Todo lo que necesita saber sobre una auditoría de cuentas por pagar
- ¿Qué es una auditoría de cuentas por pagar?
- Métodos de auditoría
- Las cuatro etapas de una auditoría AP
- #1) Programación de la auditoría
- #2) Hacer el trabajo de campo
- #3) Informe final de auditoría
- #4) Revisión de seguimiento
- ¿Qué documentos de cuentas por pagar son necesarios?
- Objetivos de la auditoría de cuentas por pagar
- Integridad
- Validez
- Cumplimiento
- Divulgación
- Cómo prepararse para una auditoría de cuentas por pagar
- Calcule su rotación de cuentas por pagar
- Pasivos negativos de cuentas por pagar
- Automatización de una auditoría de cuentas por pagar
- ¿Por qué la automatización de AP?
- Almacenamiento y gestión de datos
- Facilitar una auditoría
- Seguimiento y control de los documentos
- Detectar el fraude y mitigar el riesgo
- ¿Por qué necesito una auditoría de cuentas por pagar?
- Auditorías de cuentas por pagar en Estados Unidos
- El futuro de las auditorías de cuentas por pagar
¿Qué es una auditoría de cuentas por pagar?
Una auditoría de cuentas por pagar es una evaluación independiente de los datos financieros de los registros de cuentas por pagar de una organización. Examina cómo se están registrando las transacciones de AP y si representa una visión precisa de sus operaciones comerciales.
En muchas auditorías, el enfoque principal es su departamento de cuentas por pagar. Esto se debe a que es bastante fácil aumentar los ingresos netos de una empresa si no se registran las cuentas por pagar al final del período. Esto da lugar a muchos tipos de robo y es la razón por la que el departamento de cuentas por pagar es a menudo el único objetivo de las auditorías.
Por lo tanto, las estrategias de auditoría de cuentas por pagar se basan en gran medida en las normas de evaluación del riesgo de fraude establecidas por el Consejo de Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).
Esto garantiza que todos los extractos y facturas (así como cualquier otro gasto o pasivo acumulado) se registren correctamente de forma manual o con software de contabilidad.
Métodos de auditoría
La forma básica de auditar un departamento de cuentas por pagar es cotejar las transacciones del libro mayor con las cifras de su libro mayor.
Ejecutar pruebas de corte asegurará si las transacciones del año fiscal están incluidas en sus estados financieros de fin de año. Una auditoría está comprobando que usted ha establecido un sistema de control interno que documenta todo con precisión y dentro del plazo correcto.
No existe una forma estándar de realizar una auditoría de cuentas anuales. Normalmente, es la elección del auditor. El método se elige en función del tamaño y la forma de una empresa en particular, así como de la minuciosidad deseada.
La aplicación de las normas GAAP varía según el estado. Algunos estados permiten a las empresas públicas impulsar informes adicionales que no necesitan seguir las normas o reglas de los PCGA.
A pesar de estas diferencias, los auditores generalmente buscan las mismas cosas, que incluyen:
- Integridad
- Exactitud
- Validez
- Cumplimiento de los registros
- Divulgación adecuada
Esto confirma si los registros de una organización presentan una visión exacta del negocio.
El único objetivo de una auditoría es establecer un sistema de control interno eficaz. Esto se hace típicamente en cuatro etapas separadas.
Las cuatro etapas de una auditoría AP
Independientemente de si usted es una pequeña empresa o una gran empresa, si sus entradas de diario y registros bancarios no coinciden, va a haber un problema. Para establecer el sistema de control interno más eficaz, una auditoría se divide en cuatro etapas:
#1) Programación de la auditoría
La primera etapa de una auditoría AP es la fase de planificación. Su empresa recibirá una notificación de la auditoría y se programará una reunión para discutir los procedimientos operativos estándar (SOP). Este es el momento de repasar el alcance y los objetivos de la evaluación y elaborar un plan para la propia evaluación.
#2) Hacer el trabajo de campo
Ahora es el momento de profundizar. El auditor pasará varios días o semanas examinando la información financiera. Normalmente utilizan una «prueba de corte» para determinar el registro correcto de una transacción en el período de tiempo adecuado.
Un auditor revisará documentos como:
- Balance
- Registro de cheques
- Ordenes de compra
- Facturas de proveedores
- Libro mayor
#3) Informe final de auditoría
Una vez finalizado todo el trabajo de campo, los hallazgos se plasman en un informe final de auditoría. Este informe resumirá los hallazgos del auditor y la evaluación de los mismos.
