Automatikus aláírás hozzáadása Microsoft Word dokumentumhoz

A valódi aláírást semmi sem fogja helyettesíteni, de a mai digitális világban az elektronikus aláírás elterjedt és egyszerű. A megállapodások és szerződések aláírásakor használhat speciális szoftvereket, de a Microsoft Word is segíthet.

Egy üres aláírási sort adhat hozzá több jogi dokumentumhoz, vagy létrehozhat egy AutoText elemet a valódi aláírásának képéből. Mindkettő könnyen megvalósítható, és egy kis szabadságot biztosít, függetlenül attól, hogy a dokumentum elektronikusan kerül-e terjesztésre. Ebben a cikkben bemutatom, hogyan lehet mindkét módszert megvalósítani.

Felvilágosítás: A TechRepublic jutalékot kaphat az ezen az oldalon bemutatott egyes termékekből. A TechRepublic és a szerző nem kapott kompenzációt ezért a független felülvizsgálatért.

TÖBBET TUDNI: Office 365 for business

Egyik módszer sem biztonságos eljárás, és nem helyettesíti a titkosított digitális aláírást, amelyhez hitelesítésre van szükség – ami egy teljesen más dolog.

A bemutatóhoz töltsön le egy Word levélsablont, vagy bármely Word-dokumentummal dolgozhat. Itt nincs demófájl letöltés, mert nem lesz rá szüksége. Ezt a funkciót a régebbi .doc formátum nem támogatja, és mindkét aláírási technikát támogatja a böngészős kiadás.

Lássuk: 52 Excel tipp, amit minden felhasználónak el kell sajátítania (TechRepublic)

Hogyan adjunk hozzá üres aláírási sort a Wordben

Ha a dokumentumot ki akarjuk nyomtatni, akkor egy aláírási sor beillesztésével gyorsan hozzáadhatunk minden lényeges információt, ami a valódi aláíráshoz tartozik. Ezzel hozzáad egy helyet a dokumentum aláírásához, és egyéb információkat is tartalmaz, például a címet, az e-mail címet, a telefonszámot és így tovább. Ez a funkció hasznos a nyomtatványoknál, de kevésbé hasznos egy közönséges levélnél.

Az aláírási sor hozzáadásához egy dokumentumhoz a következőképpen járjon el:

1. Kattintson a Beszúrás lapra, majd a Szöveg részben az Aláírási sor lehetőségre.
2. A megjelenő párbeszédpanelen adja meg az aláírás adatait, például a nevet, címet stb. (A ábra). Az utasítások mezőben még segítséget is megadhat az aláírónak, például “Kérjük, írja alá itt” vagy a jól ismert “X” jelet.
3. Kattintson az OK gombra az aláírási sor beszúrásához.

A ábra

Amint a B ábrán látható, az első oldalon nincs elég hely, ezért a Word a teljes aláírási sort a második oldalra teszi. Ez nem biztos, hogy megtörténik veled, de ha mégis, távolíts el néhány üres sort az előző oldalról, hogy az aláírást arra az oldalra húzd. Ha ez nem lehetséges, akkor az utolsó bekezdést vagy az utolsó néhány sort helyezze át az aláírási sor oldalára. Ne akarja, hogy az aláírási sor önmagában egy oldalon legyen. Miután szükség esetén finomított az elhelyezésen (C ábra), készen áll a mentésre, nyomtatásra és terjesztésre.

B ábra

A demófájlhoz egy sablonlevelet használtunk, de valószínűleg jogi dokumentumoknál és így tovább, nem pedig egyszeri leveleknél fogja használni ezt a funkciót. Függetlenül attól, hogy hogyan használja ezt a funkciót, valakinek még mindig ténylegesen alá kell írnia a dokumentumot. Nézzünk meg egy olyan lehetőséget, amely kiküszöböli ezt a szükségletet.

C ábra

Hogyan illeszthetünk be képi aláírást automatikus szövegként a Wordben

Az aláírás képének hozzáadása egyszerű módja annak, hogy kiküszöböljük a tényleges aláírás szükségességét. Csak nyomtassa ki, és már mehet is. Természetesen óvatosnak kell lennie, hogy kivel osztja meg ezt a képességet, és hogy ez jogilag kötelező érvényű-e, azt Önnek kell eldöntenie, ha ez fontos Önnek.

Az első dolog, amire szüksége van, az a kézzel írt aláírása grafikus fájlként. Írja az aláírását egy papírlapra, majd szkennelje be vagy fényképezze le, és mentse el az egyik grafikus fájlformátummal: .bmp, .gif, .jpg vagy .png.

A képfájlt a Wordben a Beszúrás lapra kattintva, majd az Illusztráció csoportban a Képek menüpontot választva illessze be. Válassza ki az eszközt, keresse meg a fájlt, majd kattintson a Beszúrás gombra. Szükség esetén módosítsa a méretét és vágja ki a képet, hogy eltávolítsa a nagy mennyiségű fehér teret (hátteret). Ezután adjon meg minden további szöveget, például a nyomtatott nevet és a címet. Ha minden megvan, amire az aláíráshoz szüksége van, ideje AutoText elemmé alakítani.

Kijelölje a grafikát és a kiegészítő szöveget, majd tegye a következőket:

1. Kattintson a Beszúrás lapra, majd a Szöveg csoportban a Gyors alkatrészek elemre.
2. Válassza a Kiválasztás mentése a Gyors rész galériába lehetőséget.
3. A megjelenő párbeszédpanelen adjon nevet az AutoText elemnek.
4. A többi beállítás az Ön munkakörülményeitől függ. Például különböző aláírásokat menthet különböző sablonfájlokkal. Példánk esetében tartsa meg az összes alapértelmezett beállítást (D ábra).
5. Kattintson az OK gombra.

D ábra

Most, hogy az AutoText aláíráselem létezik, bármikor bárhová beszúrhatja. Kattintson a Gyors alkatrészek gombra, és válassza ki az elemet a galériából (E ábra). Mivel megtartottuk az alapértelmezett beállításokat, ez az AutoText elem a Normál sablonon alapuló összes dokumentumban elérhető.

E ábra

Maradjon hangolva

Ha gyakran használja ezt az AutoText elemet, érdemes létrehoznia egy billentyűparancsot, hogy néhány kattintást megspóroljon. Egy következő cikkben megmutatom, hogyan teheti ezt meg.

Még lásd

• Mit tartalmaz a Windows 10 19H2 a vállalkozások számára? (TechRepublic)
• Windows 10: Puskázó táblázat (TechRepublic)
• 20 profi tipp, hogy a Windows 10 úgy működjön, ahogyan szeretné (ingyenes PDF) (TechRepublic)
• A Windows 10 biztonsága: Útmutató üzleti vezetőknek (TechRepublic Premium)
• A Microsoft átadja az első Windows 10 Fast Ring buildet az új fejlesztési ágból (ZDNet)
• 6 egyszerű biztonsági változtatás, amit minden Windows 10 felhasználónak el kell végeznie (CNET)
• További kötelezően olvasandó Microsoft tippek és hírek (TechRepublic on Flipboard)