Tutto quello che dovete sapere sull’audit dei conti fornitori

Cos’è un audit dei conti fornitori?

Un audit dei conti fornitori è una valutazione indipendente dei dati finanziari dalle registrazioni dei conti fornitori di un’organizzazione. Esamina come le transazioni AP vengono registrate e se rappresentano una visione accurata delle operazioni aziendali.

In molti audit, l’obiettivo principale è il vostro dipartimento di contabilità fornitori. Questo perché è abbastanza facile aumentare il reddito netto di un’azienda non registrando i debiti di fine periodo. Questo si traduce in molti tipi di furto ed è il motivo per cui la contabilità fornitori è spesso l’unico obiettivo delle revisioni contabili.

Quindi, le strategie di revisione della contabilità fornitori si basano molto sugli standard di valutazione del rischio di frode stabiliti dall’Auditing Standards Board dell’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Questo assicura che tutti gli estratti conto e le fatture (così come qualsiasi altra spesa o passività accumulata) siano correttamente registrati manualmente o con un software di contabilità.

Metodi di revisione

Il modo fondamentale per controllare un reparto di contabilità fornitori è quello di far corrispondere le transazioni del libro mastro alle cifre del libro mastro.

Eseguire test di taglio assicurerà se le transazioni dell’anno fiscale sono incluse nel vostro bilancio di fine anno. Un audit sta controllando che abbiate stabilito un sistema di controllo interno che documenti tutto accuratamente e nei tempi corretti.

Non c’è un modo standard per eseguire un audit dei conti correnti. In genere, è una scelta del revisore. Il metodo viene scelto in base alle dimensioni e alla forma di una particolare azienda, così come alla completezza desiderata.

L’implementazione dei regolamenti GAAP varia a seconda dello stato. Alcuni stati permettono alle aziende pubbliche di spingere rapporti extra che non hanno bisogno di seguire gli standard o le regole GAAP.

Nonostante queste differenze, i revisori stanno generalmente cercando le stesse cose, che includono:

• Completezza
• Accuratezza
• Validità
• Compliance delle registrazioni
• Propria divulgazione

Questo conferma se le registrazioni di un’organizzazione presentano una visione precisa del business.

L’unico scopo di un audit è di stabilire un sistema di controllo interno efficace. Questo è tipicamente fatto in quattro fasi separate.

Le Quattro Fasi di un Audit AP

Che tu sia una piccola azienda o una grande impresa, se le tue scritture contabili e le registrazioni bancarie non corrispondono, ci sarà un problema. Al fine di stabilire il sistema di controllo interno più efficace, un audit trail è diviso in quattro fasi:

#1) Programmazione dell’audit

La prima fase di un audit AP è la fase di pianificazione. La vostra azienda riceverà la notifica dell’audit e sarà programmata una riunione per discutere le procedure operative standard (SOP). Questo è il momento di esaminare lo scopo e le obiezioni della valutazione e redigere un piano per la valutazione stessa.

#2) Fare il lavoro sul campo

Ora è il momento di scavare. Il revisore passerà diversi giorni o settimane a setacciare i rapporti finanziari. Di solito usano un “test di separazione” per determinare la corretta registrazione di una transazione nel periodo di tempo appropriato.

Un revisore esaminerà documenti come:

• Bilancio
• Registro degli assegni
• Ordini di acquisto
• Fatture dei fornitori
• Contabilità generale

#3) Rapporto Finale di Revisione

Una volta completato il lavoro sul campo, i risultati sono messi in un rapporto finale di revisione. Questo riassumerà le scoperte del revisore e la valutazione di quelle scoperte.

#4) Follow-Up Review

Solo perché il rapporto è stato consegnato, non significa che il lavoro sia finito. Il passo finale è che il revisore esegua una revisione di controllo. Questo avviene un anno dopo per assicurare che tutte le raccomandazioni siano state soddisfatte e che i risultati desiderati siano stati raggiunti.

Quali documenti di contabilità fornitori sono richiesti?

