Comment ajouter une signature automatisée à un document Microsoft Word

Rien ne remplacera une vraie signature, mais dans le monde numérique actuel, les signatures électroniques sont courantes et faciles. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé pour signer des accords et des contrats, mais Microsoft Word peut également vous aider.

Vous pouvez ajouter une ligne de signature vide pour les documents plus juridiques ou créer un élément AutoText à partir d’une image de votre vraie signature. Les deux sont faciles à mettre en œuvre et offrent un peu de liberté, que le document soit distribué électroniquement ou non. Dans cet article, je vais vous montrer comment mettre en œuvre les deux méthodes.

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Aucune des deux méthodes n’est un processus sécurisé ni ne prend la place des signatures numériques cryptées qui nécessitent une certification – ce qui est une toute autre chose.

Pour une démonstration, téléchargez un modèle de lettre Word ou vous pouvez travailler avec n’importe quel document Word. Il n’y a pas de téléchargement de fichier de démonstration ici parce que vous n’en aurez pas besoin. Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge par l’ancien format .doc, et l’une ou l’autre des techniques de signature est prise en charge par l’édition pour navigateur.

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Comment ajouter une ligne de signature vierge dans Word

Si vous allez imprimer le document, vous pouvez rapidement ajouter toutes les informations pertinentes qui accompagnent la vraie signature en insérant une ligne de signature. En faisant cela, vous ajoutez un emplacement pour signer le document et vous incluez d’autres informations telles que le titre, l’email, le numéro de téléphone, et ainsi de suite. Cette fonctionnalité est utile avec les formulaires, mais elle l’est moins avec une lettre ordinaire.

Pour ajouter une ligne de signature à un document, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur l’option Ligne de signature dans la section Texte.
2. Dans la boîte de dialogue résultante, entrez les détails de la signature, tels que le nom, le titre, etc. (Figure A). Dans le champ d’instructions, vous pouvez même inclure une aide pour le signataire, comme « Veuillez signer ici » ou le familier « X. »
3. Cliquez sur OK pour insérer la ligne de signature.

Figure A

Comme vous pouvez le voir sur la figure B, il n’y a pas assez de place sur la première page, donc Word met toute la ligne de signature sur la page 2. Cela ne vous arrivera peut-être pas, mais si cela se produit, supprimez quelques lignes vierges de la page précédente pour faire passer la signature sur cette page. Si cela est impossible, déplacez le dernier paragraphe ou les dernières lignes sur la page de la ligne de signature. Vous ne voulez pas d’une ligne de signature sur une page à part. Après avoir ajusté le placement (figure C) si nécessaire, vous êtes prêt à enregistrer, imprimer et distribuer.

Figure B

Nous avons utilisé une lettre modèle pour le fichier de démonstration, mais il est fort probable que vous utilisiez cette fonctionnalité sur des documents juridiques et ainsi de suite, et non sur des lettres uniques. Quelle que soit la façon dont vous utilisez cette fonction, quelqu’un doit toujours signer le document. Jetons un coup d’œil à une option qui élimine ce besoin.

Figure C

Comment insérer une image de signature en tant que texte automatique dans Word

Ajouter une image de votre signature est un moyen facile d’éliminer le besoin de signer réellement les choses. Il suffit de l’imprimer et d’y aller. Vous devrez faire attention à qui vous partagez cette capacité, bien sûr, et si elle est juridiquement contraignante, c’est à vous de le déterminer, si c’est important pour vous.

La première chose dont vous avez besoin est votre signature manuscrite sous forme de fichier graphique. Écrivez votre signature sur une feuille de papier et scannez-la ou prenez-la en photo, en l’enregistrant avec l’un des formats de fichier graphique : .bmp, .gif, .jpg ou .png.

Insérez le fichier image dans Word en cliquant sur l’onglet Insertion et en choisissant Images dans le groupe Illustration. Sélectionnez le périphérique, recherchez le fichier, puis cliquez sur Insérer. Redimensionnez et recadrez si nécessaire, pour supprimer les grandes quantités d’espace blanc (arrière-plan). Ensuite, saisissez tout texte supplémentaire, comme le nom imprimé et le titre. Une fois que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour la signature, il est temps de la transformer en élément AutoText.

Sélectionnez le graphique et le texte supplémentaire, puis procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur Pièces rapides dans le groupe Texte.
2. Choisissez Enregistrer la sélection dans la galerie des parties rapides.
3. Dans la boîte de dialogue résultante, saisissez un nom pour l’élément AutoText.
4. Les autres paramètres dépendront de votre situation de travail. Par exemple, vous pourriez enregistrer différentes signatures avec des fichiers modèles spécifiques. Pour notre exemple, conservez tous les paramètres par défaut (figure D).
5. Cliquez sur OK.

Figure D

Maintenant que l’élément de signature AutoText existe, vous pouvez l’insérer n’importe où et à tout moment. Cliquez sur Pièces rapides et choisissez l’élément dans la galerie (figure E). Comme nous avons conservé les paramètres par défaut, cet élément AutoText est disponible dans tous les documents basés sur le modèle Normal.

Figure E

Stay tuned

Si vous utilisez souvent cet élément AutoText, vous voudrez peut-être créer un raccourci clavier pour vous épargner quelques clics. Dans un prochain article, je vous montrerai comment faire.

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