Tout ce que vous devez savoir sur un audit des comptes fournisseurs

Qu’est-ce qu’un audit des comptes fournisseurs ?

Un audit des comptes fournisseurs est une évaluation indépendante des données financières provenant des registres des comptes fournisseurs d’une organisation. Il examine la façon dont les transactions de la comptabilité fournisseurs sont enregistrées et si cela représente une vision précise des opérations de votre entreprise.

Dans de nombreux audits, l’accent est mis sur votre service des comptes fournisseurs. C’est parce qu’il est assez facile d’augmenter le revenu net d’une entreprise en n’enregistrant pas les dettes de fin de période. Cela entraîne de nombreux types de vols et c’est la raison pour laquelle le service des comptes créditeurs est souvent le seul point de mire des audits.

Donc, les stratégies d’audit des comptes créditeurs reposent en grande partie sur les normes d’évaluation des risques de fraude définies par le Conseil des normes d’audit de l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Ceci permet de s’assurer que tous les relevés et factures (ainsi que toute autre dépense ou passif accumulé) sont correctement enregistrés manuellement ou à l’aide d’un logiciel comptable.

Méthodes d’audit

La façon de base d’auditer un service de comptes fournisseurs est de faire correspondre les transactions du grand livre aux chiffres de votre grand livre.

L’exécution de tests de coupure permettra de s’assurer que les transactions de l’année fiscale sont incluses dans vos états financiers de fin d’année. Un audit permet de vérifier que vous avez mis en place un système de contrôle interne qui documente tout avec précision et dans les bons délais.

Il n’y a pas de manière standard d’effectuer un audit des comptes fournisseurs. Généralement, c’est le choix de l’auditeur. La méthode est choisie en fonction de la taille et de la forme d’une entreprise particulière, ainsi que de la minutie souhaitée.

La mise en œuvre de la réglementation sur les GAAP varie selon les États. Certains États permettent aux entreprises publiques de pousser des rapports supplémentaires qui n’ont pas besoin de suivre les normes ou les règles GAAP.

Malgré ces différences, les auditeurs recherchent généralement les mêmes choses, à savoir :

• Complétude
• Exactitude
• Validité
• Conformité des enregistrements
• Divulgation correcte

Ceci confirme si les enregistrements d’une organisation présentent une vue précise de l’entreprise.

Le seul but d’un audit est d’établir un système de contrôle interne efficace. Cela se fait généralement en quatre étapes distinctes.

Les quatre étapes d’un audit AP

Que vous soyez une petite entreprise ou une vaste entreprise, si vos écritures de journal et vos registres bancaires ne correspondent pas, il y aura un problème. Afin d’établir le système de contrôle interne le plus efficace, une piste d’audit est divisée en quatre étapes :

#1) Planification de l’audit

La première étape d’un audit de comptabilité fournisseurs est la phase de planification. Votre entreprise recevra une notification de l’audit et une réunion sera programmée pour discuter des procédures opérationnelles standard (POS). C’est le moment de passer en revue la portée et les objections de l’évaluation et d’établir un plan pour l’évaluation elle-même.

#2) Faire le travail de terrain

Maintenant, il est temps de creuser. L’auditeur va passer plusieurs jours ou semaines à passer au crible les rapports financiers. Il utilise généralement un « test de coupure » pour déterminer l’enregistrement correct d’une transaction dans la bonne période de temps.

Un auditeur examinera des documents comme :

• Bilan comptable
• Check register
• Purchase orders
• Vendor invoices
• General ledger

#3) Rapport d’audit final

Une fois que tout le travail sur le terrain est terminé, les conclusions sont mises dans un rapport d’audit final. Celui-ci résumera les constatations de l’auditeur et son évaluation de ces constatations.

#4) Examen de suivi

Ce n’est pas parce que le rapport a été remis que le travail est terminé. L’étape finale consiste pour l’auditeur à effectuer un examen de suivi. Cela se produit un an plus tard pour s’assurer que toutes les recommandations ont été satisfaites et que les résultats souhaités ont été atteints.

Quels sont les documents de comptes fournisseurs requis ?