#4) Revisión de seguimiento
Sólo porque se haya entregado el informe, no significa que el trabajo haya terminado. El último paso es que el auditor realice una revisión de seguimiento. Esto ocurre un año después para asegurar que se han cumplido todas las recomendaciones y que se han logrado los resultados deseados.
¿Qué documentos de cuentas por pagar son necesarios?
Antes de que tenga lugar la auditoría, debe reunir todos los documentos necesarios. Cuanto más fácil se lo ponga al auditor, más rápido irá. Considere lo siguiente para alinearse con las normas de auditoría:
- Un libro de cuentas por pagar detallado
- Análisis de los presupuestos comparados con los informes de gastos
- Una revisión de los controles internos
- Documentación de cualquier pasivo no registrado
- Una visión general de los procedimientos de auditoría previstos
- Una evaluación exhaustiva de los riesgos de las cuentas por pagar y de los gastos
- Un resumen de los posibles puntos débiles en los controles de AP
- Documentos sobre cualquier investigación de fraude
Objetivos de la auditoría de cuentas por pagar
Durante una auditoría de cuentas por pagar, hay muchos objetivos que un auditor busca cumplir. Estos son algunos de los principales objetivos:
Integridad
La auditoría de la integridad suele ser el objetivo principal de una auditoría de cuentas por pagar y la parte más vital del proceso. Las formas principales en que un auditor indica si los documentos han sido registrados y calculados adecuadamente son a través de:
- Pruebas de corte
- Reconciliación
- Pistas de auditoría
Una empresa debe producir sus pruebas de corte de los estados financieros de fin de año para los pagos en efectivo y las compras de bienes y servicios recibidos al final del año. Un auditor utilizará entonces una pista de auditoría para cotejar los pagos con las cuentas por pagar registradas y buscará cualquier archivo con documentos no cotejados.
Validez
Los auditores también examinarán la validez de sus transacciones de cuentas por pagar y el proceso de adquisición. Un auditor intentará establecer la legitimidad de una transacción poniéndose en contacto con los proveedores y vendedores para solicitar una confirmación.
El número y el tipo de proveedores que reciben estas solicitudes pueden variar en función del tipo de negocio que usted dirige. La mayoría de los auditores se pondrán en contacto con los proveedores y vendedores habituales, independientemente de si hay un saldo pendiente o no.
También hay que tener en cuenta que si un auditor descubre una o más facturas abiertas para un proveedor, se pondrá en contacto con un porcentaje de sus socios comerciales también.
Cumplimiento
Todas las transacciones de cuentas por pagar deben registrarse de una manera específica. Cuando un auditor está mirando si una empresa ha seguido los principios y procedimientos generales de contabilidad, están mirando el cumplimiento.
Una auditoría suele empezar de atrás hacia adelante. Un auditor comenzará con sus estados financieros de fin de año, que pueden incluir documentos como:
- Estados de flujo de caja
- Estados de resultados
- Balances
Un auditor también puede elegir entradas al azar en su libro mayor para rastrear su origen. La pista de auditoría de su empresa permite a un auditor descubrir la ruta exacta de una transacción. Entonces pueden evaluar si se utilizaron los procedimientos contables correctos.
Divulgación
El paso final de una auditoría de cuentas por pagar es asegurarse de que todas las transacciones y actividades se divulgaron correctamente. Esto significa que su balance de pagos debe ser registrado en sus estados financieros de fin de año.
Un auditor buscará la divulgación mediante la inspección de cosas como el pasivo actual y los cálculos del costo de los bienes. Las transacciones inusuales pueden requerir notas a pie de página para proporcionar detalles de lo que no se puede discernir de la simple grabación.
Como solicitud final, los auditores pueden pedir a una empresa que revele una carta obligatoria de representación de la dirección que certifique que todos los estados financieros representan plenamente las verdaderas transacciones y compras de las cuentas por pagar.
Cómo prepararse para una auditoría de cuentas por pagar
Usted nunca quiere ser sorprendido por una auditoría de cuentas por pagar, ya sea una auditoría externa o interna.
Las cuentas por pagar se encuentran en el balance de una empresa como un pasivo. Representa la deuda a corto plazo y el dinero que se debe a los proveedores y acreedores e indica el número de facturas de proveedores que se han registrado (pero que aún no se han pagado).
Los principios contables generalmente aceptados variarán según la región, por lo que el primer paso para planificar una auditoría es programar una reunión lo antes posible para discutir lo que necesita.
