Comment organiser vos données (comme les tableaux croisés dynamiques) dans Numbers

Les tableaux croisés dynamiques sont souvent les favoris des fans des utilisateurs de tableurs dans Microsoft Excel ou Google Sheets. Les feuilles de calcul sont un excellent outil pour capturer et stocker des données. Mais, ils peuvent rapidement prendre de l’ampleur au point qu’il est difficile d’y trouver un sens ou un aperçu. C’est là que les tableaux croisés dynamiques entrent en jeu.

J’ai toujours aimé Apple Numbers pour sa simplicité et son interface, mais il lui manquait une fonctionnalité qui m’aidait à trier de grands ensembles de données. Sans tableaux croisés dynamiques, les feuilles de calcul dans Numbers n’étaient que des murs de données. Jusqu’à récemment, il n’y avait pas de tableaux croisés dynamiques dans Numbers.

Mais quand Apple a publié la dernière mise à jour de son application de feuille de calcul, Numbers, je n’ai pas pu m’empêcher de remarquer qu’ils avaient glissé une fonctionnalité qui ressemblait beaucoup à un tableau croisé dynamique de Numbers. Dans Apple Numbers 5.2, une nouvelle fonctionnalité appelée « catégories intelligentes » a été ajoutée et peut apporter un peu de bon sens à vos données. Nous allons construire quelque chose de similaire à un tableau croisé dynamique dans Numbers.

Avant de commencer ce tutoriel, assurez-vous que vous exécutez la dernière version de Numbers. Vérifiez votre version de Numbers en ouvrant l’application et en allant dans Numbers >À propos de Numbers. Assurez-vous que vous utilisez au moins la version 5.2. Vous pouvez toujours ouvrir l’App Store pour macOS et vérifier les mises à jour si vous devez rattraper la dernière version.

Watch & Learn

Les catégories ressemblent beaucoup aux tableaux croisés dynamiques dans Numbers, et c’est une toute nouvelle fonctionnalité. J’ai mis en place un screencast qui peut vous aider à voir la puissance de l’organisation des données. Regardez-le ci-dessous pour vous familiariser avec cette toute nouvelle fonctionnalité Organize.

Vous voulez toujours en savoir plus ? Continuez à lire le tutoriel ci-dessous pour voir un guide illustré sur la façon d’organiser les données et de les résumer avec l’option Organize.

Télécharger des données échantillons

Il est utile d’avoir des données échantillons que vous pouvez utiliser pour suivre un tutoriel. C’est pourquoi j’ai préparé un classeur Numbers qui comprend suffisamment de données pour vous aider à démarrer avec cette nouvelle fonctionnalité Catégories. Téléchargez les données à ce lien. Vous pouvez utiliser ces données pour créer des tableaux croisés dynamiques dans Numbers.

Découvrez les bases de Numbers et la façon de travailler avec des données dans le tutoriel ci-dessous qui vous aidera à vous familiariser avec les formules dans l’app :

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  Formation à l’app
  Une introduction aux formules dans Numbers
  Alex Spencer

Pourquoi organiser vos données dans une feuille de calcul ?

D’abord, il est utile de comprendre pourquoi l’organisation de vos données est si utile dans une feuille de calcul. Commençons par une capture d’écran des données que j’ai incluses avec ce tutoriel. Chaque ligne de ces données est un enregistrement distinct d’une transaction.

Sûr, vous pouvez voir les lignes et les enregistrements individuels dans ces données. Mais comment y trouver un sens ou résumer les données, en trouvant les montants totaux ?

L’utilisation de la fonction Catégories intelligentes dans Numbers peut vous aider à répondre à toutes les questions suivantes (et plus encore) concernant les données de l’échantillon :

1. Quels États ont le montant de ventes le plus élevé ?
2. Qui sont nos principaux clients ?
3. Quelle unité commerciale a réalisé le plus de ventes ?

En termes simples, cette nouvelle fonctionnalité peut vous aider à résumer et à comprendre vos données. Le problème n’est pas que nous n’avons pas assez de données, c’est que 100 lignes de données sont difficiles à résumer. La réponse est d’utiliser les tableaux croisés dynamiques dans Numbers, ou la fonctionnalité Smart Categories comme l’appelle Apple.

Dans l’ancien monde, vous deviez filtrer, faire des sous-totaux et effectuer des calculs séparés (ou sauter dans Excel avec les données) pour répondre à ces questions. Tout cela a changé quand Apple a ajouté les catégories intelligentes, qui peuvent vous aider à comprendre vos données.

Comment utiliser les catégories intelligentes dans Numbers

Maintenant que vous avez appris pourquoi les catégories intelligentes et l’organisation de vos données sont si utiles, parcourons un exemple.

Avec le tableau sélectionné, cliquez sur le bouton Organiser dans le coin supérieur droit de Numbers. Maintenant, vous verrez un nouveau panneau avec plusieurs options pour travailler avec vos données.

