porque es mucho más rentable y puede estar en funcionamiento en menos de una hora. El servicio web EDI está pensado para empresas que tienen sus recursos técnicos para trabajar con la API REST (llamar y consumir servicios web HTTP Rest). EDI2XML ofrece una prueba gratuita de 15 días.

Para más información sobre el Servicio Web EDI pulse aquí.

Una empresa puede utilizar diferentes medios o protocolos para intercambiar documentos EDI con sus múltiples socios comerciales. (ver imagen inferior) Normalmente, esto ocurre porque cada gran empresa tiene sus propios requisitos para intercambiar mensajes electrónicos o EDI.

Comunicación EDI

Flujo de trabajo EDI 810

En la práctica comercial típica y común, los documentos básicos que se intercambian entre los socios comerciales son el EDI 850 (Orden de compra) y el EDI 810 (Factura); esta afirmación es parcialmente cierta en el mundo del EDI. Basándonos en nuestra experiencia de más de 18 años de éxito en la integración de EDI, podemos asegurarle que, por lo general, el proceso de EDI es mucho más complejo. Entre la orden de compra EDI 850 (o incluso antes) y la factura 810, los socios intercambian una serie de documentos diferentes. Esto es especialmente real para las empresas minoristas.

A continuación puede encontrar un posible escenario EDI en la industria minorista.

El vendedor envía al comprador un mensaje EDI 846 de consulta de inventario para informar sobre el estado del nivel de existencias y la disponibilidad. El EDI846 puede incluir también información de precios.

NOTA: El EDI 846 se utiliza más a menudo en el comercio electrónico B2B para más información sobre este conjunto de transacciones por favor lea el blog: ¿Qué es el documento EDI 846?

En base a la información recibida en el EDI 846 el comprador genera una Orden de Compra (EDI 850) que contiene una lista de bienes que quiere comprar al proveedor, incluyendo información sobre las cantidades, directivas de envío, y otros detalles.

Al recibir la Orden de Compra el vendedor envía un Acuse de Recibo de la Orden de Compra (EDI 855) para confirmar que los bienes están disponibles para ser vendidos.

En el siguiente paso, el comprador puede enviar al vendedor una Solicitud de Cambio de Orden de Compra (EDI 860) para solicitar un cambio en una orden de compra previamente presentada.

El vendedor responde con una Solicitud/Reconocimiento de Cambio de Orden de Compra (EDI 865) para notificar la aceptación o el rechazo del cambio en la orden de compra previamente presentada por el comprador.

Para enviar el contenido del envío, el vendedor envía un Aviso de Envío Anticipado EDI 856 o EDI ASN. Este documento EDI debe ser transmitido antes de la llegada de la mercancía.

Una factura (EDI 810) puede ser transferida al comprador después de rellenar y entregar el pedido o junto con.

Factura EDI 810

Así, se puede notar, a pesar de que la factura EDI X12 810 es el documento electrónico más comúnmente intercambiado, hay múltiples conjuntos de transacciones EDI que soportan EDI 810.

Muestra de factura EDI X12 810

El siguiente ejemplo detalla el formato de una factura EDI 810.

ISA*00* *00* *12*5141231234 *12*5034564567
*181122*1220*U*00501*000000001*0*T*> GS*IN*5141231234*504564567*20181122*122047*1*X*005010
ST*810*0001
BIG*20181122*I-0042537
N1*RI**92*10055500
N1*ST**92*00262
ITD*05*1*****100
DTM*011*20190120
IT1**2*EA*5.45**UP*888077648572
SDQ*EA*92*00682*1*70674*1
IT1**2*EA*5.45**UP*888077650123
SDQ*EA*92*00111*1*11356*1
IT1**3*EA*4.85**UP*888077648954
SDQ*EA*92*00682*1*11356*1*70674*1
IT1**3*EA*5.15**UP*888077649105
SDQ*EA*92*00011*2*00111*1
IT1**1*EA*5.9**UP*888077648867
SDQ*EA*92*00682*1
TDS*5770
CAD*A***FDEG
CTT*5
SE*20*0001
GE*1*1
IEA*1*000000001

Especificaciones EDI 810 – Factura

Aquí está la especificación del conjunto de transacciones EDI 810 dadas como ejemplo anteriormente. Hay que tener en cuenta que, como cualquier otro documento EDI, el 810 contiene datos obligatorios y opcionales. Los datos opcionales dependen de las áreas de negocio y de los requisitos del interlocutor comercial.