Avant que l’audit n’ait lieu, vous devez rassembler tous les documents nécessaires. Plus vous facilitez la tâche à l’auditeur, plus vite cela se passe. Pensez à ce qui suit pour vous aligner sur les normes d’audit :

• Un grand livre détaillé des comptes fournisseurs
• Une analyse des budgets comparés aux rapports de dépenses
• Un examen des contrôles internes
• Documentation de tout passif non enregistré
• Vue d’ensemble des procédures d’audit planifiées
• Une évaluation complète des risques liés aux comptes fournisseurs et aux dépenses
• Un résumé des points faibles possibles des contrôles des comptes fournisseurs
• Documents sur toute enquête sur la fraude

Objectifs de l’audit des comptes fournisseurs

Pendant un audit des comptes fournisseurs, il y a de nombreux objectifs qu’un auditeur cherche à atteindre. Voici quelques-uns des principaux objectifs :

Complétude

La vérification de la complétude est généralement le principal objectif d’un audit des comptes fournisseurs et la partie la plus vitale du processus. Les principales façons dont un auditeur indique si les documents ont été enregistrés et calculés de manière adéquate sont les suivantes :

• Tests de coupure
• Réconciliation
• Pistes d’audit

Une entreprise doit produire ses tests de coupure des états financiers de fin d’année pour les paiements en espèces et les achats de biens et services reçus avant la fin de l’année. Un auditeur utilisera ensuite une piste d’audit pour faire correspondre les paiements aux dettes enregistrées et recherchera tout dossier contenant des documents non appariés.

Validité

Les auditeurs examineront également la validité de vos transactions de comptes fournisseurs et de votre processus d’approvisionnement. Un auditeur tentera d’établir la légitimité d’une transaction en s’adressant aux fournisseurs et aux vendeurs pour une demande de confirmation.

Le nombre et le type de fournisseurs qui reçoivent ces demandes peuvent varier en fonction du type d’entreprise que vous dirigez. La plupart des auditeurs contacteront les fournisseurs et vendeurs réguliers, qu’il y ait un solde impayé ou non.

Il faut également noter que si un auditeur découvre une ou plusieurs factures ouvertes pour un fournisseur, il s’adressera également à un pourcentage de vos partenaires commerciaux.

Compliance

Toutes les transactions de comptes fournisseurs doivent être enregistrées d’une manière spécifique. Lorsqu’un vérificateur cherche à savoir si une entreprise a suivi les principes et procédures comptables généraux, il examine la conformité.

Un audit commence généralement de l’arrière vers l’avant. Un auditeur commencera par vos états financiers de fin d’année qui peuvent inclure des documents tels que :

• Tableaux de flux de trésorerie
• Comptes de résultat
• Balancements

Un auditeur peut également choisir des entrées aléatoires dans votre grand livre pour remonter à leur origine. La piste d’audit de votre entreprise permet à un auditeur de découvrir le cheminement exact d’une transaction. Il peut alors évaluer si les procédures comptables correctes ont été utilisées.

Disclosure

L’étape finale d’un audit de comptabilité fournisseurs consiste à s’assurer que toutes les transactions et activités ont été correctement divulguées. Cela signifie que votre solde à payer doit être enregistré dans vos états financiers de fin d’année.

Un auditeur recherchera la divulgation en inspectant des choses comme le passif courant et les calculs du coût des marchandises. Les transactions inhabituelles peuvent nécessiter des notes de bas de page pour fournir des détails sur ce qui ne peut pas être discerné à partir du simple enregistrement.

En guise de dernière requête, les auditeurs peuvent demander à une entreprise de divulguer une lettre de représentation de la direction obligatoire qui atteste que tous les états financiers représentent pleinement les véritables transactions et achats des comptes fournisseurs.

Préparation à un audit des comptes fournisseurs

Vous ne voulez jamais être pris au dépourvu par un audit des comptes fournisseurs – qu’il s’agisse d’un audit externe ou interne.

Les comptes fournisseurs se trouvent au bilan d’une entreprise en tant que passif. Il représente la dette à court terme et l’argent dû aux fournisseurs et aux créanciers et indique le nombre de factures de fournisseurs qui ont été enregistrées (mais pas encore payées).

Les principes comptables généralement acceptés varieront selon la région, donc la première étape de la planification d’un audit est de prévoir une réunion dès que possible pour discuter de ce dont vous avez besoin.

Considérez les principaux objectifs de l’entreprise et les questions suivantes lors de l’examen de vos processus de comptabilité fournisseurs :

• Comment évaluons-nous les nouveaux fournisseurs ?
• Qui reçoit les rapports de budget et de dépenses ?
• Les bons de commande sont-ils numériques, papier ou les deux ?
• Quel est notre budget annuel de dépenses ?
• Est-ce qu’il y a une solution logicielle de comptabilité fournisseurs en place ?
• Est-ce qu’il y a une politique pour assurer la documentation de tous les comptes fournisseurs ?
• Est-ce que les achats par carte de crédit sont enregistrés ?
• Est-ce que les achats sont limités aux fournisseurs approuvés ?

