Certification, authentification et apostilles

Une certification ou une authentification est un certificat scellé qui confirme l’autorité d’un agent public, tel qu’un notaire, un enregistreur d’actes ou un greffier de comté, à agir dans une capacité particulière en relation avec un document qu’il a signé. Le certificat d’authentification permet de vérifier que la personne nommée et sa fonction figurent dans les archives du Secretary of State’s Office. Une certification est utilisée pour vérifier un notaire. Les authentifications sont utilisées pour vérifier les enregistreurs d’actes, les greffiers de circuit, les juges, les greffiers de comté et le Registrar de l’État (c’est-à-dire le certificat de naissance, la déclaration de mariage et la déclaration de divorce).

L’apostille est une forme spécifique d’authentification qui est préparée conformément à un traité international connu sous le nom de « Convention de La Haye supprimant les exigences de légalisation des documents publics étrangers ». La convention élimine le besoin d’authentification au-dessus du niveau du secrétaire d’État et n’est acceptée que par les pays qui ont signé le traité.

Le pays dans lequel les documents seront utilisés détermine le type de certificat que ce bureau joindra au document original.

Veuillez vous référer à la brochure Missouri Notary Handbook pour plus d’informations sur les certifications, les authentifications et les apostilles.

• Exemple d’apostille
• Exemple d’authentification
• Exemple de certification

Procédures pour obtenir une apostille, authentification ou certification

1. Acte de naissance – doit être une copie certifiée conforme du Bureau of Vital Records numéro de contact (573) 751-6387
2. Licence de mariage – doit être une copie certifiée conforme du Recorder of Deeds du comté du mariage ou une déclaration relative au mariage du Bureau of Vital Records (voir le livret du Missouri Notary Handbook par exemple)
3. Décret de divorce – doit être une copie certifiée du Circuit Clerk du comté où le divorce est enregistré
4. Documents scolaires – doit être une copie certifiée de l’école (voir le livret Missouri Notary Handbook par exemple)
5. Documents notariés – doit avoir la notarisation appropriée sur le document, y compris le paragraphe notarial, la signature et le sceau du notaire. (voir la brochure Missouri Notary Handbook pour des informations sur les documents notariés)

Les documents doivent être envoyés à :

Commissions
Secretary of State’s Office
600 West Main, Room 322
Jefferson City, MO 65101

Une lettre indiquant à quel pays les documents seront envoyés ; une adresse de retour ; et un numéro de téléphone et une adresse électronique de contact doivent être inclus avec les documents.

Les frais de certification des documents sont de 10 $ par certification ou authentification. Exemples de frais facturés : Si un document contient plusieurs notarisations toutes par le même notaire, les frais sont de 10 $ ; si plusieurs documents contiennent tous des notarisations par le même notaire, les frais sont de 10 $ par document ; si un document contient plusieurs notarisations par différents notaires, les frais sont de 10 $ par notaire. Le Secretary of State’s Office accepte les chèques et les mandats libellés à l’ordre du Director of Revenue, MasterCard, Visa, American Express et Discover. Les paiements par carte de crédit entraîneront des frais de commodité minimes (voir plus d’informations ici). Pour payer par carte de crédit, les éléments suivants doivent être inclus dans votre lettre :

• Votre nom exactement tel qu’il apparaît sur la carte de crédit
• Numéro de carte de crédit
• Date d’expiration
• Code CVV au dos de la carte
• Code postal de facturation de la carte
• Approbation pour que le bureau débite le compte

Les documents envoyés par livraison spéciale utilisant une carte de crédit pour le paiement doivent inclure une facture aérienne remplie. Les documents seront retournés par courrier ordinaire à moins qu’une enveloppe prépayée avec une facture aérienne adressée ne soit incluse avec les documents.

La loi de l’État limite les frais admissibles de l’État pour le traitement de certains documents à 100 $ par enfant par adoption, ou par plusieurs enfants adoptés en même temps.