Hoe voeg je een geautomatiseerde handtekening toe aan een Microsoft Word-document

Niets zal een echte handtekening vervangen, maar in de huidige digitale wereld zijn elektronische handtekeningen gebruikelijk en gemakkelijk. U kunt gespecialiseerde software gebruiken voor het ondertekenen van overeenkomsten en contracten, maar Microsoft Word kan ook helpen.

U kunt een lege handtekeningregel toevoegen voor meer juridische documenten of een AutoTekst-item maken van een afbeelding van uw echte handtekening. Beide zijn eenvoudig te implementeren en bieden een beetje vrijheid, ongeacht of het document elektronisch wordt gedistribueerd. In dit artikel zal ik je laten zien hoe je beide methoden kunt implementeren.

Disclosure: TechRepublic kan een commissie verdienen voor sommige van de producten die op deze pagina worden getoond. TechRepublic en de auteur werden niet gecompenseerd voor deze onafhankelijke beoordeling.

Lees meer: Office 365 voor bedrijven

Geen van beide methoden is een veilig proces, noch neemt het de plaats in van gecodeerde digitale handtekeningen die certificering vereisen – wat iets heel anders is.

Voor een demo, download een Word brief sjabloon of u kunt werken met elk Word document. Er is hier geen demo bestand te downloaden omdat u er geen nodig heeft. Deze functie wordt niet ondersteund door het oudere .doc formaat, en beide handtekeningtechnieken worden ondersteund door de browser editie.

SEE: 52 Excel-tips die elke gebruiker zou moeten beheersen (TechRepublic)

Hoe voeg je een lege ondertekeningsregel toe in Word

Als je het document gaat afdrukken, kun je snel alle relevante informatie toevoegen die samengaat met de echte handtekening door een ondertekeningsregel in te voegen. Dit voegt een plaats toe om het document te ondertekenen en bevat andere informatie zoals de titel, e-mail, telefoonnummer, enzovoort. Deze functie is nuttig bij formulieren, maar is minder nuttig bij een gewone brief.

Om een ondertekeningsregel aan een document toe te voegen, doet u het volgende:

1. Klik op het tabblad Invoegen en klik vervolgens op de optie Ondertekeningsregel in het gedeelte Tekst.
2. In het resulterende dialoogvenster voert u de gegevens van de handtekening in, zoals naam, titel, enz. (Afbeelding A). In het veld Instructies kunt u zelfs hulp voor de ondertekenaar opnemen, zoals “Hier tekenen a.u.b.” of de bekende “X.”
3. Klik op OK om de ondertekeningsregel in te voegen.

Figuur A

Zoals u in figuur B kunt zien, is er niet genoeg ruimte op de eerste pagina, dus zet Word de hele ondertekeningsregel op pagina 2. Dit gebeurt misschien niet bij u, maar als het toch gebeurt, verwijdert u een paar lege regels van de vorige pagina om de handtekening op die pagina te krijgen. Als dit onmogelijk is, verplaats dan de laatste paragraaf of de laatste paar regels naar de pagina met de handtekeningregel. Je wilt geen regel met je handtekening op een pagina alleen. Nadat u indien nodig de plaatsing hebt aangepast (Figuur C), bent u klaar om op te slaan, af te drukken en te verspreiden.

Figuur B

We hebben een sjabloonbrief gebruikt voor het demonstratiebestand, maar waarschijnlijk zult u deze functie gebruiken voor juridische documenten en dergelijke, en niet voor eenmalige brieven. Ongeacht hoe u deze functie gebruikt, iemand moet het document nog steeds ondertekenen. Laten we eens kijken naar een optie die dat overbodig maakt.

Figuur C

Hoe voeg je een foto van je handtekening in als AutoTekst in Word

Een foto van je handtekening toevoegen is een makkelijke manier om de noodzaak van het daadwerkelijk ondertekenen van dingen overbodig te maken. Gewoon afdrukken en klaar. Je moet natuurlijk wel oppassen met wie je deze mogelijkheid deelt, en of het juridisch bindend is, moet je zelf bepalen, als dat belangrijk voor je is.

Het eerste wat u nodig hebt is uw handgeschreven handtekening als een grafisch bestand. Schrijf uw handtekening op een stuk papier en scan het of maak er een foto van, sla het op met een van de grafische bestandsformaten: .bmp, .gif, .jpg, of .png.

Voeg het afbeeldingsbestand in Word in door op het tabblad Invoegen te klikken en Afbeeldingen te kiezen in de groep Illustraties. Selecteer het apparaat, zoek het bestand en klik vervolgens op Invoegen. Resize en crop indien nodig, om grote hoeveelheden witruimte (achtergrond) te verwijderen. Voer vervolgens eventuele extra tekst in, zoals de afgedrukte naam en de titel. Als je alles hebt wat je nodig hebt voor de handtekening, is het tijd om er een AutoTekst item van te maken.

Selecteer de afbeelding en de extra tekst en doe dan het volgende:

1. Klik op het tabblad Invoegen en klik vervolgens op Snelle onderdelen in de groep Tekst.
2. Kies Selectie opslaan in Galerij snelle onderdelen.
3. In het resulterende dialoogvenster voert u een naam in voor het onderdeel AutoTekst.
4. De overige instellingen zijn afhankelijk van uw werksituatie. U zou bijvoorbeeld verschillende handtekeningen kunnen opslaan met specifieke sjabloonbestanden. Voor ons voorbeeld behoudt u alle standaardinstellingen (Figuur D).
5. Klik op OK.

Figuur D

Nu het AutoTekstonderdeel voor handtekeningen bestaat, kunt u het overal en op elk gewenst moment invoegen. Klik op Snelle onderdelen en kies het item uit de galerij (afbeelding E). Omdat we de standaardinstellingen hebben behouden, is dit AutoTekst-item beschikbaar in alle documenten die zijn gebaseerd op de sjabloon Normal.

Figuur E

Blijf bij de les

Als u dit AutoTekst-item vaak gebruikt, wilt u misschien een sneltoets maken om u een paar klikken te besparen. In een volgend artikel zal ik u laten zien hoe u dat kunt doen.

Zie ook

• Wat zit er in Windows 10 19H2 voor ondernemingen? (TechRepublic)
• Windows 10: een spiekbriefje (TechRepublic)
• 20 pro-tips om Windows 10 te laten werken zoals u wilt (gratis PDF) (TechRepublic)
• Windows 10-beveiliging: Een gids voor bedrijfsleiders (TechRepublic Premium)
• Microsoft levert eerste Windows 10 Fast Ring build van zijn nieuwe ontwikkelingstak (ZDNet)
• 6 eenvoudige beveiligingswijzigingen die alle Windows 10-gebruikers moeten doorvoeren (CNET)
• Krijg meer must-read Microsoft-tips en -nieuws (TechRepublic op Flipboard)