Minden, amit a számviteli ellenőrzésről tudni kell

Mi az a számviteli ellenőrzés?

A fizetendő számlák auditja a szervezet fizetendő számlák nyilvántartásából származó pénzügyi adatok független értékelése. Azt vizsgálja, hogy az AP tranzakciókat hogyan rögzítik, és hogy azok pontos képet adnak-e az üzleti műveletekről.

Sok audit során a fő fókuszban a fizetendő számlák osztálya áll. Ez azért van így, mert elég könnyű növelni egy vállalat nettó jövedelmét azzal, hogy nem rögzítik a végtörlesztési kötelezettségeket. Ez sokféle lopást eredményez, és ez az oka annak, hogy az AP gyakran a könyvvizsgálatok kizárólagos fókuszában áll.

A számviteli kötelezettségek könyvvizsgálati stratégiái tehát nagymértékben támaszkodnak az Amerikai Könyvvizsgálók Intézetének (AICPA) könyvvizsgálati standardok testülete által meghatározott csalási kockázatértékelési standardokra.

Ez biztosítja, hogy minden kimutatást és számlát (valamint minden egyéb felhalmozott kiadást vagy kötelezettséget) megfelelően rögzítsenek kézzel vagy könyvelési szoftverrel.

A könyvvizsgálat módszerei

A szállítói számlaosztály ellenőrzésének alapvető módja a főkönyvi tranzakciók és a főkönyvben szereplő számadatok összevetése.

A levágási tesztek lefuttatása biztosítja, hogy az üzleti év tranzakciói szerepelnek-e az év végi pénzügyi kimutatásokban. Az ellenőrzés azt ellenőrzi, hogy létrehoztál-e egy olyan belső ellenőrzési rendszert, amely mindent pontosan és a megfelelő határidőn belül dokumentál.

Nincs szabványos módja az AP-ellenőrzés elvégzésének. Általában az auditor választása szerint történik. A módszert az adott vállalkozás mérete és formája, valamint a kívánt alaposság alapján választják ki.

A GAAP-szabályok végrehajtása államonként eltérő. Egyes államok lehetővé teszik az állami vállalatok számára, hogy olyan extra jelentéseket nyomjanak, amelyeknek nem kell követniük a GAAP-szabványokat vagy -szabályokat.

Ezek a különbségek ellenére a könyvvizsgálók általában ugyanazokat a dolgokat keresik, amelyek közé tartoznak:

• Teljesség
• pontosság
• érvényesség
• A nyilvántartások megfelelősége
• Megfelelő közzététel

Ez azt igazolja, hogy a szervezet nyilvántartásai pontos képet mutatnak-e az üzletről.

Az ellenőrzés egyetlen célja a hatékony belső kontrollrendszer kialakítása. Ez jellemzően négy különálló szakaszban történik.

Az AP audit négy szakasza

Függetlenül attól, hogy kisvállalkozásról vagy hatalmas vállalatról van szó, ha a naplóbejegyzések és a banki nyilvántartások nem egyeznek, akkor probléma lesz. A leghatékonyabb belső ellenőrzési rendszer kialakítása érdekében az ellenőrzési nyomvonal négy szakaszra oszlik:

#1) Az ellenőrzés ütemezése

Az AP-ellenőrzés első szakasza a tervezési szakasz. Vállalkozása értesítést kap az auditról, és megbeszélést szerveznek a szabványos működési eljárások (SOP) megvitatására. Ez az az idő, amikor átbeszéljük az értékelés hatókörét és kifogásait, és kidolgozzuk magának az értékelésnek a tervét.

#2) A terepmunka elvégzése

Most itt az ideje, hogy beleássuk magunkat. Az auditor több napot vagy hetet fog eltölteni a pénzügyi beszámolók átvizsgálásával. Általában egy “elhatárolási tesztet” alkalmaznak annak megállapítására, hogy egy ügyletet helyesen rögzítettek-e a megfelelő időszakban.

