Come organizzare i tuoi dati (come le tabelle pivot) in Numbers
Le tabelle pivot sono spesso le preferite dagli utenti di fogli di calcolo in Microsoft Excel o Google Sheets. I fogli di calcolo sono un ottimo strumento per catturare e memorizzare i dati. Ma possono crescere rapidamente al punto che è difficile trovare un significato o un’intuizione in essi. È qui che entrano in gioco le tabelle pivot.
Ho sempre amato Apple Numbers per la sua semplicità e l’interfaccia, ma mancava di qualsiasi funzione che mi aiutasse a ordinare grandi serie di dati. Senza tabelle pivot, i fogli di calcolo in Numbers erano solo muri di dati. Fino a poco tempo fa, non c’erano tabelle pivot in Numbers.
Ma quando Apple ha rilasciato l’ultimo aggiornamento della sua app per fogli di calcolo, Numbers, non ho potuto fare a meno di notare che avevano inserito una funzione che sembrava molto simile a una tabella pivot di Numbers. In Apple Numbers 5.2, è stata aggiunta una nuova funzione chiamata categorie intelligenti che può portare un po’ di sanità mentale ai vostri dati. Costruiremo qualcosa di simile a una tabella pivot in Numbers.
Prima di iniziare questo tutorial, assicuratevi di avere l’ultima versione di Numbers. Controlla la tua versione di Numbers aprendo l’applicazione e andando su Numbers > Informazioni su Numbers. Assicurati di usare almeno la versione 5.2. Puoi sempre aprire l’App Store per macOS e controllare gli aggiornamenti se hai bisogno di metterti al passo con l’ultima versione.
Guarda & Impara
Le categorie sono molto simili alle tabelle pivot in Numbers e questa è una funzione nuova di zecca. Ho messo insieme uno screencast che può aiutarti a vedere la potenza dell’organizzazione dei dati. Guardalo qui sotto per familiarizzare con questa nuovissima funzione Organizza.
Vuoi ancora saperne di più? Continua a leggere il tutorial qui sotto per vedere una guida illustrata su come organizzare i dati e riassumerli con l’opzione Organizza.
Scaricare dati di esempio
Aiuta ad avere dati di esempio che puoi usare per seguire un tutorial. Ecco perché ho preparato una cartella di lavoro Numbers che include abbastanza dati per aiutarti a iniziare con questa nuova funzione Categorie. Scarica i dati a questo link. Puoi usare questi dati per creare tabelle pivot in Numbers.
Impara di più sulle basi di Numbers e su come lavorare con i dati nel tutorial qui sotto che ti aiuterà a prendere confidenza con le formule nell’app:
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App TrainingUn’introduzione alle formule in NumbersAlex Spencer
Perché organizzare i dati in un foglio di calcolo?
Prima di tutto, aiuta a capire perché organizzare i tuoi dati è così utile in un foglio di calcolo. Cominciamo con uno screenshot dei dati che ho incluso in questo tutorial. Ogni riga dei dati è un record separato di una transazione.
Certo, puoi vedere le singole righe e record in questi dati. Ma come si fa a trovare un significato o a riassumere i dati, trovando gli importi totali?
Utilizzando la funzione Categorie intelligenti di Numbers si può rispondere a tutte le seguenti domande (e altre ancora) sui dati di esempio:
- Quali stati hanno il maggior numero di vendite?
- Chi sono i nostri migliori clienti?
- Quale business unit ha realizzato il maggior numero di vendite?
In poche parole, questa nuova funzione può aiutarvi a riassumere e comprendere i vostri dati. Il problema non è che non abbiamo abbastanza dati, è che 100 righe di dati sono difficili da riassumere. La risposta è usare le tabelle pivot in Numbers, o la funzione Smart Categories come la chiama Apple.
Nel vecchio mondo, avresti dovuto filtrare, subtotalizzare e fare calcoli separati (o saltare a Excel con i dati) per rispondere a queste domande. Tutto questo è cambiato quando Apple ha aggiunto le categorie intelligenti, che possono aiutarti a capire i tuoi dati.
Come usare le categorie intelligenti in Numbers
Ora che hai imparato perché le categorie intelligenti e l’organizzazione dei dati sono così utili, facciamo un esempio.
Con la tabella selezionata, clicca sul pulsante Organizza nell’angolo in alto a destra di Numbers. Ora, vedrete un nuovo pannello con diverse opzioni per lavorare con i vostri dati.
In Numbers 5.2, tre opzioni appaiono quando cliccate sul pulsante Organize. Due di esse sono presenti in Numbers da un po’ di tempo, e Categories è la nuova aggiunta. Ecco cosa offre ogni opzione:
- Categorie. Come hai già scoperto, le categorie possono aiutarti a raggruppare i tuoi dati. Faremo diversi esempi in questo tutorial, quindi continua a leggere per saperne di più.
