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Gestione dei Lead, Utenti e contatti

Accedendo ad Apptivo si vede l’agenda con il calendario settimanale e i compiti, che sono allineati in un pannello di navigazione sulla destra. È possibile impostare la visualizzazione a elenco, o visualizzare il giorno, la settimana o il mese. Allo stesso modo, è possibile personalizzare la vista delle attività per vedere le attività di oggi o le attività in ritardo, imminenti o completate.

Sul lato sinistro della pagina ci sono collegamenti alle risorse comunemente utilizzate, tra cui il calendario, le attività, i registri delle chiamate, la coda di lavoro, i follow-up, le e-mail e le note. Lungo la parte superiore ci sono menu a discesa che ti porteranno a tutte le applicazioni che hai aggiunto. Quando si imposta il software per la prima volta, Apptivo chiede alcune domande sul tipo di attività che si conduce. Le vostre risposte genereranno un elenco di applicazioni suggerite che le aziende come la vostra trovano utili in Apptivo.

Selezionare tra le oltre 40 applicazioni di Apptivo è una parte significativa di ottenere il software attivo e funzionante, e fortunatamente, è possibile personalizzarle man mano che si procede. Se sei nella vendita al dettaglio, per esempio, vorrai aggiungere strumenti di gestione del prodotto e della catena di approvvigionamento alla tua suite, come gli ordini, la gestione dell’inventario e le applicazioni di spedizione. Questo livello di personalizzazione è disponibile in Zoho CRM, ma Apptivo sembra ancora più amichevole nel suo approccio.

Qualunque cosa tu abbia bisogno di creare, che sia un progetto, un affare, un lead o un’opportunità, la troverai sotto i link di categoria nella parte superiore della tua pagina. Per un progetto, clicca sul menu a discesa Gestione progetto e poi su Progetti. Arriverai al newsfeed dei tuoi progetti, dove puoi vedere tutte le attività dei progetti di chiunque nella tua squadra. Clicca sul pulsante Crea un progetto sulla sinistra, e puoi scegliere se creare un nuovo progetto da zero o modificare un progetto esistente. Facoltativamente, è possibile aggiungere un budget in modo che il software possa generare una fattura o un timesheet con un clic di un pulsante quando è il momento di essere pagato.

Tutti i compiti o le attività programmate che si allegano a un progetto, lead, contatto, o qualsiasi altra cosa all’interno di Apptivo apparirà sulla vostra agenda. Tutte le modifiche apportate o i compiti necessari verranno visualizzati nel newsfeed dei tuoi compagni di squadra, a meno che tu non scelga diversamente nelle impostazioni. Se non ti piace qualcosa nel software, puoi cambiarlo.

Apptivo ha anche strumenti chiamati trigger per costruire regole di automazione del flusso di lavoro personalizzate per qualsiasi app. Le regole possono essere basate su eventi specifici o rilevando gli eventi nel tempo. Le applicazioni di vendita includono anche strumenti aggiunti per la gestione di più pipeline di vendita, e la possibilità di definire la logica incorporata per controllare quando gli affari possono passare alla fase successiva.

La piattaforma include anche robuste funzionalità di gestione delle campagne. Oltre alla capacità di Apptivo di creare modelli di e-mail e inviare e-mail ai vostri contatti, si ottiene un email marketing di massa. Le aziende possono sviluppare liste mirate di contatti CRM per campagne specifiche, per le quali possono creare un modello di email personalizzato utilizzando il visual designer della piattaforma.

Questo livello di personalizzazione si estende anche alle opzioni di campo. Un campo Reference Attribute dà agli utenti la possibilità di formare associazioni personalizzate tra i dati in diverse app Apptivo, ad esempio prendendo i dati del CRM (come indirizzi commerciali o termini di pagamento) e visualizzandoli in un’altra app (come una fattura). Un altro nuovo tipo di campo è Formule personalizzate, che possono essere utilizzate per calcolare metriche come una commissione di vendita basata su un importo specifico dell’affare. L’ultima nuova opzione è Field Conditions, che permette agli amministratori di creare regole di flusso di lavoro all’interno di un layout di campo – per esempio, costruendo regole di visibilità che nascondono o visualizzano campi e sezioni su un modulo in base all’input dell’utente.

Queste personalizzazioni aiutano Apptivo a colmare il divario con Zoho CRM, mettendolo più avanti rispetto alle piattaforme out-of-the-box come Pipedrive CRM e NetSuite OneWorld.