Considere los principales objetivos de la empresa y las siguientes preguntas al revisar sus procesos de AP:
- ¿Cómo estamos evaluando a los nuevos proveedores?
- ¿Quién recibe los informes de presupuesto y de gastos?
- ¿Las órdenes de compra son digitales, en papel o en ambos formatos?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto anual de gastos?
- ¿Hay una solución de software de AP en su lugar?
- ¿Hay una política para garantizar la documentación de todas las cuentas por pagar?
- ¿Se registran las compras con tarjeta de crédito?
- ¿Se limitan las compras a los proveedores aprobados?
Recuerde, es fundamental que establezca criterios importantes antes de que la auditoría tenga lugar.
Calcule su rotación de cuentas por pagar
Una forma rápida de prepararse para una auditoría de cuentas por pagar es calcular su ratio de rotación de cuentas por pagar. Se trata de un cálculo de liquidez a corto plazo que se utiliza para cuantificar el ritmo al que una empresa paga a sus proveedores.
El ratio de rotación de cuentas por pagar se calcula tomando el total de compras realizadas a los proveedores (es decir, el coste de las ventas) y dividiéndolo por el importe medio de las cuentas por pagar durante el mismo periodo de tiempo.
Rentabilidad de cuentas por pagar = Total de compras a proveedores / Promedio de cuentas por pagar
Pasivos negativos de cuentas por pagar
Si una empresa paga más de la cantidad requerida o facturada, se considera un sobrepago y se documenta como un pasivo negativo en el balance. Esto suele ocurrir si una empresa ha facturado dos veces o ha enviado pagos duplicados.
Los pasivos negativos suelen ser pequeñas cantidades que acaban sumándose a otros pasivos. Suelen aparecer como un crédito en su libro de cuentas por pagar, que una empresa puede utilizar para compensar futuros pagos a proveedores.
Técnicamente hablando, un pasivo negativo se considera un activo de la empresa y, por tanto, debe clasificarse como un gasto prepagado.
Automatización de una auditoría de cuentas por pagar
Una auditoría tradicional de cuentas por pagar es bastante engorrosa. Implica rebuscar entre montones de papeles, informes de gastos, recibos antiguos, etc. Una auditoría manual es muy ineficaz, costosa y requiere mucho tiempo. Esto es especialmente cierto si su empresa tiene un gran volumen de transacciones.
Por suerte, la mayoría de las tareas de auditoría de cuentas por pagar se han automatizado a través de varios tipos de software de cuentas por pagar.
¿Por qué la automatización de AP?
Almacenamiento y gestión de datos
La plataforma adecuada también ayudará a una organización a almacenar datos. Esto puede ser particularmente útil si su negocio se ocupa de numerosos tipos de transacciones. Esto permite a un auditor trabajar de forma más rápida y eficiente.
El software AP conservará datos importantes como:
- Archivos de proveedores
- Historial de transacciones
- Nombre de la empresa
- Ordenes de compra
- Números de facturas
- Datos de tarjetas de crédito
- Informes de gastos
- Nuevos proveedores
- Y más…
Muchos tipos de software de automatización de AP permitirán que una empresa configure campos personalizados. Esto asegura que siempre está recogiendo los datos que necesita antes de una auditoría de AP.
Cuando su empresa cambia a un proceso de pago ejecutado a través de un software, éste sirve como un repositorio masivo para todos sus datos financieros en un solo lugar.
Facilitar una auditoría
La facturación electrónica y los pagos electrónicos significan que un auditor nunca busca una aguja en un pajar. Tienen todo lo que necesitan allí mismo y pueden salir de su vista en poco tiempo.
Dar a un auditor acceso de «sólo lectura» a los documentos críticos significa que el trabajo se hace en horas, en lugar de semanas. Es una gran diferencia!
Seguimiento y control de los documentos
¡Admítalo! El papel es la antítesis de la eficiencia, por lo que está siendo eliminado de los negocios. El papel sólo ofrece una ilusión de control. Con la irrupción de la tecnología en la nube, la amenaza de perderlo todo cuando «el disco duro se estropea» ya no es una realidad.
Cuando se trata de papel, los registros son más difíciles de rastrear, controlar, medir y organizar (por nombrar algunos). Los documentos se pueden extraviar, triturar, robar, destruir, etc. El papel hace que el proceso de facturación y pago sea menos visible y más difícil de rastrear.
