Het verschil tussen aanhangsels, bijlagen en schema’s

Wat is het verschil tussen een schema en een bijlage? Niet veel. Wij geven er de voorkeur aan om naar een aanhangsel, bijlage of addendum te verwijzen als een “attachment”, en uit de formulering in de overeenkomst duidelijk te maken of het bedoeld is als integraal onderdeel van het juridische document of niet.

In de afgelopen 20 jaar dat ik contracten heb opgesteld (zoals IT-contracten en SLA’s), zijn er vaak bijlagen bij geweest die werden aangeduid als “appendix”, “annexure” of “schedule”. In de loop van een recente contractonderhandeling kwam de betekenis van deze bijlagen aan de orde, met name welke bijlage integraal deel uitmaakt van de overeenkomst en welke niet. Het juiste taalgebruik in een contract is van groot belang.

Aanhangsel is de overkoepelende term.

Het verschil tussen een Schedule en Annexure vanuit een technisch perspectief

Volgens Black’s Law Dictionary:

• een aanhangsel is “een aanvullend document dat aan het einde van een geschrift is gehecht.
• een Bijlage is “iets dat is bijgevoegd, zoals een document bij een rapport”.
• een Schema is “een geschreven lijst of inventaris; in het bijzonder, een verklaring die aan een document is gehecht en die een gedetailleerde weergave geeft van de zaken waarnaar in het document wordt verwezen”.

Van deze definities op technisch niveau:

• een bijlage is geen integraal onderdeel van de overeenkomst, aangezien het “een gedetailleerde weergave geeft van de zaken waarnaar in het document wordt verwezen”.
• een bijlage “vult” de overeenkomst aan en maakt deel uit van de overeenkomst. Het is een bijlage die steevast van cruciaal belang is voor de geldigheid van de overeenkomst.
• een bijlage is een document dat losstaat van de overeenkomst – een verslag.

Op grond hiervan

• als de bijlage van cruciaal belang is voor de geldigheid van de overeenkomst, moet de bijlage worden aangeduid als een aanhangsel.
• als de bijlage informatie bevat die door een partij bij de overeenkomst kan worden gewijzigd zonder dat dit gevolgen heeft voor de geldigheid van de overeenkomst of zonder dat een overeenkomst behoeft te worden gewijzigd, dan dient de bijlage te worden aangeduid als een bijlage.

De bovenstaande uitleg is op een technisch niveau toegepast op de gebruikte woorden en hun betekenissen.

Vanuit een Plain Language Perspectief

Maar voor Andrew Weeks (een van onze plain language goeroes), kan (en moet) men dit bekijken vanuit een praktisch, plain language niveau. Gemeenschappelijk aan een bijlage, annex of schema is dat het allemaal “attachments” zijn. Daarom moet je verwijzen naar “Bijlage 1” en niet naar “Bijlage 1” of “Bijlage 1” en uit de formulering in de overeenkomst duidelijk maken of ze bedoeld zijn om een integraal onderdeel van de overeenkomst te zijn of niet. Men zou een bijlage ook een “lijst” kunnen noemen.

Het enkele feit dat een bijlage vóór de ondertekening van de overeenkomst een op zichzelf staand document was, betekent niet dat het in de toekomst noodzakelijkerwijs altijd die status heeft, d.w.z. de juridische betekenis ervan kan worden “bevroren” op het moment dat de overeenkomst wordt ondertekend met de bijlage als bijlage (meestal geparafeerd). Wijzigingen in het oorspronkelijke document (waarvan een kopie was bijgevoegd) veranderen dan gewoonlijk niet de overeenkomst zelf, tenzij dit duidelijk de bedoeling was.