Prima che la revisione abbia luogo, dovreste raccogliere tutti i documenti necessari. Più facile lo rendete al revisore, più veloce sarà. Considerate quanto segue per allinearvi agli standard di auditing:

• Un registro dettagliato dei conti correnti
• Un’analisi dei bilanci rispetto alle note spese
• Una revisione dei controlli interni
• Documentazione di qualsiasi passività non registrata
• Una panoramica delle procedure di revisione previste
• Una Una valutazione completa del rischio dei conti fornitori e delle spese
• Un riassunto dei possibili punti deboli nei controlli AP
• Documenti su qualsiasi indagine di frode

Obiettivi di revisione dei conti fornitori

Durante una revisione dei conti fornitori, ci sono molti obiettivi che un revisore sta cercando di soddisfare. Ecco alcuni degli obiettivi principali:

Completezza

La verifica della completezza è tipicamente l’obiettivo principale in una verifica dei conti fornitori e la parte più vitale del processo. I modi principali in cui un revisore indica se i documenti sono stati adeguatamente registrati e calcolati sono attraverso:

• Test di separazione
• Riconciliazione
• Tracce di revisione

Un’azienda deve produrre i suoi test di separazione del bilancio di fine anno per pagamenti in contanti e acquisti di beni e servizi ricevuti alla fine dell’anno. Un revisore utilizzerà poi un audit trail per abbinare i pagamenti ai debiti registrati e cercare eventuali file con documenti non abbinati.

Validità

I revisori esamineranno anche la validità delle transazioni dei vostri conti fornitori e del processo di approvvigionamento. Un revisore cercherà di stabilire la legittimità di una transazione contattando fornitori e venditori per una richiesta di conferma.

Il numero e il tipo di fornitori che ricevono queste richieste può variare a seconda del tipo di attività che gestite. La maggior parte dei revisori contatterà i fornitori e i venditori regolari, indipendentemente dal fatto che ci sia o meno un saldo in sospeso.

Si deve anche notare che se un revisore scopre una o più fatture aperte per un fornitore, contatterà anche una percentuale dei vostri partner commerciali.

Compliance

Tutte le transazioni contabili passive devono essere registrate in un modo specifico. Quando un revisore sta guardando se un’azienda ha seguito i principi e le procedure di contabilità generale, sta guardando la conformità.

Un audit di solito inizia dal retro verso l’inizio. Un revisore inizierà con i vostri rendiconti finanziari di fine anno che possono includere documenti come:

• Dichiarazioni di flusso di cassa
• Dichiarazioni di reddito
• Stati patrimoniali

Un revisore può anche scegliere voci casuali nella vostra contabilità generale per risalire alla loro origine. L’audit trail della vostra azienda permette a un revisore di scoprire l’esatto percorso di una transazione. Possono quindi valutare se sono state usate le procedure contabili corrette.

Disclosure

Il passo finale di un audit AP è quello di assicurare che tutte le transazioni e le attività siano state correttamente divulgate. Questo significa che il tuo saldo passivo deve essere registrato nel tuo bilancio di fine anno.

Un revisore cercherà la divulgazione ispezionando cose come la passività corrente e i calcoli del costo delle merci. Le transazioni insolite possono richiedere note a piè di pagina per fornire dettagli su ciò che non può essere discernuto dalla semplice registrazione.

Come richiesta finale, i revisori possono chiedere a un’azienda di divulgare una lettera di rappresentanza della direzione obbligatoria che attesti che tutti i rendiconti finanziari rappresentano pienamente le vere transazioni e acquisti dei conti passivi.

Prepararsi per un audit dei conti fornitori

Non si vuole mai essere presi alla sprovvista da un audit dei conti fornitori, che sia un audit esterno o interno.

I conti passivi si trovano nel bilancio di un’azienda come una passività. Rappresenta il debito a breve termine e il denaro dovuto a fornitori e creditori e indica il numero di fatture di fornitori che sono state registrate (ma non ancora pagate).

I principi contabili generalmente accettati variano a seconda della regione, quindi il primo passo nella pianificazione di un audit è quello di programmare un incontro al più presto per discutere ciò di cui avete bisogno.

Considera i principali obiettivi dell’azienda e le seguenti domande quando rivedi i tuoi processi AP:

• Come stiamo valutando i nuovi fornitori?
• Chi riceve il budget e le note spese?
• Gli ordini di acquisto sono digitali, cartacei o entrambi?
• Qual è il nostro budget di spesa annuale?
• Esiste una soluzione software per i conti correnti?
• Esiste una politica per assicurare la documentazione di tutti i debiti?
• Sono registrati gli acquisti con carta di credito?
• Sono limitati gli acquisti ai fornitori approvati?

