Wat is een ANSI ASC X12 EDI 810 factuur?

(Laatst bijgewerkt op: 6 augustus 2020)

EDI 810-factuur – in de internationale handelspraktijk is de 810 (factuur) een elektronisch document dat door de verkoper naar de koper wordt gestuurd om betaling te ontvangen voor geleverde goederen of diensten.

De 810 Transactieset bevat informatie over de goederen en/of diensten, hun hoeveelheid, de prijs waarvoor ze aan de koper zijn geleverd, de kenmerken van de goederen (kleur, gewicht, etc.), leveringsvoorwaarden en informatie over de verzender en de ontvanger.

Een elektronische factuur kan in verschillende standaarden worden gegenereerd, het hangt allemaal af van welke standaard de partners zijn overeengekomen te gebruiken om EDI uit te wisselen. Bijvoorbeeld, in ANSI ASC X12, die heerst in Noord-Amerika, wordt dit document ANSI X12 Transaction Set 810 Invoice genoemd. U kunt ook verschillende namen voor dit document zien, bijvoorbeeld, X12 810, EDI Invoice, EDI Invoice 810, ANSI X12 810, EDI X12 810, EDI 810, EDI 810 Document, 810 Transaction Set, etc.

“INVOIC” is een analoog van de EDI 810 Invoice in de internationale UN / EDIFACT standaard, die overheerst buiten Noord-Amerika. INVOIC document (afgeleid van het woord “Invoice”, maar beperkt tot 6 letters, volgens de EDIFACT regel).

De belangrijkste data elementen van EDI 810 Invoice

Een typisch EDI 810 document bevat vaak de volgende informatie:

• Factuurnummer en datum
• Inkoopordernummer
• Leveringsdatum
• Lijst van artikelen of diensten
• Prijs van het artikel en identificatiecode
• Betalingsvoorwaarden

Afhankelijk van de goederen of diensten die het bedrijf levert, kan ook aanvullende informatie op de EDI 810-factuur worden vermeld.

Hoe een EDI 810 verzenden en ontvangen?

Voorheen werden veel EDI transacties (waaronder EDI 810), uitgevoerd via een Value Added Network (VAN).

Om een betaalbare en kostenefficiënte EDI uitwisseling te bieden, zijn de meeste bedrijven tegenwoordig overgestapt op een point-to-point communicatie zoals:

• AS2 uitwisseling van documenten via het Internet door gebruik te maken van digitale certificaten en encryptie van de EDI data.
• FTP/SFTP – File Transfer Protocol/Secure File Transfer Protocol. Deze file transfer protocollen staan bedrijven toe om met hun partners te verbinden via het Internet om EDI documenten uit te wisselen.
• HTTP EDI Web Service (REST API) Deze EDI Web Service wint steeds meer aan populariteit omdat het veel kosteneffectiever is en u in minder dan een uur up and running kunt zijn. EDI web service is bedoeld voor bedrijven die hun technische middelen hebben om te werken met REST API (aanroepen en consumeren HTTP Rest Web services). De EDI2XML biedt een gratis 15 dagen trial.

Voor meer informatie over EDI web Service klik hier.

Een bedrijf kan verschillende middelen of protocollen gebruiken om EDI documenten uit te wisselen met haar meerdere handelspartners. (zie afbeelding hieronder) Meestal gebeurt dit omdat elk groot bedrijf zijn eigen eisen heeft voor het uitwisselen van elektronische berichten of EDI.

EDI 810 Workflow

In de typische en gangbare bedrijfspraktijk zijn de basisdocumenten die tussen handelspartners worden uitgewisseld EDI 850 (Inkooporder) en EDI 810 (Factuur); deze verklaring is gedeeltelijk waar in de EDI wereld. Gebaseerd op onze meer dan 18 jaar succesvolle EDI Integratie ervaring, kunnen we u met zekerheid zeggen dat het EDI proces meestal veel complexer is. Tussen EDI 850 Purchase Order (of zelfs daarvoor) en Invoice 810, wisselen partners een aantal verschillende documenten uit. Dit is vooral actueel voor retail bedrijven.

Hieronder vindt u een mogelijk EDI scenario in de retail industrie.

Verkoper stuurt naar de koper een EDI 846 Inventory Inquiry bericht om te informeren naar de voorraad status en beschikbaarheid. EDI846 kan ook prijsinformatie bevatten.

OPMERKING: EDI 846 wordt vaker gebruikt in B2B e-commerce voor meer informatie over deze transactieset kunt u de blog lezen: Wat is EDI 846 document?

Op basis van de in EDI 846 ontvangen informatie genereert de koper een Purchase Order (EDI 850) met daarin een lijst van goederen die hij van de leverancier wil kopen, inclusief informatie over de hoeveelheden, verzendrichtlijnen en andere details.

Na ontvangst van de Purchase Order stuurt de verkoper een Purchase Order Acknowledgement (EDI 855) om te bevestigen dat goederen beschikbaar zijn om te worden verkocht.

In de volgende stap kan de koper de verkoper een Purchase Order Change Request (EDI 860) sturen om een wijziging op een eerder ingediende inkooporder aan te vragen.

De verkoper antwoordt met een Purchase Order Change Request/Acknowledgement (EDI 865) om de acceptatie of afwijzing van de wijziging op de eerder door de koper ingediende inkooporder te melden.

Om de inhoud van de zending te verzenden, stuurt de verkoper een EDI 856 Advance Ship Notice of EDI ASN. Dit EDI document moet worden verzonden voor de aankomst van de goederen.

Een factuur (EDI 810) kan worden overgedragen aan de koper na het invullen en leveren van de order of samen met.