- Ordina. Ordinare i dati non risponde necessariamente a nessuna domanda su di essi, ma li mette in una sequenza. Potrebbe essere alfabetico, o cronologico (come ordinare i dati in base alla data.)
- Filtro. Anche il filtraggio non cambia i dati originali, semplicemente mostra e nasconde in base ai criteri del filtro che specifichi.
Facciamo un esempio di utilizzo delle Categorie, o tabelle pivot in Numbers, per riassumere un foglio di calcolo in Numbers.
Per iniziare a lavorare con questa funzione, clicca su una tabella di dati e poi clicca sul pulsante Organizza nell’angolo superiore destro dell’applicazione. Poi, scegliete il menu a tendina Add a Category, e iniziate a selezionare un campo nel set di dati per il quale volete organizzare i vostri dati. Nel primo esempio, scegliamo Delivery State per raggruppare i dati in base allo stato dell’ordine.
Ora, i tuoi dati sono raggruppati e organizzati in base ai criteri che hai scelto. Nota nello screenshot qui sotto che la tabella è ora consolidata negli stati, con tutte le righe che corrispondono ai criteri sotto di essa. Vedi lo screenshot qui sotto per esempio.
Queste sono le basi di come organizzare i tuoi dati in Apple Numbers. Basta scegliere la categoria, e vedrai i dati riunirsi in modo organizzato.
Prima ho posto tre domande sui dati a cui la funzione Categorie intelligenti può aiutarci a rispondere. Ora, facciamo degli esempi pratici per rispondere a queste quattro domande con i dati di esempio.
Quali Stati hanno il maggior numero di vendite?
Allora, abbiamo già iniziato a organizzare i dati per Stato. Ma dobbiamo ancora sommare gli importi per stato.
Nella colonna Order Amount, clicca sull’icona dell’ingranaggio e poi scegli Subtotale. Questo sommerà gli importi per stato.
Ora, avete solo bisogno di arrotolare le cose per stato. Cliccate con il tasto destro del mouse sul primo stato della lista, e poi scegliete Collapse Peer Groups. Questo collassa tutto a livello di stato per un facile riepilogo e revisione.
Ora, cliccherò con il tasto destro sulla colonna dell’intestazione del subtotale, e sceglierò “Sort Order Amount” Summaries Descending.
Ecco fatto! Ora vedrai gli stati ordinati in base agli importi dell’ordine. Rapidamente, puoi affinare e capire il business molto meglio grazie alla capacità di riassumere i dati.
Chi sono i migliori clienti?
Ora, possiamo creare un riassunto simile per studiare chi sono i nostri migliori clienti. Invece di raggruppare per stato, questa volta raggrupperemo per il cliente nei dati dell’ordine.
Tutto quello che dovete fare è cambiare il menu a tendina Categories da Delivery State a Customer Name. Con solo un paio di click, i dati saranno organizzati e disposti in base al cliente invece che allo stato.
Poi, basta ripetere i passi cliccando con il tasto destro sul nome del cliente e scegliere Collapse Peer Groups.
Vuoi provare un altro modo di visualizzare i dati? Invece di vedere il subtotale per cliente, studia il cliente in base a quale, in media, fa l’ordine più grande.
Ecco fatto! Abbiamo riutilizzato la nostra impostazione dal primo esempio in questo tutorial e l’abbiamo semplicemente capovolta per concentrarci sul cliente invece che sullo stato della consegna.
Quale business unit ha fatto più vendite?
Anche questo esempio sarà molto simile ai due precedenti. Abbiamo una colonna di business unit nell’origine dati, e cambiamo semplicemente il dropdown in Business Unit. Ora, i risultati dei dati si arrotoleranno in base alla business unit.
Ora, scaviamo un po’ più a fondo e aggiungiamo due livelli ai dati. Sul lato destro, clicchiamo di nuovo su Add a Category e questa volta scegliamo Customer Name. Ora, nota che puoi vedere non solo un riassunto a livello di business unit, ma anche a livello di cliente.
Ecco! Puoi aggiungere più livelli all’organizzazione e al riassunto dei tuoi dati.
Continua a imparare
In questo tutorial, hai imparato come prendere i dati e organizzarli e comprenderli in Apple Numbers. I fogli di calcolo non sono solo un modo per catturare i dati, ma piuttosto possono servire come strumento di analisi per capire quei dati.
Impara di più su come Numbers, e su come altre applicazioni si avvicinano alla sintesi dei dati, con gli ulteriori tutorial qui sotto:
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