Dans Numbers 5.2, trois options s’affichent lorsque vous cliquez sur le bouton Organiser. Deux d’entre elles sont présentes dans Numbers depuis un certain temps, et Catégories est le nouvel ajout. Voici ce que chaque option apporte à la table:

1. Catégories. Comme vous l’avez déjà découvert, les catégories peuvent vous aider à regrouper vos données. Nous allons parcourir plusieurs exemples dans ce tutoriel, alors continuez à lire pour en savoir plus.
2. Trier. Le tri des données ne répond pas nécessairement à des questions à leur sujet, mais il les place dans une séquence. Cela peut être alphabétique, ou chronologique (comme le tri de données basé sur la date.)
3. Filtre. Le filtrage ne modifie pas non plus les données d’origine, il ne fait qu’afficher et masquer en fonction des critères de filtrage que vous spécifiez.

Débutons par un exemple d’utilisation des catégories, ou tableaux croisés dynamiques dans Numbers, pour résumer une feuille de calcul dans Numbers.

Pour commencer à travailler avec cette fonctionnalité, cliquez sur un tableau de données, puis sur le bouton Organiser dans le coin supérieur droit de l’application. Ensuite, choisissez la liste déroulante Ajouter une catégorie, et commencez par sélectionner un champ dans l’ensemble de données par lequel vous voulez organiser vos données. Dans le premier exemple, choisissons État de livraison pour regrouper les données par l’état de la commande.

Maintenant, vos données sont regroupées et organisées en fonction des critères que vous avez choisis. Remarquez dans la capture d’écran ci-dessous que le tableau est maintenant consolidé dans les états, avec toutes les lignes qui correspondent aux critères sous celui-ci. Voyez la capture d’écran ci-dessous à titre d’exemple.

Ce sont les bases de l’organisation de vos données dans Apple Numbers. Il suffit de choisir la catégorie, et vous verrez les données se rassembler de manière organisée.

Auparavant, j’ai posé trois questions sur les données auxquelles la fonction Catégories intelligentes peut nous aider à répondre. Maintenant, parcourons des exemples pratiques pour répondre à ces quatre questions à l’aide de l’échantillon de données.

Quels États ont le montant de ventes le plus élevé ?

Donc, nous avons déjà commencé par organiser les données par État. Mais, nous devons encore additionner les montants par état.

Dans la colonne Montant de la commande, cliquez sur l’icône d’engrenage, puis choisissez Sous-total. Cela fera le sous-total des montants par état.

Maintenant, vous avez juste besoin de rouler les choses par état. Faites un clic droit sur le premier état de la liste, puis choisissez Collapse Peer Groups. Cela réduit tout au niveau de l’état pour un résumé et un examen faciles.

Maintenant, je vais juste faire un clic droit sur la colonne d’en-tête Subtotal, et choisir « Sort Order Amount » Summaries Descending.

C’est tout ! Maintenant, vous verrez les états triés par les montants de l’ordre. Rapidement, vous pouvez affiner et comprendre l’entreprise bien mieux grâce à la possibilité de résumer les données.

Qui sont les meilleurs clients ?

Maintenant, nous pouvons créer un résumé similaire pour étudier qui sont nos meilleurs clients. Au lieu de regrouper par état, nous allons cette fois-ci regrouper par le client dans les données de commande.

Tout ce que vous avez à faire est de changer la liste déroulante des catégories de l’État de livraison au Nom du client. En quelques clics, les données basculent pour être organisées et classées par le client au lieu de l’état.

Puis, il suffit de répéter les étapes en faisant un clic droit sur le nom du client et en choisissant Collapse Peer Groups.

Vous voulez essayer une autre façon de visualiser les données ? Au lieu de voir le sous-total par client, étudiez le client par lequel, en moyenne, il passe la plus grosse commande.

C’est tout ! Nous avons réutilisé notre configuration du premier exemple de ce tutoriel et l’avons simplement inversée pour nous concentrer sur le client au lieu de l’état de la livraison.

Quelle unité commerciale a fait le plus de ventes ?

De nouveau, cet exemple ressemblera beaucoup aux deux précédents. Nous avons une colonne d’unité commerciale dans la source de données, et changeons simplement la liste déroulante en Unité commerciale à la place. Maintenant, les résultats des données seront enroulés par l’unité commerciale.

Maintenant, plongeons un peu plus profondément et ajoutons deux niveaux aux données. Sur le côté droit, cliquez à nouveau sur l’ajout d’une catégorie, et cette fois, choisissez le nom du client. Maintenant, remarquez que vous pouvez voir non seulement un résumé au niveau de l’unité commerciale, mais aussi au niveau du client.

C’est tout ! Vous pouvez ajouter plusieurs couches à l’organisation et au résumé de vos données.

Keep Learning

Dans ce tutoriel, vous avez appris à prendre des données et à les organiser et les comprendre dans Apple Numbers. Les feuilles de calcul ne sont pas seulement un moyen de capturer des données, mais peuvent plutôt servir d’outil d’analyse pour comprendre ces données.

Apprenez-en davantage sur la façon dont Numbers, et comment d’autres applications abordent la synthèse des données, avec les tutoriels supplémentaires ci-dessous :

• 
  Numbers
  Démarrer avec Numbers pour iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  Comment utiliser les tableaux croisés dynamiques pour analyser… vos données Excel
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  Comment utiliser les tableaux croisés dynamiques dans Google Sheets (guide ultime)
  Andrew Childress

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