A könyvvizsgáló átnézi az olyan dokumentumokat, mint például:

• mérleg
• Számlák nyilvántartása
• Beszerzési megbízások
• Beszállítói számlák
• Főkönyv

#3) Végső könyvvizsgálati jelentés

Amikor minden terepmunka befejeződött, a megállapításokat egy végső könyvvizsgálati jelentésbe foglalják. Ez összefoglalja a könyvvizsgáló megállapításait és a megállapítások értékelését.

#4) Utóvizsgálat

Az, hogy a jelentést beadták, még nem jelenti azt, hogy a munka véget ért. Az utolsó lépés az, hogy az auditor utóvizsgálatot végez. Erre egy évvel később kerül sor, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden ajánlást teljesítettek és a kívánt eredményeket elérték.

Milyen számviteli bizonylatokra van szükség?

Az ellenőrzés előtt össze kell gyűjtenie az összes szükséges dokumentumot. Minél könnyebbé teszi a könyvvizsgáló számára, annál gyorsabban megy. Vegye figyelembe a következőket, hogy igazodjon az auditálási standardokhoz:

• Egy részletes AP főkönyv
• A költségvetések elemzése a költségjelentésekkel összehasonlítva
• A belső kontrollok áttekintése
• A nyilvántartásba nem vett kötelezettségek dokumentálása
• A tervezett ellenőrzési eljárások áttekintése
• Egy a fizetendő számlák és kiadások átfogó kockázatértékelése
• A fizetendő számlák ellenőrzésének lehetséges gyenge pontjainak összefoglalása
• A fizetendő számlák ellenőrzésének lehetséges gyenge pontjainak dokumentálása

A fizetendő számlák ellenőrzésének céljai

A fizetendő számlák ellenőrzése során, számos olyan célkitűzés van, amelynek a könyvvizsgáló meg akar felelni. Íme néhány a legfontosabb célok közül:

Teljesség

A teljességre irányuló ellenőrzés jellemzően a fő cél egy AP audit során, és a folyamat legfontosabb része. A könyvvizsgáló elsősorban a következő módokon keresztül jelzi, hogy a bizonylatokat megfelelően rögzítették és kiszámították-e:

• Átvételi tesztek
• Egyeztetés
• A könyvvizsgálati nyomvonalak

A vállalkozásnak az év végéig el kell készítenie a készpénzkifizetések és az áruk és szolgáltatások beszerzésének év végi pénzügyi kimutatásainak átvételi tesztjeit. A könyvvizsgáló ezután egy ellenőrzési nyomvonal segítségével összeveti a kifizetéseket a nyilvántartott fizetési kötelezettségekkel, és keresni fog minden olyan fájlt, amely nem megfelelő dokumentumokat tartalmaz.

Érvényesség

A könyvvizsgálók a fizetendő számlák tranzakcióinak és a beszerzési folyamatnak az érvényességét is vizsgálni fogják. A könyvvizsgáló úgy próbálja majd megállapítani egy tranzakció jogszerűségét, hogy megerősítési kérelemmel fordul a szállítókhoz és beszállítókhoz.

Az ilyen megkereséseket kapó szállítók száma és típusa az Ön által vezetett vállalkozás típusától függően változhat. A legtöbb könyvvizsgáló felveszi a kapcsolatot a rendszeres beszállítókkal és szállítókkal, függetlenül attól, hogy van-e fennálló egyenlegük vagy sem.

Azt is meg kell jegyezni, hogy ha egy könyvvizsgáló egy vagy több nyitott számlát fedez fel egy szállítóval kapcsolatban, akkor az üzleti partnerei egy részét is meg fogja keresni.

Compliance

Minden szállítói tranzakciót meghatározott módon kell rögzíteni. Amikor egy könyvvizsgáló azt vizsgálja, hogy egy vállalkozás betartotta-e az általános számviteli elveket és eljárásokat, akkor a megfelelőséget vizsgálja.

A könyvvizsgálat általában hátulról indul elölről. A könyvvizsgáló az év végi pénzügyi kimutatásokkal kezdi, amelyek olyan dokumentumokat tartalmazhatnak, mint:

• Pénzforgalmi kimutatások
• Eredménykimutatások
• Mérlegek

A könyvvizsgáló a főkönyve véletlenszerű bejegyzéseit is kiválaszthatja, hogy visszavezesse őket eredetükig. Vállalata ellenőrzési nyomvonala lehetővé teszi a könyvvizsgáló számára, hogy felfedezze egy tranzakció pontos útját. Ezután értékelni tudja, hogy a helyes számviteli eljárásokat alkalmazták-e.