.segmentos de control relacionados con el intercambio

Nombre del segmento Propósito
ISA Cabecera de control de intercambio Marca el comienzo de la transmisión y proporciona la identificación del remitente/receptor.
GS Cabecera de Grupo Funcional Marca el comienzo del grupo funcional y proporciona la identificación del emisor/receptor.
ST Cabecera de conjunto de transacciones Indica el inicio de un conjunto de transacciones y asigna un número de control.

Sólo debe haber una instancia por transacción.
BIG Segmento de inicio de factura Para indicar el inicio de un conjunto de transacciones de factura y transmitir números y fechas de identificación.
N1 Nombre Para identificar a una parte por el tipo de organización, nombre y código

ST- Enviar a

RI – Remitir a

El N1 se envía junto con el SDQ cuando el N1 indica el lugar de envío y el SDQ indica el lugar de facturación.
ITD Términos de venta/términos de venta diferidos Para indicar un término de descuento.

Código 05 – Descuento no aplicable
DTM Fecha/Hora de referencia Para especificar las fechas y horas pertinentes

Código 011 Enviado
IT1 Artículo de referencia. Datos Para especificar los datos básicos y más utilizados de la partida para la factura y las transacciones relacionadas
SDQ Cantidad de Destino Para especificar múltiples ubicaciones y el detalle de la cantidad.
TDS Resumen del valor monetario total Para proporcionar el importe total de la factura
CAD Detalle del transportista Para especificar los detalles del transporte para la transacción

Código: FDEG – FedEx (Ground Only)
Totales de la transacción

Número de partidas

 Para transmitir totales de hash para un elemento específico del conjunto de transacciones.

5 – Número total de segmentos de partidas IT1.
SE Transaction Set Trailer Para indicar el final del conjunto de transacciones y proporcionar el recuento de los segmentos transmitidos (incluyendo el segmento inicial (ST) y el final (SE)).
GE Trailer de grupo funcional Marca el final del grupo funcional y proporciona la identificación del emisor/receptor
IEA Trailer de control de intercambio Para definir el final de un intercambio de cero o más grupos funcionales y segmentos de control relacionados con el intercambio

Para saber más sobre la estructura de ANSI ASC X12 lea nuestros Blogs:

  • Normas EDI ANSI ASC X12 – Visión general técnica – 2020
  • ¿Qué son las normas EDI ANSI ASC X12?

Beneficios de la factura EDI 810

Como cualquier documento EDI, el EDI 810 proporciona una comunicación más rápida entre vendedor y comprador y reduce el riesgo de errores. El uso del EDI es mucho más sencillo que los documentos tradicionales en papel.

Gracias al EDI, el intercambio de documentos entre los socios comerciales está libre de errores.

Principales beneficios del EDI:

  • Reduzca el flujo de papel y aumente la eficiencia del negocio reduciendo el tiempo que ambas partes tardan en completar las transacciones.
  • Reduzca el tiempo administrativo dedicado a la presentación manual de facturas y otros documentos esenciales.
  • Resuelva los errores de introducción manual de datos
  • La satisfacción de los clientes aumenta gracias a la rápida finalización y entrega de sus pedidos.
  • Pago más rápido por parte de sus clientes

Integración EDI 810

EDI2XML propone 2 opciones para el intercambio de transacciones EDI 810 con sus socios comerciales:

Opción 1: Servicio EDI totalmente gestionado que incluye la oferta de servicios de traducción y comunicación a empresas de todos los tamaños, de diversos sectores. Todo el procesamiento de los archivos EDI se realiza en nuestro extremo, dejando a los clientes sin la instalación in situ de software o hardware y un proyecto EDI que está a tiempo y dentro del presupuesto.

Opción 2: Los servicios web de EDI2XML son un servicio HTTP que se ejecuta a través de Internet, en la propia plataforma de EDI2XML y que es capaz de recibir peticiones HTTP para traducir mensajes EDI a XML, y mensajes XML (basados en el formato propietario de EDI2XML) a EDI.

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