Ricorda, è fondamentale che tu stabilisca criteri importanti prima che la revisione abbia luogo.

Calcolate il fatturato dei vostri conti debitori

Un modo veloce per prepararsi ad un audit dei conti correnti è quello di calcolare il vostro rapporto di fatturato dei conti debitori. Questo è un calcolo di liquidità a breve termine che è usato per quantificare il tasso al quale un’azienda paga i suoi fornitori.

Il rapporto di turnover AP è calcolato prendendo il totale degli acquisti fatti dai fornitori (cioè il costo delle vendite) e dividendolo per l’importo medio dei conti passivi durante lo stesso periodo di tempo.

Volume dei conti passivi = Acquisti totali dei venditori / Conti passivi medi

Passività negative dei conti passivi

Se un’azienda paga più dell’importo richiesto o fatturato, è considerato un pagamento in eccesso ed è documentato come una passività negativa sul bilancio. Questo si verifica spesso se un’azienda è stata fatturata due volte o ha inviato pagamenti doppi.

Le passività negative sono tipicamente piccoli importi che finiscono per essere aggregati in altre passività. Spesso appaiono come un credito nel registro dei debiti, che un’azienda può usare per compensare futuri pagamenti ai fornitori.

Tecnicamente parlando, una passività negativa è considerata un’attività aziendale e quindi, dovrebbe essere classificata come una spesa prepagata.

Automatizzare una verifica dei conti fornitori

Una verifica tradizionale dei conti fornitori è abbastanza ingombrante. Si tratta di passare al setaccio pile di documenti, rapporti di spesa, vecchie ricevute, ecc. Un audit manuale è altamente inefficiente, costoso e richiede tempo. Questo è specialmente il caso se la vostra azienda ha un alto volume di transazioni.

Per fortuna, la maggior parte dei compiti di controllo dei conti correnti sono stati automatizzati attraverso vari tipi di software di contabilità fornitori.

Perché l’automazione AP?

Memorizzazione e gestione dei dati

La giusta piattaforma aiuterà anche un’organizzazione a memorizzare i dati. Questo può essere particolarmente utile se la vostra azienda si occupa di numerosi tipi di transazioni. Questo permette a un revisore di lavorare in modo più veloce ed efficiente.

Il software PA conserverà dati importanti come:

• File dei fornitori
• Storia delle transazioni
• Nome della società
• Ordini di acquisto
• Numeri delle fatture
• Dati delle carte di credito
• Rapporti spese
• Nuovi fornitori
• E altro…

Molti tipi di software di automazione AP permettono all’azienda di impostare campi personalizzati. Questo ti assicura che stai sempre raccogliendo i dati di cui hai bisogno prima di un audit AP.

Quando la tua azienda passa a un processo di pagamento gestito attraverso un software, serve come un enorme deposito per tutti i tuoi dati finanziari in un unico punto.

Facilitare un audit

Fatturazione elettronica e pagamenti elettronici significa che un revisore non sta mai cercando un ago in un pagliaio. Hanno tutto ciò di cui hanno bisogno proprio lì e possono essere fuori dai piedi in pochissimo tempo.

Dare ad un revisore un accesso di “sola lettura” ai documenti critici significa che il lavoro è fatto in ore, piuttosto che in settimane. È una grande differenza!

Tracciamento e monitoraggio dei documenti

Assegnati! La carta è l’antitesi dell’efficienza, ed è il motivo per cui è stata eliminata del tutto dagli affari. La sola carta offre un’illusione di controllo. Con l’assalto della tecnologia cloud, la minaccia di perdere tutto quando “il disco rigido si rompe” non è più una realtà.

Quando si ha a che fare con la carta, i documenti sono più difficili da tracciare, monitorare, misurare e organizzare (per citarne alcuni). I documenti possono essere smarriti, distrutti, rubati, distrutti, ecc. La carta rende il processo di fatturazione e pagamento meno visibile e più difficile da tracciare.

Rilevare le frodi e mitigare il rischio

Uno studio del 2016 della Association of Certified Fraud Examiners ha scoperto che le organizzazioni perdono una media del 5% di entrate annuali ogni anno a causa delle frodi.

