Certificatie, Authenticatie & Apostilles
Een certificatie of authenticatie is een verzegeld certificaat dat de bevoegdheid bevestigt van een openbaar ambtenaar, zoals een notaris, een aktenregistrator of een districtsgriffier, om in een bepaalde hoedanigheid op te treden in verband met een document dat hij of zij heeft ondertekend. Met de waarmerking wordt nagegaan of de genoemde persoon en zijn of haar functie bij de Secretary of State’s Office geregistreerd staan. Een waarmerking wordt gebruikt voor de verificatie van een notaris. Authenticaties worden gebruikt voor het verifiëren van recorders of deeds, circuit clerks, rechters, county clerks en de State Registrar (d.w.z. geboorteakte, huwelijksverklaring en echtscheidingsverklaring).
De apostille is een specifieke vorm van authenticatie die wordt opgesteld op grond van een internationaal verdrag bekend als “The Hague Convention Abolishing the Requirements of Legalization for Foreign Public Documents”. Het verdrag elimineert de noodzaak van legalisatie boven het niveau van de Secretary of State en wordt alleen geaccepteerd door landen die het verdrag hebben ondertekend.
Het land waarin de documenten zullen worden gebruikt, bepaalt het type certificaat dat dit kantoor aan het originele document zal hechten.
Raadpleeg het Missouri Notary Handbook-boekje voor meer informatie over certificeringen, authenticaties en apostilles.
- Sample Apostille
- Sample Authentication
- Sample Certification
Procedures voor het verkrijgen van een apostille, authentication or certification
- Birth Certificate – must be a certified copy from the Bureau of Vital Records contact number (573) 751-6387
- Marriage License – must be a certified copy from the Recorder of Deeds of the county of the marriage or a statement related to marriage from the Bureau of Vital Records (see Missouri Notary Handbook booklet for example)
- Divorce Decree – moet een gewaarmerkt afschrift zijn van de Circuit Clerk van het graafschap waar de echtscheiding is geregistreerd
- School Documenten – moet een gewaarmerkt afschrift zijn van de school (zie Missouri Notary Handbook boekje voor voorbeeld)
- Notarized Documents – moet de juiste notariële notariële paragraaf op het document hebben inclusief de notariële paragraaf, handtekening en zegel van de notaris. (zie Missouri Notary Handbook boekje voor informatie over notariële documenten)
Documenten moeten worden gestuurd naar:
Commissies
Secretary of State’s Office
600 West Main, Room 322
Jefferson City, MO 65101
Bij de documenten moet een brief worden gevoegd waarin wordt vermeld naar welk land de documenten zullen worden gezonden; een retouradres; en een telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon.
De kosten voor het waarmerken van documenten bedragen $10 per waarmerking of certificatie. Voorbeelden van in rekening gebrachte vergoedingen: Als één document meerdere notariële verklaringen bevat die allemaal door dezelfde notaris zijn opgesteld, bedraagt de vergoeding $ 10; als meerdere documenten allemaal notariële verklaringen bevatten die door dezelfde notaris zijn opgesteld, bedraagt de vergoeding $ 10 per document; als één document meerdere notariële verklaringen bevat die door verschillende notarissen zijn opgesteld, bedraagt de vergoeding $ 10 per notaris. De Secretary of State’s Office accepteert cheques en postwissels, betaalbaar aan de Director of Revenue; MasterCard; Visa; American Express; en Discover. Voor betalingen met een creditcard wordt een klein bedrag in rekening gebracht (zie hier voor meer informatie). Om met een creditcard te betalen, moet u het volgende in uw brief vermelden:
- Uw naam precies zoals deze op de creditcard staat
- Creditcardnummer
- Valdatum
- CVV-code op de achterzijde van de kaart
- Billing Zip code voor de kaart
- Toestemming voor het kantoor om de rekening te belasten
Documenten die per speciale bezorging met een creditcard voor betaling worden verzonden, moeten een ingevulde vrachtbrief bevatten. De documenten worden per gewone post teruggestuurd, tenzij er een vooraf betaalde enveloppe met een geadresseerde vrachtbrief bij de documenten is gevoegd.
De wet beperkt de door de staat toegestane vergoeding voor de behandeling van bepaalde documenten tot $100 per kind per adoptie, of per meerdere kinderen die tegelijkertijd worden geadopteerd.