Hoe u uw gegevens kunt organiseren (zoals met draaitabellen) in Numbers

Draaitabellen zijn vaak een favoriet bij gebruikers van spreadsheets in Microsoft Excel of Google Sheets. Spreadsheets zijn een geweldig hulpmiddel voor het vastleggen en opslaan van gegevens. Maar ze kunnen snel zo groot worden dat het moeilijk wordt om er betekenis of inzicht in te vinden. Dat is waar draaitabellen in het spel komen.

Ik ben altijd dol geweest op Apple Numbers vanwege zijn eenvoud en interface, maar het miste elke functie die me hielp bij het sorteren door grote gegevensverzamelingen. Zonder draaitabellen waren spreadsheets in Numbers slechts muren van gegevens. Tot voor kort waren er geen draaitabellen in Numbers.

Maar toen Apple de nieuwste update van zijn spreadsheet-app Numbers uitbracht, kon ik het niet helpen dat ze een functie hadden toegevoegd die veel weg had van een draaitabel in Numbers. In Apple Numbers 5.2 is een nieuwe functie toegevoegd, genaamd slimme categorieën, waarmee je je gegevens op een rijtje kunt zetten. We gaan iets maken dat lijkt op een draaitabel in Numbers.

Voordat we aan de slag gaan in deze zelfstudiegids, moet je eerst controleren of je de nieuwste versie van Numbers gebruikt. Controleer je Numbers-versie door de app te openen en naar Numbers > Over Numbers te gaan. Zorg ervoor dat je ten minste versie 5.2 gebruikt. Je kunt altijd de App Store voor macOS openen en op updates controleren als je de nieuwste versie nodig hebt.

Watch & Learn

Categorieën hebben veel weg van draaitabellen in Numbers, en dit is een gloednieuwe functie. Ik heb een screencast gemaakt waarmee je de kracht van het ordenen van gegevens kunt zien. Bekijk hem hieronder om meer te weten te komen over deze gloednieuwe functie Ordenen.

Wil je nog meer leren? Lees dan de onderstaande Tips & Tricks voor een geïllustreerde handleiding over hoe u gegevens kunt ordenen en samenvatten met de Organize-optie.

Download voorbeeldgegevens

Het helpt om voorbeeldgegevens te hebben die u kunt gebruiken om een Tips & Tricks te volgen. Daarom heb ik een Numbers-werkmap gemaakt die voldoende gegevens bevat om u op weg te helpen met deze nieuwe functie Categorieën. Download de gegevens via deze link. Je kunt deze gegevens gebruiken om draaitabellen te maken in Numbers.

Lees meer over de basisbeginselen van Numbers en het werken met gegevens in de onderstaande zelfstudiegids, waarmee je aan de slag kunt met formules in de app:

• 
  App-training
  Een inleiding tot formules in Numbers
  Alex Spencer

Waarom je gegevens ordenen in een spreadsheet?

Het helpt om te begrijpen waarom het zo handig is om je gegevens in een spreadsheet te ordenen. Laten we beginnen met een screenshot van de gegevens die ik bij deze tutorial heb gevoegd. Elke rij in de gegevens is een afzonderlijke record van een transactie.

Zeker, je kunt de afzonderlijke rijen en records in deze gegevens zien. Maar hoe kunt u de betekenis ervan achterhalen of de gegevens samenvatten door totaalbedragen te vinden?

Met de functie Slimme categorieën in Numbers kunt u alle volgende vragen (en meer) over de voorbeeldgegevens beantwoorden:

1. Welke staten hebben de hoogste verkoopcijfers?
2. Wie zijn onze belangrijkste klanten?
3. Welk bedrijfsonderdeel heeft de meeste omzet behaald?

Simpel gezegd, deze nieuwe functie kan u helpen uw gegevens samen te vatten en te begrijpen. Het probleem is niet dat we niet genoeg gegevens hebben, maar dat 100 rijen gegevens moeilijk samen te vatten zijn. Het antwoord is het gebruik van draaitabellen in Numbers, of de functie voor slimme categorieën zoals Apple het noemt.

In de oude wereld moest je filteren, subtotalen maken en afzonderlijke berekeningen uitvoeren (of met de gegevens naar Excel springen) om deze vragen te beantwoorden. Dat is allemaal veranderd toen Apple Smart Categories toevoegde, waarmee je je gegevens beter kunt begrijpen.

Hoe gebruik je Smart Categories in Numbers

Nu je hebt geleerd waarom Smart Categories en het ordenen van je gegevens zo handig zijn, laten we een voorbeeld zien.

Met de tabel geselecteerd, klik je op de knop Ordenen in de rechterbovenhoek van Numbers. U ziet nu een nieuw paneel met verschillende opties voor het werken met uw gegevens.

