Authenticatie en Apostilles

Algemene informatie over apostilles & Certificaten

Een van de functies van de Ohio Secretary of State is het uitgeven van Apostilles en Authenticaties. Wanneer bepaalde openbare documenten in een vreemd land moeten worden gebruikt, moeten zij worden gewaarmerkt. Deze certificering, ook wel authenticatie of apostille genoemd, valideert officiële handtekeningen. Enkele veel voorkomende voorbeelden van documenten die voor internationaal gebruik een legalisatie of apostille vereisen, zijn bedrijfsdocumenten (statuten, oprichtingsakte, getuigschriften van goede reputatie), adoptiepapieren (thuisstudies, referentiebrieven) en onderwijsdocumenten (diploma’s, cijferlijsten).

Een apostille is een certificaat dat door ons kantoor wordt afgegeven voor alle documenten die naar landen gaan die zijn aangesloten bij het Verdrag van Den Haag van 1961. Aangezien niet alle landen zijn aangesloten bij het Verdrag van Den Haag, is het belangrijk dat u het land vermeldt waar uw documenten naar toe gaan. Met de waarmerking van de apostille heeft het document recht op erkenning in het land waarvoor het bestemd is, en is er geen aanvullende waarmerking of legalisatie nodig. Voor een lijst van landen die de apostille aanvaarden, kunt u terecht op de officiële website van het Verdrag van Den Haag.

Als het land geen deel uitmaakt van dit verdrag, krijgt het een goudzegelcertificaat. Om te worden geaccepteerd door landen die geen lid zijn, moeten mogelijk extra stappen worden ondernomen. Voor aanvullende informatie over Amerikaanse legalisaties kunt u terecht bij het U.S. Department of State, Office of Authentication.

Wat zijn de effecten van een Apostille?
Een Apostille certificeert alleen de herkomst van het openbare document waarop het betrekking heeft: het certificeert de echtheid van de handtekening of het zegel van de persoon of de autoriteit die het openbare document heeft ondertekend of verzegeld en de hoedanigheid waarin dit is gebeurd.

Een Apostille certificeert niet de inhoud van het openbare document waarop het betrekking heeft. Apostilles zijn geen verleningen van volmacht en geven geen extra gewicht aan de inhoud van onderliggende documenten. Een apostille kan nooit worden gebruikt voor de erkenning van een document in het land waar dat document is afgegeven – apostilles zijn uitsluitend bedoeld voor het gebruik van openbare documenten in het buitenland. Apostilles worden niet afgegeven voor documenten die bestemd zijn voor gebruik binnen de Verenigde Staten.