Dus, u kunt opmerken, ondanks dat EDI X12 810 factuur het meest uitgewisselde elektronische document is, zijn er meerdere EDI transactiesets die EDI 810 ondersteunen.

EDI X12 810 Invoice Sample

Het volgende voorbeeld beschrijft het formaat van een EDI 810 factuur.

ISA*00* *00* *12*5141231234 *12*5034564567

*181122*1220*U*00501*000000001*0*T*> GS*IN*5141231234*504564567*20181122*122047*1*X*005010

ST*810*0001

BIG*20181122*I-0042537

N1*RI**92*10055500

N1*ST**92*00262

ITD*05*1*****100

DTM*011*20190120

IT1**2*EA*5.45**UP*888077648572

SDQ*EA*92*00682*1*70674*1

IT1**2*EA*5.45**UP*888077650123

SDQ*EA*92*00111*1*11356*1

IT1**3*EA*4.85**UP*888077648954

SDQ*EA*92*00682*1*11356*1*70674*1

IT1**3*EA*5.15**UP*888077649105

SDQ*EA*92*00011*2*00111*1

IT1**1*EA*5.9**UP*888077648867

SDQ*EA*92*00682*1

TDS*5770

CAD*A***FDEG

CTT*5

SE*20*0001

GE*1*1

IEA*1*000000001

EDI Specificaties 810 – Factuur

Hier volgt de specificatie van de EDI 810 transactieset die hierboven als voorbeeld is gegeven. U moet opmerken dat net als elk ander EDI document, 810 verplichte en optionele gegevens bevat. De optionele gegevens zijn afhankelijk van de bedrijfsgebieden en de vereisten van de handelspartner.

	Segment name	Purpose
ISA	Interchange Control Header	Markeert het begin van de transmissie en verschaft de verzender/ontvanger identificatie.
GS	Functional Group Header	Markeert het begin van de functionele groep en geeft de identificatie van verzender/ontvanger.
ST	Transaction Set Header	Aanduiding van het begin van een transactieset en toekenning van een controlenummer. Er mag slechts één instantie per transactie zijn.
BIG	Begin Segment voor Factuur	Om het begin van een set factuurtransacties aan te geven en identificatienummers en data te verzenden.
N1	Naam	Om een partij te identificeren aan de hand van het type organisatie, naam en code ST- Ship To RI – Remit To De N1 wordt samen met de SDQ verzonden wanneer de N1 de ship to location aangeeft en de SDQ de bill to locations aangeeft.
ITD	Terms of Sale/Deferred Terms of Sale	Om een kortingstermijn aan te geven. Code 05 – Korting niet van toepassing
DTM	Datum/Tijd Verwijzing	Om relevante data en tijden aan te geven Code 011 Verzonden
IT1	Basisartikel Data	Om de basis en meest gebruikte line item data voor de factuur en gerelateerde transacties te specificeren
SDQ	Destination Quantity	Om meerdere locaties en hoeveelheidsdetails te specificeren.
TDS	Totaal Monetair Waardeoverzicht	Om het totale factuurbedrag op te geven
CAD	Carrier Detail	Om transportdetails op te geven voor de transactie Code: FDEG – FedEx (Ground Only)
CTT	Transaction Totals Aantal regelitems	Om hash-totalen voor een specifiek element in de transactieset door te geven 5 – Totaal aantal IT1 Items-segmenten.
SE	Transaction Set Trailer	Om het einde van de transactieset aan te geven en het aantal verzonden segmenten te geven (inclusief het begin- (ST) en eind- (SE) segment).
GE	Functional Group Trailer	Merkt het einde van de functionele groep aan en verschaft de afzender/ontvanger-identificatie
IEA	Interchange Control Trailer	Om het einde aan te geven van een uitwisseling van nul of meer functionele groepen en aan de uitwisselinggerelateerde control segmenten

Om meer te weten te komen over de structuur van ANSI ASC X12 leest u onze Blogs:

• EDI ANSI ASC X12 Standaarden – Technisch Overzicht – 2020
• Wat zijn EDI ANSI ASC X12 Standaarden?

EDI 810 Factuur Voordelen

Zoals elk EDI document, zorgt de EDI 810 voor snellere communicatie tussen verkoper en koper en vermindert het risico op fouten. Het gebruik van EDI is veel eenvoudiger dan traditionele papieren documenten.

Dankzij EDI is de uitwisseling van documenten tussen handelspartners foutloos.

Grootste voordelen van EDI:

• Verminder de papierstroom en verhoog de bedrijfsefficiëntie door de tijd te verminderen die beide partijen nodig hebben om transacties te voltooien.
• Verminder de administratieve tijd die nodig is voor het handmatig indienen van facturen en andere essentiële documenten.
• Oplossen van fouten bij handmatige gegevensinvoer
• De klanttevredenheid neemt toe door de snelle afhandeling en levering van uw orders.
• Snellere betaling van uw klanten

EDI 810 Integratie

EDI2XML stelt 2 opties voor EDI 810 transactie uitwisseling met uw zakenpartners voor:

Optie 1: Volledig Beheerde EDI Service inclusief vertaling en communicatie service aanbod aan bedrijven van elke grootte, uit verschillende industrieën. Alle verwerking van EDI-bestanden wordt aan onze kant gedaan, waardoor klanten geen on-site installatie van software of hardware nodig hebben en een EDI-project krijgen dat op tijd en binnen budget is.

Optie 2: EDI2XML web services is een HTTP service die over het internet draait, op EDI2XML’s eigen platform dat in staat is HTTP verzoeken te ontvangen om EDI berichten te vertalen naar XML, en XML berichten (gebaseerd op EDI2XML’s eigen formaat) naar EDI.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over EDI Integratie en wij zullen u graag van dienst zijn!