In Numbers 5.2 worden drie opties weergegeven wanneer u op de knop Ordenen klikt. Twee daarvan zitten al een tijdje in Numbers, en Categories is de nieuwe toevoeging. Hieronder ziet u wat elke optie inhoudt:

1. Categorieën. Zoals je al hebt ontdekt, kun je met categorieën je gegevens groeperen. In deze Tips & Tricks worden verschillende voorbeelden gegeven, dus lees verder om meer te weten te komen.
2. Sorteren. Het sorteren van gegevens beantwoordt niet noodzakelijk vragen over de gegevens, maar het zet ze in een volgorde. Dat kan alfabetisch zijn, of chronologisch (zoals het sorteren van gegevens op basis van de datum.)
3. Filter. Filteren verandert de oorspronkelijke gegevens ook niet, het toont en verbergt alleen op basis van de filtercriteria die u opgeeft.

Laten we eens door een voorbeeld lopen van het gebruik van Categorieën, of draaitabellen in Numbers, om een spreadsheet in Numbers samen te vatten.

Om met deze functie te beginnen, klikt u op een gegevenstabel en klikt u vervolgens op de knop Ordenen in de rechterbovenhoek van de app. Kies vervolgens de vervolgkeuzelijst Categorie toevoegen en begin met het selecteren van een veld in de gegevensset waarop u uw gegevens wilt ordenen. In het eerste voorbeeld kiezen we Afleverstatus om de gegevens te groeperen op basis van de status van de bestelling.

Nu zijn uw gegevens gegroepeerd en georganiseerd op basis van de criteria die u hebt gekozen. Merk in de onderstaande schermafbeelding op dat de tabel nu is geconsolideerd in de staten, met daaronder alle rijen die voldoen aan de criteria. Zie de schermafbeelding hieronder voor een voorbeeld.

Dit zijn de basisprincipes van het ordenen van uw gegevens in Apple Numbers. Je hoeft alleen maar een categorie te kiezen, en je ziet de gegevens op een overzichtelijke manier bij elkaar komen.

Eerder heb ik drie vragen over gegevens gesteld die je met de functie voor slimme categorieën kunt beantwoorden. Laten we nu aan de hand van praktijkvoorbeelden deze vier vragen beantwoorden met de voorbeeldgegevens.

Welke staten hebben de meeste verkopen?

Dus we zijn al begonnen met het ordenen van de gegevens per staat.

In de kolom Orderbedrag klikt u op het tandwielpictogram en kiest u Subtotaal. Hiermee worden de bedragen per land bij elkaar opgeteld.

Nu hoeft u alleen nog maar de bedragen per land bij elkaar op te tellen. Klik met de rechter muisknop op de eerste staat in de lijst, en kies dan Collapse Peer Groups.

Nu klik ik met de rechtermuisknop op de kolom Subtotaal en kies ik “Sorteer volgorde Bedrag” Overzichten aflopend.

Dat is alles! Nu ziet u de staten gesorteerd op de orderbedragen. Dankzij de mogelijkheid om de gegevens samen te vatten, kunt u snel een beter inzicht krijgen in het bedrijf.

Wie zijn de belangrijkste klanten?

Nu kunnen we een soortgelijk overzicht maken om te bestuderen wie onze belangrijkste klanten zijn. In plaats van te groeperen op land, groeperen we deze keer op klant in de bestelgegevens.

Het enige dat u hoeft te doen, is de vervolgkeuzelijst Categorieën te wijzigen van Staat van levering in Klantnaam. Met een paar klikken worden de gegevens geordend op basis van de klant in plaats van de staat.

Dan herhaalt u de stappen door met de rechtermuisknop op de klantnaam te klikken en Peer Groups samenvouwen te kiezen.

Wilt u nog een andere manier uitproberen om de gegevens te bekijken? In plaats van het subtotaal per klant te bekijken, kunt u de klant bestuderen die gemiddeld de grootste bestelling heeft geplaatst.

Dat is het! We hebben onze opzet van het eerste voorbeeld in deze handleiding opnieuw gebruikt, maar nu met de nadruk op de klant in plaats van op de leveringsstatus.

Welke bedrijfseenheid heeft de meeste omzet behaald?

Ook dit voorbeeld lijkt sterk op de twee vorige. We hebben een kolom met bedrijfseenheden in de gegevensbron, en laten we de dropdown gewoon veranderen in Bedrijfseenheid. Nu zullen de gegevensresultaten worden gerangschikt op bedrijfseenheid.

Nu gaan we een beetje dieper en voegen twee niveaus toe aan de gegevens. Aan de rechterkant, klik op de Add a Category opnieuw, en deze keer, kies de Customer Name. U ziet nu niet alleen een samenvatting op het niveau van de bedrijfseenheid, maar ook op klantniveau.

Dat is het! U kunt meerdere lagen toevoegen aan uw gegevensorganisatie en -samenvatting.

Leren

In deze zelfstudiegids hebt u geleerd hoe u gegevens kunt ordenen en begrijpen in Apple Numbers. Spreadsheets zijn niet alleen een manier om gegevens vast te leggen, maar kunnen ook dienen als analyse-instrument om die gegevens te begrijpen.

Lees meer over hoe Numbers, en hoe andere apps, gegevens samenvatten, met de aanvullende zelfstudies hieronder:

• 
  Nummers
  Aan de slag met Numbers voor iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  Hoe gebruik je draaitabellen voor het analyseren van uw Excel-gegevens te analyseren
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  Hoe draaitabellen te gebruiken in Google Sheets (Ultieme gids)
  Andrew Childress