Tájékoztatás

Az AP-ellenőrzés utolsó lépése annak biztosítása, hogy minden tranzakciót és tevékenységet megfelelően közzétettek. Ez azt jelenti, hogy a fizetendő egyenleget fel kell tüntetni az év végi pénzügyi kimutatásokban.

A könyvvizsgáló olyan dolgok vizsgálatával keresi a közzétételt, mint a folyó kötelezettség és az áruköltség-számítások. A szokatlan ügyletekhez lábjegyzetekre lehet szükség, hogy részletezze azt, ami az egyszerű nyilvántartásból nem derül ki.

Végső kérésként a könyvvizsgálók kérhetik a vállalkozástól, hogy tegyen közzé egy kötelező vezetői megbízólevelet, amely tanúsítja, hogy minden pénzügyi kimutatás teljes mértékben tükrözi a valós, fizetendő számlákkal kapcsolatos tranzakciókat és beszerzéseket.

Felkészülés a fizetendő számlák ellenőrzésére

Nem szeretné, ha soha nem érné váratlanul egy AP ellenőrzés – akár külső, akár belső ellenőrzésről van szó.

A kötelezettségek a vállalat mérlegében kötelezettségként szerepelnek. A szállítókkal és hitelezőkkel szembeni rövid lejáratú tartozást és pénzösszeget jelenti, és a már nyilvántartott (de még ki nem fizetett) szállítói számlák számát jelzi.

Az általánosan elfogadott számviteli elvek régiónként eltérőek, ezért az első lépés az audit tervezésében az, hogy minél előbb megbeszéljük, mire van szükség.

Az AP-folyamatok felülvizsgálatakor vegye figyelembe a fő vállalati célokat és a következő kérdéseket:

• Hogyan értékeljük az új beszállítókat?
• Ki kapja meg a költségvetési és költségjelentéseket?
• A beszerzési rendelések digitálisak, papíralapúak vagy mindkettő?
• Milyen éves költségkeretünk van?
• Létezik-e AP szoftveres megoldás?
• Van-e szabályzat az összes kifizetés dokumentálásának biztosítására?
• Rögzítik-e a hitelkártyás vásárlásokat?
• A vásárlások engedélyezett szállítókra korlátozódnak?

El ne feledje, hogy az ellenőrzés előtt fontos kritériumokat kell megállapítani.

Kalkulálja ki a fizetendő számlák forgalmát

Az AP auditra való felkészülés egyik gyors módja a fizetendő számlák forgalmi arányának kiszámítása. Ez egy rövid távú likviditási számítás, amelyet annak számszerűsítésére használnak, hogy egy vállalkozás milyen ütemben fizeti ki a szállítóit.

A szállítói átfutási arányt úgy számítják ki, hogy a szállítóktól történt összes beszerzést (azaz az értékesítés költségét) elosztják az ugyanezen időszak alatti átlagos szállítói kötelezettségek összegével.

Kötelezettségek forgalma = Összes szállítói beszerzés / Átlagos szállítói kötelezettségek

Kötelezettségek negatív kötelezettségek

Ha egy vállalkozás a szükséges vagy kiszámlázott összegnél többet fizet ki, azt túlfizetésnek tekintik, és negatív kötelezettségként dokumentálják a mérlegben. Ez gyakran akkor fordul elő, ha egy vállalat kétszer kapott számlát, vagy kétszeres kifizetéseket küldött ki.

A negatív kötelezettségek jellemzően olyan kis összegek, amelyek végül más kötelezettségekbe tömörülnek. Gyakran hitelként jelennek meg a szállítói könyvelésben, amelyet a vállalat a szállítóknak történő jövőbeli kifizetések ellentételezésére használhat.

Technikailag a negatív kötelezettség a vállalat eszközének minősül, és így előre fizetett költségként kell besorolni.

