8 alapvető dolog a szervezeted eseti nyilatkozatához

Az adománygyűjtési erőfeszítéseid egy kiváló eseti nyilatkozat szilárd alapjain állnak? Az összes dokumentum közül, amelyet egy szervezet az adománygyűjtés támogatására használ, az eseti nyilatkozat az egyik legfontosabb.

Az eseti nyilatkozatot (vagy támogatási érvet) egy nonprofit szervezet az adományozókkal folytatott minden kommunikáció és kérés alapjául használja. Mint az adománygyűjtés elsődleges eszközének, a nonprofit szervezet eseti nyilatkozatának szakszerűnek és pontosnak kell lennie; egy két-tíz oldalas (vagy szükség szerint több) dokumentumnak, amely megragadja az olvasó figyelmét, és amely lehet olyan egyszerű, mint egy adatlap, vagy olyan bonyolult, mint egy mappa, alátámasztó táblázatokkal, fényképekkel és költségvetésekkel.

Egy briliáns esettanulmány természetesen adományozó-központú lesz, adományozóknak és potenciális adományozóknak írva, olyan érveléssel és nyelvezettel, amely rezonál a célközönségre.

Az esettanulmány felhasználása

Minden nonprofit szervezet tudja, hogy egy esettanulmány milyen kritikus jelentőségű lehet, amikor magas szintű adományozókat és potenciális ügyfeleket keres meg, vagy új programokra és kampányokra gyűjt pénzt. De nem minden ügynökség vagy szervezet van tisztában azzal, hogy ez a rövid, meggyőző érvelés mennyire fontos a folyamatos adománygyűjtési erőfeszítéseikben.

A jól megírt esettanulmány részletei, sőt a teljes dokumentum is sokféleképpen felhasználható az adománygyűjtés forgatókönyvében. Például:

• A potenciális adományozókkal folytatott beszélgetés során egy meggyőző eseti nyilatkozat egy példánya még jóval a megbeszélés befejezése után is bemutatja a támogatás mellett szóló érveket.
• Az eseti nyilatkozatot be lehet illeszteni egy támogatási kérelembe a kérelem indoklásaként.
• A közvetlen postai vagy e-mail kampányok esetében az üzenet tükrözheti az eseti nyilatkozatot, és közvetlen postai küldemények esetében megvilágíthatja a felhívó levélhez mellékelt példányt.
• A szervezetek használhatják eseti nyilatkozatukat a honlapjukon.
• Az eseti nyilatkozat informális forgatókönyvként működik a leendő adományozókkal való telefonáláskor; az összes fontos pont egyetlen könnyen hozzáférhető dokumentumban van összegyűjtve.
• Az esettanulmány egy-két oldalra csökkentett, tömörített változata adományozók felkutatásakor kézzel fogható.

A kivételes esettanulmányok érzelmileg megragadó történetek keverékét tartalmazzák; szívmelengető, az elvégzett munkáról szóló beszámolók, hideg, kemény tényekkel párosulva, amelyek igazolják a szervezet állítását, miszerint a szervezet a változás erejét képviseli.

Egy meggyőző esettanulmánynak számos alapeleme van, de nincsenek szigorú szabályok arra vonatkozóan, hogy ezeknek az elemeknek milyen sorrendben kell megjelenniük. A mélyen magával ragadó bevezetés kivételével minden esetmegbeszélés egyedi, és úgy kell felépíteni, ahogyan annak a nonprofit szervezet számára értelme van.

A kiemelkedő esetmegbeszélés alapelemei

1. A bevezetés: A kivételes esetismertetések mindig egy történettel kezdődnek. Érje el, hogy az olvasó érzelmileg kötődjön a nonprofit szervezetéhez, a személyes kapcsolat megteremtéséhez használja a történetmesélést.

Egy érzelmi nyitány már az elején magával ragadhatja a közönséget, ezért használja ezeket a bevezető bekezdéseket arra, hogy átvezesse adományozóit és érdeklődőit a dokumentum további részébe. Ha a nyitófejezet inspiráló és érzelmekkel teli, megragadja az olvasó figyelmét.

2. A küldetés és a jövőkép: A szervezet küldetésnyilatkozatának felvázolása választ ad a “Miért létezünk?” kérdésre, és a nonprofit szervezet jövőjére vonatkozó merész és bátor jövőkép megfestése nem hagy kétséget afelől, hogy “Miért érdekel minket?”.

A szervezet küldetésének és jövőképének magabiztos bemutatásával azt üzeni az olvasónak, hogy törődnie kell vele, mert a küldetés és a jövőkép számít.

3. A történelem: Foglalja össze, hogyan kezdődött minden. A nonprofit szervezeted megalapításától kezdve az eddig elvégzett munkáig. Tartalmazza a filozófiát, azokat a kulcsfontosságú értékeket és meggyőződéseket, amelyek a szervezet megközelítését vezérlik a küldetésében megfogalmazott igények megválaszolásában és a szolgáltatások nyújtásában.

4. Magyarázza el a munkát: Adományozóinak, támogatóinak és kilátogatóinak tudniuk kell az elvégzett fontos munkáról. Melyek azok a programok és szolgáltatások, amelyekben a nonprofit szervezet jelenleg részt vesz, és melyek a folyamatos követelmények, hogy ezek a szolgáltatások továbbra is rendelkezésre álljanak.

5. Sikerek és eredményeken alapuló bizonyítékok: Itt kapcsolódnak össze az adatok és a történetmesélés, az életek változásáról szóló történetekben, a sikerekről szóló beszámolókban, azokban, akiknek a szervezet segített.

Táblázatok és grafikonok segítségével szemléltesse az állításait alátámasztó számokat, és mérje a nonprofit szervezet hatását a működési területén.

6. Pénz és finanszírozás: Az álmok és víziók megvalósítása mind pénzbe kerül. Azzal, hogy elmondja az adományozóknak, miért van szükség a finanszírozásra, és milyen eredményeket fog elérni, meghívja őket, hogy legyenek részesei a víziónak.

Az esettanulmány megmutatja az olvasónak, hogy miért kellene támogatnia a szervezetét, és választ ad a nyilvánvaló kérdésekre. Miért pont én? Miért pont most? Tartsa szem előtt, hogy az emberek azért adakoznak, mert változást akarnak elérni; valami epikus dolog részesei akarnak lenni.

7. Vizuális eszközök: Ne zsúfolja tele az eseti nyilatkozatát tömör szövegtömbökkel. Teremtsen vizuális hangsúlyt a növekedést bemutató diagramokkal, grafikonokkal vagy térképekkel. Használjon gondosan válogatott képeket a szervezetéről munka közben, és magával ragadó képeket azokról a kedvezményezettekről, akiknek a nonprofit szervezet segített.

8. Kiemelések: Van valami, ami kiemelkedik nonprofit szervezetének javára? A szervezet nemrégiben nyert valamilyen díjat? Bármi más, ami a nonprofit szervezetet reflektorfénybe helyezi? A közelmúltban megjelent sajtóközlemények vagy cikkek, nyilvános elismerésben részesült események stb.

Az esettanulmány megírásakor az a cél, hogy olyan vonzó jövőképet alkosson, amely az olvasóban valódi vágyat ébreszt arra, hogy részese legyen a küldetésnek. Megvalósítja ezt az esettanulmánya? Az olvasóit inspiráló támogatási indoklás nyerő eszköz lesz a nonprofit szervezet számára.