Come aggiungere una firma automatica a un documento Microsoft Word

Niente potrà sostituire una firma reale, ma nel mondo digitale di oggi, le firme elettroniche sono comuni e facili. Si può usare un software specializzato per firmare accordi e contratti, ma anche Microsoft Word può aiutare.

Puoi aggiungere una riga di firma vuota per i documenti più legali o creare un elemento AutoText da una foto della tua vera firma. Entrambi sono facili da implementare e offrono un po’ di libertà indipendentemente dal fatto che il documento sia distribuito elettronicamente. In questo articolo, ti mostrerò come implementare entrambi i metodi.

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Nessuno dei due metodi è un processo sicuro né prende il posto delle firme digitali crittografate che richiedono una certificazione, che è tutta un’altra cosa.

Per una demo, scaricate un modello di lettera Word o potete lavorare con qualsiasi documento Word. Non c’è nessun file demo da scaricare qui perché non ne avrete bisogno. Questa caratteristica non è supportata dal vecchio formato .doc, ed entrambe le tecniche di firma sono supportate dall’edizione per browser.

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Come aggiungere una linea di firma vuota in Word

Se hai intenzione di stampare il documento, puoi aggiungere rapidamente tutte le informazioni pertinenti che vanno insieme alla firma reale inserendo una linea di firma. Così facendo si aggiunge un posto per firmare il documento e si includono altre informazioni come il titolo, l’email, il numero di telefono e così via. Questa caratteristica è utile con i moduli, ma è meno utile con una lettera ordinaria.

Per aggiungere una riga di firma a un documento, fai come segue:

1. Fai clic sulla scheda Inserisci e poi fai clic sull’opzione Linea della firma nella sezione Testo.
2. Nella finestra di dialogo risultante, inserite i dettagli della firma, come nome, titolo, ecc. (Figura A). Nel campo delle istruzioni, potete anche includere un aiuto per il firmatario, come “Firma qui” o la familiare “X”.
3. Clicca su OK per inserire la riga della firma.

Figura A

Come puoi vedere nella Figura B, non c’è abbastanza spazio sulla prima pagina, quindi Word mette l’intera riga della firma a pagina 2. Questo potrebbe non succedere a te, ma quando succede, rimuovi qualche riga vuota dalla pagina precedente per portare la firma su quella pagina. Se questo è impossibile, sposta l’ultimo paragrafo o le ultime righe sulla pagina della linea della firma. Non vuoi una linea della firma su una pagina da sola. Dopo aver modificato il posizionamento (Figura C) se necessario, sei pronto a salvare, stampare e distribuire.

Figura B

Abbiamo usato un modello di lettera per il file demo, ma molto probabilmente, userai questa funzione su documenti legali e così via, e non lettere singole. Indipendentemente da come usi questa funzione, qualcuno deve ancora firmare il documento. Diamo un’occhiata ad un’opzione che elimina questa necessità.

Figura C

Come inserire un’immagine della firma come testo automatico in Word

Aggiungere un’immagine della tua firma è un modo semplice per eliminare la necessità di firmare effettivamente le cose. Basta stamparla e via. Dovrete stare attenti a chi condividete questa capacità, naturalmente, e se è legalmente vincolante è qualcosa che dovete determinare voi, se questo è importante per voi.

La prima cosa di cui hai bisogno è la tua firma scritta a mano come file grafico. Scrivi la tua firma su un pezzo di carta e scannerizzala o fotografala, salvandola con uno dei formati di file grafico: .bmp, .gif, .jpg, o .png.

Inserisci il file immagine in Word cliccando sulla scheda Inserisci e scegliendo Immagini nel gruppo Illustrazione. Seleziona il dispositivo, trova il file e poi clicca su Inserisci. Ridimensiona e ritaglia se necessario, per rimuovere grandi quantità di spazio bianco (sfondo). Poi, inserisci qualsiasi testo aggiuntivo, come il nome stampato e il titolo. Una volta che hai tutto il necessario per la firma, è il momento di trasformarla in un elemento di AutoText.

Seleziona la grafica e il testo aggiuntivo e poi fai come segue:

1. Clicca sulla scheda Inserisci e poi clicca su Parti rapide nel gruppo Testo.
2. Scegliete Save Selection to Quick Part Gallery.
3. Nella finestra di dialogo risultante, inserite un nome per la voce AutoText.
4. Le altre impostazioni dipenderanno dalla vostra situazione di lavoro. Per esempio, potresti salvare diverse firme con file modello specifici. Per il nostro esempio, mantenete tutte le impostazioni predefinite (Figura D).
5. Clicca OK.

Figura D

Ora che la voce firma AutoText esiste, puoi inserirla ovunque in qualsiasi momento. Clicca su Quick Parts e scegli l’elemento dalla galleria (Figura E). Poiché abbiamo mantenuto le impostazioni predefinite, questo elemento AutoText è disponibile in tutti i documenti basati sul modello Normal.

Figura E

Stai attento

Se usi spesso questo elemento AutoText, potresti voler creare una scorciatoia da tastiera per risparmiare qualche click. In un articolo successivo, ti mostrerò come farlo.

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