A fizetendő számlák ellenőrzésének automatizálása

A hagyományos AP ellenőrzés meglehetősen nehézkes. Papírhalmok, költségjelentések, régi bizonylatok stb. átvizsgálásával jár. A kézi auditálás rendkívül gazdaságtalan, költséges és időigényes. Ez különösen akkor igaz, ha vállalkozása nagy mennyiségű tranzakcióval rendelkezik.

Szerencsére a legtöbb javító AP auditálási feladatot automatizálták a különböző típusú könyvelési szoftverek segítségével.

Miért érdemes az AP automatizálás?

Adattárolás és -kezelés

A megfelelő platform segít egy szervezetnek az adatok tárolásában is. Ez különösen hasznos lehet, ha vállalkozása számos tranzakciótípussal foglalkozik. Ez lehetővé teszi a könyvvizsgáló számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban dolgozzon.

AAP szoftverek megőrzik a fontos adatokat, mint például:

• Beszállítói fájlok
• Tranzakciótörténet
• Cégnév
• Beszerzési megbízások
• Számlaszámok
• Hitelkártyaadatok
• Költségjelentések
• Új beszállítók
• És még sok más…

Az AP automatizálási szoftverek számos típusa lehetővé teszi a vállalkozás számára az egyéni mezők beállítását. Ez biztosítja, hogy mindig összegyűjtse a szükséges adatokat az AP audit előtt.

Amikor cége áttér a szoftveren keresztül futó fizetési folyamatra, az egy helyen lévő összes pénzügyi adat hatalmas tárházaként szolgál.

A könyvvizsgálat megkönnyítése

Az elektronikus számlázás és az elektronikus kifizetések azt jelentik, hogy az ellenőr soha nem keres tűt a szénakazalban. Minden, amire szükségük van, ott van a kezükben, és pillanatok alatt eltűnhetnek a szemed elől.

A könyvvizsgálónak “csak olvasási” hozzáférést biztosítva a kritikus dokumentumokhoz, a munka hetek helyett órák alatt elvégezhető. Ez nagy különbség!

Dokumentumok nyomon követése és nyomon követése

Adja meg! A papír a hatékonyság ellentéte, ezért is szorul ki teljesen az üzleti életből. A kizárólag papíralapú nyomtatás a kontroll illúzióját nyújtja. A felhőtechnológia térhódításával már nem fenyeget az a veszély, hogy minden elveszik, ha “a merevlemez összeomlik”.

A papíralapú nyilvántartásokat nehezebb nyomon követni, ellenőrizni, mérni és rendszerezni (hogy csak néhányat említsek). A dokumentumokat el lehet téveszteni, meg lehet aprítani, el lehet lopni, meg lehet semmisíteni stb. A papír kevésbé láthatóvá és nehezebben nyomon követhetővé teszi a számlázási és fizetési folyamatot.

A csalás felderítése és a kockázat csökkentése

A Certified Fraud Examiners Association of Certified Fraud Examiners 2016-os tanulmánya szerint a szervezetek évente átlagosan 5%-os éves bevételtől esnek el csalás miatt.

A fizetendő számlák nagymértékben ki vannak téve a lopásnak, és a szoftverek használata megkönnyíti a felderítést. Egy AP megoldás elkapja a lényeges hibás állításokat, a manipulált számlákat és hasonló dolgokat:

• Másolt vagy fénymásolt számlák
• A jóváhagyott összegek alatti számlák
• A postafiókkal rendelkező ajánlattevők vagy beszállítók
• A kerekített dollárösszegű számlák
• A hiányzó információkkal rendelkező dokumentumok

Az elektronikus számlázási rendszer az egyik leggyorsabb és leghatékonyabb módja a csalás elleni küzdelemnek, mivel sokkal kevesebb lehetőség van az emberi hibára.

Az AP szoftver használata olyan, mintha egy harmadik szemet mutatna be a vállalati ellenőrzésekhez. Rendezetten rendszerezi a kritikus információkat, és azonnal jelzi, ha valami nem megfelelő.