Rappellez-vous, il est essentiel que vous établissiez des critères importants avant que l’audit ait lieu.

Calculez votre taux de rotation des comptes fournisseurs

Une façon rapide de vous préparer à un audit des comptes fournisseurs est de calculer votre taux de rotation des comptes fournisseurs. Il s’agit d’un calcul de liquidité à court terme qui est utilisé pour quantifier le taux auquel une entreprise rembourse ses fournisseurs.

Le ratio de rotation des comptes fournisseurs est calculé en prenant le total des achats effectués auprès des fournisseurs (c’est-à-dire le coût des ventes) et en le divisant par le montant moyen des comptes fournisseurs pendant la même période.

Taux de rotation des comptes fournisseurs = Total des achats des fournisseurs / Moyenne des comptes fournisseurs

Passifs négatifs des comptes fournisseurs

Si une entreprise paie plus que le montant requis ou facturé, c’est considéré comme un trop-perçu et est documenté comme un passif négatif sur le bilan. Cela se produit souvent si une entreprise a été facturée deux fois ou a envoyé des paiements en double.

Les passifs négatifs sont généralement de petits montants qui finissent par être agrégés à d’autres passifs. Ils apparaissent souvent comme un crédit dans votre grand livre des comptes fournisseurs, qu’une entreprise peut utiliser pour compenser les paiements futurs aux fournisseurs.

Techniquement parlant, un passif négatif est considéré comme un actif de l’entreprise et donc, devrait être classé comme une dépense prépayée.

Automatiser un audit des comptes fournisseurs

Un audit traditionnel des comptes fournisseurs est assez lourd. Il implique de passer au crible des piles de documents, de notes de frais, de vieux reçus, etc. Un audit manuel est très inefficace, coûteux et prend beaucoup de temps. C’est particulièrement le cas si votre entreprise a un volume élevé de transactions.

Heureusement, la plupart des tâches d’audit correctif des comptes fournisseurs ont été automatisées grâce à divers types de logiciels de comptes fournisseurs.

Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs ?

Stockage et gestion des données

La bonne plateforme aidera également une organisation à stocker les données. Cela peut être particulièrement utile si votre entreprise traite de nombreux types de transactions. Cela permet à un auditeur de travailler plus rapidement et plus efficacement.

Un logiciel PA conservera des données importantes comme :

• Fichiers fournisseurs
• Historique des transactions
• Nom de la société
• Bons de commande
• Numéros de facture
• Données de carte de crédit
• Rapports de dépenses
• Nouveaux fournisseurs
• Et plus…

De nombreux types de logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs permettront à une entreprise de configurer des champs personnalisés. Cela garantit que vous recueillez toujours les données dont vous avez besoin avant un audit AP.

Lorsque votre entreprise passe à un processus de paiement géré par un logiciel, celui-ci sert de référentiel massif pour toutes vos données financières en un seul endroit.

Faciliter un audit

La facturation et les paiements électroniques signifient qu’un auditeur ne cherche jamais une aiguille dans une botte de foin. Ils ont tout ce dont ils ont besoin à portée de main et peuvent vous lâcher en un rien de temps.

Donner à un auditeur un accès en « lecture seule » aux documents critiques signifie que le travail est fait en quelques heures, plutôt qu’en semaines. C’est une grande différence !

Tracer et surveiller les documents

Admettez-le ! Le papier est l’antithèse de l’efficacité, c’est pourquoi il est en train de disparaître complètement des entreprises. Le papier n’offre qu’une illusion de contrôle. Avec l’assaut de la technologie cloud, la menace de tout perdre lorsque « le disque dur se plante » n’est plus une réalité.

Lorsqu’on a affaire à du papier, les documents sont plus difficiles à suivre, à surveiller, à mesurer et à organiser (pour n’en citer que quelques-uns). Les documents peuvent être égarés, déchiquetés, volés, détruits, etc. Le papier rend le processus de facturation et de paiement moins visible et plus difficile à suivre.

Détecter la fraude et atténuer les risques

Une étude réalisée en 2016 par l’Association of Certified Fraud Examiners a révélé que les organisations perdent en moyenne 5 % de leurs revenus annuels chaque année en raison de la fraude.