Detectar el fraude y mitigar el riesgo
Un estudio realizado en 2016 por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados descubrió que las organizaciones pierden un promedio del 5% de ingresos anuales cada año debido al fraude.
Las cuentas por pagar son muy vulnerables al robo y el uso de software facilita su detección. Una solución de cuentas por pagar detecta los errores materiales, las facturas que han sido manipuladas y cosas por el estilo:
- Facturas duplicadas o fotocopiadas
- Facturas por debajo de los importes aprobados
- Vendedores o proveedores con apartados de correos
- Facturas con importes en dólares redondeados
- Documentos a los que les falta información
Un sistema de facturación electrónica es una de las formas más rápidas y eficaces de hacer frente al fraude porque hay mucho menos margen para el error humano.
Usar un software de facturación electrónica es como presentar un tercer par de ojos para los controles y equilibrios de su empresa. Organiza la información crítica y señala inmediatamente cualquier cosa que esté fuera de lugar.
Además, la automatización creará una pista de auditoría que no puede ser extraviada, perdida, robada o destruida. El software inteligente significa que sus datos AP están siempre en un único lugar. Completamente protegidos.
Cuanto más pueda una empresa digitalizar las tareas de AP, menos probabilidades tendrá de verse sorprendida por una auditoría negativa. Los procedimientos automatizados proporcionan un nivel extra de seguridad. Se trata de una pista de auditoría instantánea que facilita la búsqueda de documentos y dificulta su falsificación.
¿Por qué necesito una auditoría de cuentas por pagar?
Hay un millón de razones por las que una empresa debería estar interesada en una auditoría de cuentas por pagar, ya sea interna o externa. Una auditoría de cuentas por pagar es un arma esencial contra el fraude y la inexactitud.
Una auditoría no debería asustarle si no ha hecho nada malo. Es una mirada independiente y sistemática a los registros de cuentas por pagar de una empresa para asegurarse de que todo se está documentando correctamente.
Incluso si hay un resultado negativo, esto debería tomarse como una experiencia de aprendizaje sobre el mantenimiento de registros más estrictos y el mantenimiento de una detección de fraude diligente. Una auditoría AP es más sobre la evaluación de riesgos y es un proceso que debe ser apreciado.
Auditorías de cuentas por pagar en Estados Unidos
En Estados Unidos, el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) guía los procedimientos de auditoría de cuentas por pagar y establece las normas sobre cómo deben realizarse.
Dependiendo del estado, la mayoría de las auditorías de cuentas por pagar no son opcionales. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 se estableció para exigir que todas las empresas presenten sus registros a un tercero para su examen externo.
Entonces, es responsabilidad del auditor asegurarse de que todos los registros de la empresa se adhieran a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, también conocidos como GAAP.
El objetivo de una auditoría AP es lograr cuatro importantes puntos de referencia. Estos son:
- Proporcionar una adecuada divulgación de los documentos. Esto incluye los estados financieros de fin de año y los extractos bancarios.
- Asegurar el cumplimiento completo y total de las cuentas por pagar de acuerdo con los PCGA.
- Verificar la legitimidad y exactitud de todas las transacciones.
- Examinar todos los datos de las cuentas por pagar y conciliar todas las transacciones del año.
Una auditoría racionalizada de las cuentas por pagar detectará el fraude, los pagos duplicados, los pagos excesivos y los pasivos no registrados. Cuando no se detectan, estos tipos de riesgos pueden dañar la longevidad y el éxito de su empresa.
Una auditoría de cuentas por pagar correctamente realizada es fundamental para la salud financiera de su empresa y el rendimiento de su departamento de cuentas por pagar. El uso de los procedimientos adecuados garantiza que las finanzas de su organización sean transparentes, precisas y estén libres de defraudadores.
El futuro de las auditorías de cuentas por pagar
El futuro de las auditorías de cuentas por pagar está en la tecnología. Las leyes seguirán cambiando y las expectativas seguirán aumentando. Cuantas más industrias y empresas adopten la automatización, más esperarán los gobiernos.
Es importante ponerse en marcha ahora con las herramientas adecuadas necesarias para prepararse. Con un sólido departamento de cuentas por cobrar y el software adecuado, ya no hay que temer a los procedimientos contables.
La digitalización hace que el proceso de auditoría sea más rápido, más fácil y más barato. Y lo que es más importante, da a la empresa más espacio para seguir una estrategia progresiva y planificar los esfuerzos futuros.