Az automatizálás emellett olyan ellenőrzési nyomvonalat hoz létre, amelyet nem lehet eltéveszteni, elveszíteni, ellopni vagy megsemmisíteni. Az intelligens szoftver azt jelenti, hogy az AP-adatok mindig egy helyen, egy helyen vannak. Teljesen védett.

Minél inkább digitalizálni tudja egy vállalkozás az AP feladatokat, annál kisebb a valószínűsége, hogy egy negatív auditálás meglepi. Az automatizált eljárások extra szintű biztonságot nyújtanak. Ez egy azonnali ellenőrzési nyomvonal, amely megkönnyíti a dokumentumok keresését és megnehezíti a hamisítást.

Miért van szükségem a fizetendő számlák ellenőrzésére?

Millió oka van annak, hogy egy vállalatnak miért érdeke a fizetendő számlák ellenőrzése, legyen szó akár belső, akár külső ellenőrzésről. A fizetendő számlák auditja alapvető fegyver a csalás és a pontatlanság ellen.

Az auditnak nem kell megijesztenie Önt, ha semmi rosszat nem tett. Ez egy független és szisztematikus betekintés egy vállalat AP nyilvántartásába, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent helyesen dokumentálnak.

Még ha negatív eredmény születik is, ezt tanulságként kell értékelni a szigorúbb nyilvántartások vezetése és a csalások szorgalmas felderítésének fenntartása terén. Az AP audit inkább a kockázatértékelésről szól, és egy olyan folyamat, amelyet meg kell becsülni.

Kifizetendő számlák ellenőrzése az Egyesült Államokban

Az Egyesült Államokban az American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) irányítja a kifizetendő számlák ellenőrzési eljárásait, és meghatározza az elvégzésükre vonatkozó szabványokat.

Az államtól függően a legtöbb kifizetendő számlák ellenőrzése nem választható. A 2002-es Sarbanes-Oxley-törvényt azért hozták létre, hogy minden vállalkozásnak külső vizsgálatra be kell nyújtania a nyilvántartásokat egy harmadik félnek.

A könyvvizsgáló felelőssége ezután annak biztosítása, hogy minden vállalati nyilvántartás megfeleljen az általánosan elfogadott számviteli alapelveknek, más néven GAAP-nak.

Az AP audit célja négy fontos viszonyítási pont elérése. Ezek a következők:

1. A dokumentumok megfelelő nyilvánosságra hozatala. Ez magában foglalja az év végi pénzügyi kimutatásokat és bankszámlakivonatokat.
2. Egy teljes és teljes körű AP-megfelelés biztosítása a GAAP-nak megfelelően.
3. A tranzakciók jogszerűségének és pontosságának ellenőrzése.
4. Az összes AP-adat vizsgálata és az év minden tranzakciójának egyeztetése.

Az egyszerűsített szállítói számlaaudit feltárja a csalásokat, a duplikált kifizetéseket, a túlfizetéseket és a fel nem jegyzett kötelezettségeket. Ha nem fedezik fel, az ilyen típusú kockázatok károsíthatják vállalkozása hosszú távú fennmaradását és sikerét.

A megfelelően elvégzett AP audit kritikus fontosságú vállalkozása pénzügyi egészsége és a fizetendő számlák osztályának teljesítménye szempontjából. A megfelelő eljárások alkalmazása biztosítja, hogy szervezete pénzügyei átláthatóak, pontosak és csalóktól mentesek legyenek.

A fizetendő számlák ellenőrzésének jövője

A fizetendő számlák ellenőrzésének jövője a technológiában rejlik. A törvények továbbra is változni fognak, az elvárások pedig folyamatosan emelkednek. Minél több iparág és vállalat alkalmazza az automatizálást, annál inkább elvárják majd a kormányok is.

Fontos, hogy már most beszálljon a felkészüléshez szükséges megfelelő eszközökkel. Egy erős AP részleggel és a megfelelő szoftverrel nem kell többé félni a könyvelési eljárásoktól.

A digitalizálás gyorsabbá, egyszerűbbé és olcsóbbá teszi az ellenőrzési folyamatot. Ami még ennél is fontosabb, nagyobb teret ad egy vállalkozásnak a progresszív stratégia követésére és a jövőbeli törekvések megtervezésére.