Power Tip: Condizioni di campo personalizzate

Se vuoi che i tuoi dipendenti amino il software, devi mantenerlo semplice. Assicurati di sfruttare i potenti strumenti di configurazione di Apptivo per mettere a punto ogni dettaglio per la tua azienda. Non c’è bisogno di essere un programmatore per apportare modifiche complicate al sistema; ci vuole solo un po’ di tempo e di pensiero per ridurre il disordine, utilizzare la terminologia corretta, applicare le regole di business e facilitare le azioni per il vostro team.

Un’area chiave da guardare è nel Layout principale dove è possibile selezionare quali campi sono presenti in ogni app Apptivo e come appaiono ai vostri utenti. Nel determinare l’aspetto di un profilo di contatto, approfittate delle Field Conditions, che vi permettono di costruire un flusso di lavoro che guida ogni utente quando sta aggiornando i dettagli nel CRM.

Diciamo che un dipendente sta inserendo un nuovo lead nel sistema. A questo punto, lui o lei ha solo bisogno di inserire i dettagli del contatto. Puoi rendere gli altri campi visibili condizionatamente, in modo che vengano visualizzati solo quando è necessario. Potresti aggiungere un campo per il tipo di servizio (spedizione, consulenza, distribuzione) e poi mostrare all’utente la serie successiva di dettagli richiesti quando seleziona un tipo.

Puoi costruire il tuo intero flusso di lavoro usando strumenti come questo e lasciare che il software guidi i tuoi utenti attraverso ogni passo del tuo processo aziendale.

Reporting e integrazioni di terze parti

L’elenco dei software compatibili di Apptivo è relativamente breve, ma questo perché non c’è quasi nulla che non possa essere realizzato nativamente all’interno di Apptivo. Le opzioni di terze parti includono Google G Suite, Office 365, Slack, QuickBooks, Xero, Paypal, RingCentral e Dropbox. L’integrazione RingCentral dà agli utenti la possibilità di avere automaticamente le chiamate registrate nel CRM con i contatti corrispondenti, o fare una chiamata in uscita cliccando sul numero di telefono di un contatto.

Apptivo offre così tante funzionalità che è possibile condurre ogni aspetto del vostro business all’interno di questa applicazione. Tuttavia, se si utilizza un software separato di contabilità o di gestione dei progetti, probabilmente si desidera integrare questi strumenti piuttosto che spostare tutto in Apptivo. Per esempio, non è possibile importare file da altri software di contabilità, quindi devi iniziare da zero se scegli di utilizzare le funzioni di fatturazione di Apptivo. Le integrazioni di terze parti sono dove Salesforce brilla con il suo enorme ecosistema.

Ci sono versioni dell’app Apptivo per Android e iPhone. Come tutto il resto di Apptivo, l’applicazione mobile può essere personalizzata per adattarsi alle esigenze della tua azienda. In precedenza, Apptivo aveva app separate per alcune funzioni come la fatturazione o il supporto, ma dal 2020, tutte le funzionalità mobili sono in una sola app.

Il supporto chat è incredibilmente reattivo, ed è un enorme vantaggio che sia disponibile 24 ore al giorno. Un piccolo pulsante in fondo ad ogni pagina ti offre supporto via chat, così l’aiuto non è mai lontano. Anche il supporto telefonico è disponibile 24 ore al giorno per il piano Ultimate, ma gli altri pacchetti hanno orari limitati. È anche possibile contattare l’azienda via e-mail o social media (l’account Twitter è molto più attivo della pagina Facebook).

Apptivo ha anche un controllo di sicurezza granulare per le azioni che i diversi utenti possono eseguire in ogni app all’interno del CRM. Oltre al controllo dei dati, dei report e dell’accesso ai campi, Apptivo offre controlli sulla capacità di ricerca e su tutte le azioni individuali all’interno dell’app. Gli amministratori possono limitare l’accesso all’esecuzione di operazioni di massa, l’eliminazione di record, l’invio di e-mail ai contatti, la visualizzazione di note e l’importazione o l’esportazione dei dati di contatto.

CRM personalizzabile one-stop per le PMI

La vasta gamma di funzionalità di Apptivo lo rende uno strumento CRM “do-it-all” e le aziende che investono in esso avranno una soluzione che rispecchia la funzionalità di prodotti più costosi come Salesforce, più una tonnellata di opzioni di personalizzazione. Le PMI possono modificare Apptivo man mano che il loro business cresce.

È questa flessibilità che lo rende una soluzione unica per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni. Tutto questo fa guadagnare ad Apptivo il nostro Editors’ Choice per il software CRM, che condivide con Zoho CRM e Salesforce Sales Cloud Lightning Professional.