Les comptes fournisseurs sont très vulnérables au vol et l’utilisation d’un logiciel facilite leur détection. Une solution de comptabilité fournisseurs attrape les inexactitudes matérielles, les factures qui ont été trafiquées, et d’autres choses du genre :

• Factures en double ou photocopiées
• Factures inférieures aux montants approuvés
• Vendeurs ou fournisseurs avec des boîtes postales
• Factures avec des montants en dollars arrondis
• Documents avec des informations manquantes

Un système de facturation électronique est l’un des moyens les plus rapides et les plus efficaces de lutter contre la fraude car il y a beaucoup moins de place pour l’erreur humaine.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité fournisseurs revient à présenter une troisième paire d’yeux pour les contrôles et les équilibres de votre entreprise. Il organise proprement les informations critiques et signale immédiatement tout ce qui n’est pas en ordre.

En outre, l’automatisation permettra de construire une piste d’audit qui ne peut pas être égarée, perdue, volée ou déchiquetée. Un logiciel intelligent signifie que vos données AP sont toujours dans un seul et même endroit. Complètement protégées.

Plus une entreprise peut numériser les tâches AP, moins elle risque d’être surprise par un audit négatif. Les procédures automatisées offrent un niveau de sécurité supplémentaire. C’est une piste d’audit instantanée qui facilite la recherche de documents et rend plus difficile leur falsification.

Pourquoi ai-je besoin d’un audit des comptes fournisseurs ?

Il existe un million de raisons pour lesquelles une entreprise devrait s’intéresser à un audit des comptes fournisseurs, qu’il soit interne ou externe. Un audit des comptes fournisseurs est une arme essentielle contre la fraude et l’inexactitude.

Un audit ne doit pas vous effrayer si vous n’avez rien fait de mal. Il s’agit d’un examen indépendant et systématique des dossiers de comptabilité fournisseurs d’une entreprise pour s’assurer que tout est documenté correctement.

Même si le résultat est négatif, il faut le prendre comme une expérience d’apprentissage sur la tenue de dossiers plus serrés et le maintien d’une détection diligente des fraudes. Un audit AP concerne davantage l’évaluation des risques et est un processus qui doit être apprécié.

Vérification des comptes fournisseurs aux États-Unis

Aux États-Unis, l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) guide les procédures de vérification des comptes fournisseurs et établit les normes sur la façon dont elles doivent être menées.

Selon l’État, la plupart des vérifications des comptes fournisseurs ne sont pas facultatives. La loi Sarbanes-Oxley en 2002 a été établie pour exiger que toutes les entreprises soumettent leurs dossiers à un tiers pour un examen externe.

Il est alors de la responsabilité de l’auditeur de s’assurer que tous les dossiers de l’entreprise adhèrent aux principes comptables généralement reconnus, autrement appelés GAAP.

L’objectif d’un audit AP est d’atteindre quatre repères importants. Ce sont :

1. Présenter correctement les documents. Cela comprend les états financiers et les relevés bancaires de fin d’année.
2. Assurer une conformité complète et totale des comptes fournisseurs en alignement avec les PCGR.
3. Vérifier la légitimité et l’exactitude de toutes les transactions.
4. Examiner toutes les données des comptes fournisseurs et rapprocher chaque transaction pour l’année.

Un audit rationalisé des comptes fournisseurs permettra de détecter les fraudes, les paiements en double, les paiements en trop et les passifs non enregistrés. Lorsqu’ils ne sont pas détectés, ces types de risques peuvent nuire à la longévité et au succès de votre entreprise.

Un audit des comptes fournisseurs correctement mené est essentiel pour la santé financière de votre entreprise et la performance de votre service des comptes fournisseurs. L’utilisation des bonnes procédures permet de garantir que les finances de votre organisation sont transparentes, précises et exemptes de fraudeurs.

L’avenir des audits de comptes fournisseurs

L’avenir des audits de comptes fournisseurs réside dans la technologie. Les lois continueront à changer et les attentes ne cesseront d’augmenter. Plus les industries et les entreprises adoptent l’automatisation, plus les gouvernements en viendront à s’y attendre.

Il est important de s’y mettre dès maintenant avec les bons outils nécessaires pour se préparer. Avec un département AP solide et le bon logiciel, il n’y a plus à craindre les procédures comptables.

Le passage au numérique rend le processus d’audit plus rapide, plus facile et moins cher. Plus important encore, cela donne à une entreprise plus d’espace pour poursuivre une stratégie progressive et planifier ses projets futurs.