Wilbers: Lettere arrabbiate

Prevediamo che tu sappia cosa stai facendo.

Sai quali sono i rischi di scrivere con rabbia. Sei consapevole che, a differenza delle conversazioni di persona, la comunicazione scritta non ti permette di rispondere al linguaggio del corpo o di modificare il tuo tono e il tuo approccio man mano che vai avanti. Sapete che quello che scrivete “rimane indelebilmente chiaro per un periodo indefinito”, per citare l’autore David Ewing, che col tempo le vostre parole non perderanno nulla della loro immediatezza.

Ma questa particolare situazione è eccezionale. Nonostante l’insufficienza e la rigidità della parola scritta, decidete di esprimere la vostra rabbia per iscritto.

Ora, data la vostra natura ponderata e razionale, non vi sedete semplicemente alla tastiera e sparate a raffica; considerate attentamente il vostro scopo e il modo migliore per raggiungerlo.

Ricordando la vostra formazione di abili comunicatori, seguite questa formula in cinque parti:

Dichiarazione di apertura dello scopo

A seconda della vostra strategia, aprite bruscamente, o forse iniziate in modo indiretto, con parole come: “Mi dispiace lamentarmi, ma. . .” In entrambi i casi, dichiari il tuo scopo in modo chiaro e inequivocabile. Il tuo linguaggio non è infiammatorio. Il tuo tono è fermo ma rispettoso.

Spiegazione del problema

Descrivi il problema, di nuovo usando un linguaggio non infiammatorio. Ti concentri su azioni e conseguenze piuttosto che su personalità e carattere. Evitate di mettere in dubbio l’intelligenza, la competenza o l’etica del vostro lettore, a meno che tali domande o valutazioni personali non siano il punto principale della vostra lamentela.

Se il problema è cumulativo, fornite una registrazione specifica, dettagliata e accurata degli avvenimenti. Se il problema si riferisce a un singolo evento, concentratevi sulla questione in questione piuttosto che fornire una lista di lamentele incidentali.

Rifutazione della posizione del lettore

A seconda della vostra strategia retorica, riconoscete la posizione del vostro lettore. Sottolineate, tuttavia, che non è valida in questa situazione.

Soluzione proposta e conseguenze minacciate

Siate chiari e specifici sull’azione che volete che il vostro lettore faccia. Sapete che la vostra richiesta è ragionevole e rientra nel potere o nella capacità del vostro lettore. Se il vostro scopo è quello di presentare un ultimatum, concludete la vostra lettera con parole di questo tipo: “Se questo problema non viene risolto, non avrò altra scelta che…”. Le conseguenze che minacciate sono pertinenti e proporzionate al problema.

Chiusura rispettosa

Se sperate di conservare buoni rapporti con il vostro lettore, concludete con una nota di speranza. Esprimete il vostro desiderio di lasciarvi la questione alle spalle. Sottolineate i vantaggi reciproci di trovare una soluzione soddisfacente. Forse alludi alla tua considerazione personale per il tuo lettore o alla natura soddisfacente della vostra precedente relazione.

Ora, hai scritto la tua lettera, ma resisti all’impulso di spedirla immediatamente. Sapete che una parola negativa ha il peso di 10 parole positive, e sapete che sarete più sensibili al vostro tono se rileggerete il vostro testo dopo averlo lasciato andare a freddo.

Finalmente, inviate la vostra lettera. E cosa succede?

Se sei fortunato, il tuo lettore risponde con delle scuse e accetta di fare l’azione desiderata. Anche se il tuo lettore ha detto qualcosa che ti infastidisce o ti fa arrabbiare, scrivi una lettera ringraziando il tuo lettore per aver risolto il problema, e ignora tutto il resto.

Ma cosa succede di solito?

Si riceve in cambio una lettera arrabbiata. E adesso?

Ecco il mio consiglio:

1. Non sparare un’altra lettera arrabbiata.

2. Rileggi la lettera dell’altra persona il giorno dopo. È probabile che non suonerà così arrabbiata e irragionevole come la prima volta che l’hai letta.

3. Se il tuo lettore ha offerto un compromesso, considera di accettarlo.

4. Se il tuo lettore ha rifiutato di cooperare in qualsiasi modo, scrivi una breve lettera descrivendo le azioni che stai prendendo. Se non seguirai le sue azioni, non aspettarti di essere preso sul serio la prossima volta che ti lamenterai di qualcosa.

Se il tuo lettore si è rifiutato di collaborare in qualsiasi modo, scrivi una breve lettera che descrive le azioni che stai facendo.