Microsoft Word文書に自動署名を追加する方法

本物の署名に代わるものはありませんが、今日のデジタル世界では、電子署名は一般的で簡単です。 合意書や契約書に署名する際には、専用のソフトウェアを使用することもできますが、Microsoft Word も役に立ちます。

より法的な文書のために空の署名行を追加したり、実際の署名の画像から自動テキスト項目を作成したりすることができます。 どちらも実装が簡単で、文書が電子的に配布されるかどうかに関係なく、ちょっとした自由が得られます。 今回は、両方の方法を実装する方法を紹介します。

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いずれの方法も安全なプロセスではありませんし、認証を必要とする暗号化デジタル署名の代わりとなるものではありません。

デモのために、Word の手紙のテンプレートをダウンロードするか、または任意の Word 文書で作業することができます。 デモ ファイルは必要ないため、ここではダウンロードできません。 この機能は古い .doc フォーマットではサポートされておらず、ブラウザ版ではどちらの署名手法もサポートされています。

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How to add a blank signature line in Word

If you going to print the document, you can quickly add all the pertinent information that goes along with the real signature by inserting a signature line.文書を印刷する場合は、署名線を挿入して、実際の署名に伴うすべての関連情報をすばやく追加できます。 そうすることで、ドキュメントに署名する場所が追加され、タイトル、電子メール、電話番号などの他の情報も含まれます。 この機能は、フォームでは役に立ちますが、普通の手紙ではあまり役に立ちません。

文書に署名行を追加するには、次のようにします。

1. ［挿入］タブをクリックし、［テキスト］セクションの［署名行］オプションをクリックします。
2. 表示されたダイアログで、名前、タイトルなど、署名の詳細を入力します。 (図A). 指示フィールドには、”ここにサインしてください “やおなじみの “X “など、署名者のためのヘルプを含めることも可能です。
3. OKをクリックして署名行を挿入します。

図A

図Bに見られるように、1ページ目は余裕がないのでWordでは2ページ目に署名行全体を入れています。 このようなことは起こらないかもしれませんが、そのような場合は、前のページから空白行をいくつか削除して、そのページに署名を引き込みます。 それが不可能な場合は、最後の段落または最後の数行を署名行のページに移動します。 署名行を単独でページに配置しないようにします。 必要に応じて配置（図C）を調整したら、保存、印刷、配布の準備は完了です。

図 B

デモ ファイルではテンプレートの手紙を使用しましたが、ほとんどの場合、この機能を法的文書などに使用し、一度限りの手紙では使わないことでしょう。 この機能をどのように使うにしても、誰かが実際に文書に署名しなければなりません。

図 C

Word で画像署名を自動テキストとして挿入する方法

署名の画像を追加することは、実際に署名する必要がない、手軽な方法です。 印刷すればよいのです。 もちろん、この機能を共有する相手には注意が必要ですし、法的な拘束力があるかどうかは、それが重要であれば、あなたが判断すべきことです。

最初に必要なものは、グラフィック ファイルとしての手書きの署名です。 紙にサインを書き、それをスキャンするか写真を撮って、グラフィック ファイル形式の 1 つで保存します。 .bmp、.gif、.jpg、または.pngのいずれかのグラフィックファイル形式で保存します。

Word で［挿入］タブをクリックし、［イラスト］グループの［ピクチャ］を選択して、画像ファイルを挿入します。 デバイスを選択し、ファイルを見つけ、[挿入] をクリックします。 必要に応じてサイズを変更し、トリミングして、大きな余白（背景）を削除します。 次に、印刷された名前やタイトルなど、追加テキストを入力します。 署名に必要なものがすべて揃ったら、次はそれをAutoTextアイテムにします。

グラフィックと追加テキストを選択し、次の操作を行います。

1. [挿入]タブをクリックし、[テキスト]グループの[クイックパーツ]をクリックします。
2. [選択部分をクイックパーツギャラリーに保存]を選択します。
3. 表示されたダイアログで、オートテキスト項目の名前を入力します。
4. その他の設定は、作業状況によって異なります。 たとえば、特定のテンプレート ファイルで異なる署名を保存することができます。 この例では、すべてのデフォルト設定を保持します（図D）。
5. [OK]をクリックします。

図 D

AutoText 署名アイテムが存在するので、いつでもどこでも挿入することができます。 クイックパーツ］をクリックし、ギャラリーからアイテムを選択します（図E）。 デフォルトの設定を保持したため、このAutoText項目はNormalテンプレートに基づくすべてのドキュメントで利用可能です。

図 E

Stay tuned

このオートテキスト項目をよく使用するなら、キーボード ショートカットを作成してクリック数を節約するとよいかもしれません。 次回の記事で、その方法を紹介します。

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