La contabilità fornitori è altamente vulnerabile ai furti e l’uso di un software ne facilita l’individuazione. Una soluzione AP cattura inesattezze materiali, fatture che sono state manomesse, e cose simili:

• Fatture duplicate o fotocopiate
• Fatture al di sotto degli importi approvati
• Venditori o fornitori con caselle postali
• Fatture con importi in dollari arrotondati
• Documenti con informazioni mancanti

Un sistema di fatturazione elettronica è uno dei modi più veloci ed efficaci per affrontare le frodi, perché c’è molto meno spazio per gli errori umani.

Utilizzare un software AP è come presentare un terzo set di occhi per i controlli e gli equilibri della tua azienda. Organizza ordinatamente le informazioni critiche e segnala immediatamente tutto ciò che non è in ordine.

Inoltre, l’automazione costruisce un audit trail che non può essere smarrito, perso, rubato o distrutto. Un software intelligente significa che i tuoi dati AP sono sempre in un unico posto. Completamente protetti.

Quanto più un’azienda può digitalizzare i compiti AP, tanto meno è probabile che venga sorpresa da un audit negativo. Le procedure automatizzate forniscono un ulteriore livello di sicurezza. È una traccia di controllo istantaneo che rende più facile cercare i documenti e più difficile falsificarli.

Perché ho bisogno di un audit dei conti fornitori?

Ci sono un milione di ragioni per cui un’azienda dovrebbe essere interessata a un audit dei conti fornitori, che sia interno o esterno. Un audit dei conti fornitori è un’arma essenziale contro la frode e l’imprecisione.

Un audit non dovrebbe spaventarvi se non avete fatto nulla di male. È uno sguardo indipendente e sistematico nei registri AP di un’azienda per assicurare che tutto sia documentato correttamente.

Anche se c’è un risultato negativo, questo dovrebbe essere preso come un’esperienza di apprendimento sul mantenimento di registri più stretti e sull’individuazione diligente delle frodi. Un audit AP è più sulla valutazione del rischio ed è un processo che dovrebbe essere apprezzato.

Accounts Payable Audits negli Stati Uniti

Negli Stati Uniti, l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) guida le procedure di audit AP e stabilisce gli standard per come devono essere condotti.

A seconda dello stato, la maggior parte degli audit account payable non sono facoltativi. Il Sarbanes-Oxley Act del 2002 è stato istituito per richiedere a tutte le aziende di sottoporre i registri a una terza parte per un esame esterno.

È quindi responsabilità del revisore garantire che tutti i registri aziendali aderiscano ai principi contabili generalmente accettati, altrimenti detti GAAP.

Lo scopo di un audit AP è quello di raggiungere quattro importanti parametri di riferimento. Questi sono:

1. Fornire una corretta divulgazione dei documenti. Questo include i rendiconti finanziari di fine anno e gli estratti conto bancari.
2. Assicurare la completa e totale conformità dei conti fornitori in linea con i GAAP.
3. Verificare tutte le transazioni per legittimità e accuratezza.
4. Esaminare tutti i dati dei conti fornitori e riconciliare ogni transazione dell’anno.

Un audit snello dei conti fornitori individuerà frodi, pagamenti doppi, pagamenti in eccesso e passività non registrate. Quando non vengono rilevati, questi tipi di rischi possono danneggiare la longevità e il successo della vostra azienda.

Una revisione dei conti debitori condotta correttamente è fondamentale per la salute finanziaria della vostra azienda e le prestazioni del vostro reparto conti debitori. Usare le procedure giuste assicura che le finanze della vostra organizzazione siano trasparenti, accurate e libere da frodi.

Il futuro delle revisioni contabili

Il futuro delle revisioni contabili sta nella tecnologia. Le leggi continueranno a cambiare e le aspettative continueranno a crescere. Più industrie e aziende adottano l’automazione, più i governi se lo aspetteranno.

È importante salire a bordo ora con gli strumenti adeguati necessari per prepararsi. Con un forte dipartimento AP e il software giusto, non c’è più bisogno di temere le procedure contabili.

Andare in digitale rende il processo di revisione più veloce, più facile e più economico. Ancora più importante, dà a un’azienda più spazio per perseguire una strategia progressiva e pianificare gli sforzi futuri.

Il passaggio al digitale rende il processo di revisione più veloce, più facile e più economico.