Jak dodać automatyczny podpis do dokumentu Microsoft Word

Nic nie zastąpi prawdziwego podpisu, ale w dzisiejszym cyfrowym świecie podpisy elektroniczne są powszechne i łatwe. Możesz użyć specjalistycznego oprogramowania przy podpisywaniu umów i kontraktów, ale Microsoft Word również może pomóc.

Możesz dodać pustą linię podpisu dla bardziej legalnych dokumentów lub utworzyć element AutoText z obrazu Twojego prawdziwego podpisu. Oba są łatwe do wdrożenia i oferują odrobinę swobody niezależnie od tego, czy dokument jest dystrybuowany elektronicznie. W tym artykule pokażę Ci, jak zaimplementować obie metody.

Ujawnienie: TechRepublic może zarobić prowizję od niektórych produktów przedstawionych na tej stronie. TechRepublic i autor nie otrzymali wynagrodzenia za tę niezależną recenzję.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Office 365 dla firm

Żadna z tych metod nie jest bezpiecznym procesem ani nie zajmuje miejsca zaszyfrowanych podpisów cyfrowych, które wymagają certyfikacji – co jest zupełnie inną rzeczą.

Dla demo, pobierz szablon listu Worda lub możesz pracować z dowolnym dokumentem Worda. Nie ma tutaj pliku demonstracyjnego do pobrania, ponieważ nie będzie on potrzebny. Ta funkcja nie jest obsługiwana przez starszy format .doc, a każda z technik podpisu jest obsługiwana przez edycję przeglądarkową.

Zobacz: 52 wskazówki programu Excel, które każdy użytkownik powinien opanować (TechRepublic)

Jak dodać pustą linię podpisu w programie Word

Jeśli zamierzasz wydrukować dokument, możesz szybko dodać wszystkie istotne informacje, które towarzyszą prawdziwemu podpisowi, wstawiając linię podpisu. Dodaje to miejsce na podpisanie dokumentu i zawiera inne informacje, takie jak tytuł, e-mail, numer telefonu itd. Ta funkcja jest przydatna w przypadku formularzy, ale jest mniej przydatna w przypadku zwykłego listu.

Aby dodać linię podpisu do dokumentu, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij kartę Wstawianie, a następnie kliknij opcję Linia podpisu w sekcji Tekst.
2. W wyświetlonym oknie dialogowym wprowadź szczegóły podpisu, takie jak nazwisko, tytuł itp. (rysunek A). W polu instrukcji można nawet zamieścić pomoc dla podpisującego, taką jak „Proszę podpisać tutaj” lub znany znak „X”.
3. Kliknij OK, aby wstawić linię podpisu.

Rysunek A

Jak widać na rysunku B, na pierwszej stronie nie ma wystarczająco dużo miejsca, więc Word umieszcza całą linię podpisu na stronie 2. Może Ci się to nie zdarzyć, ale jeśli tak się stanie, usuń kilka pustych linii z poprzedniej strony, aby przeciągnąć podpis na tę stronę. Jeśli jest to niemożliwe, przenieś ostatni akapit lub kilka ostatnich linii na stronę z linią podpisu. Nie chcesz, aby linia podpisu znajdowała się na osobnej stronie. Po dostosowaniu rozmieszczenia (Rysunek C), jeśli to konieczne, jesteś gotowy do zapisania, wydrukowania i rozpowszechnienia.

Rysunek B

W pliku demonstracyjnym użyliśmy szablonu listu, ale najprawdopodobniej będziesz używać tej funkcji w dokumentach prawnych itp. Niezależnie od tego, jak używasz tej funkcji, ktoś nadal musi podpisać dokument. Przyjrzyjmy się opcji, która eliminuje tę potrzebę.

Rysunek C

Jak wstawić podpis obrazkowy jako AutoText w programie Word

Dodanie obrazka podpisu to prosty sposób na wyeliminowanie konieczności podpisywania dokumentów. Wystarczy go wydrukować i już. Będziesz chciał być ostrożny z kim dzielisz się tą możliwością, oczywiście, i czy jest to prawnie wiążące jest czymś do ustalenia, jeśli jest to dla Ciebie ważne.

Pierwszą rzeczą, której potrzebujesz jest twój odręczny podpis w postaci pliku graficznego. Napisz swój podpis na kartce papieru i zeskanuj go lub zrób mu zdjęcie, zapisując go w jednym z formatów plików graficznych: .bmp, .gif, .jpg lub .png.

Wstaw plik graficzny do programu Word, klikając kartę Wstawianie i wybierając polecenie Obrazy w grupie Ilustracje. Zaznacz urządzenie, znajdź plik, a następnie kliknij przycisk Wstaw. W razie potrzeby zmień rozmiar i przycinaj, aby usunąć dużą ilość białej przestrzeni (tła). Następnie wprowadź dowolny dodatkowy tekst, taki jak drukowana nazwa i tytuł. Gdy masz już wszystko, czego potrzebujesz do podpisu, nadszedł czas, aby przekształcić go w element AutoText.

Zaznacz grafikę i dodatkowy tekst, a następnie wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij kartę Wstawianie, a następnie kliknij pozycję Szybkie elementy w grupie Tekst.
2. Wybierz opcję Zapisz zaznaczenie do galerii szybkich części.
3. W wynikowym oknie dialogowym wprowadź nazwę elementu AutoText.
4. Inne ustawienia będą zależały od sytuacji roboczej. Na przykład, można zapisać różne podpisy z określonymi plikami szablonów. W naszym przykładzie zachowaj wszystkie ustawienia domyślne (rysunek D).
5. Kliknij OK.

Rysunek D

Teraz, gdy element podpisu AutoText istnieje, można go wstawić w dowolnym miejscu w dowolnym czasie. Kliknij przycisk Szybkie elementy i wybierz element z galerii (Rysunek E). Ponieważ zachowaliśmy ustawienia domyślne, ten element AutoText jest dostępny we wszystkich dokumentach opartych na szablonie Normalny.

Rysunek E

Stay tuned

Jeśli często używasz tego elementu AutoText, możesz chcieć utworzyć skrót klawiaturowy, który pozwoli Ci zaoszczędzić kilka kliknięć. W następnym artykule pokażę Ci, jak to zrobić.

Zobacz także

• Co jest w Windows 10 19H2 dla przedsiębiorstw? (TechRepublic)
• Windows 10: arkusz informacyjny (TechRepublic)
• 20 profesjonalnych wskazówek, dzięki którym Windows 10 będzie działał tak, jak chcesz (darmowy PDF) (TechRepublic)
• Bezpieczeństwo Windows 10: Przewodnik dla liderów biznesu (TechRepublic Premium)
• Microsoft dostarcza pierwszy build Windows 10 Fast Ring z nowej gałęzi rozwoju (ZDNet)
• 6 prostych zmian w zabezpieczeniach, które muszą wprowadzić wszyscy użytkownicy Windows 10 (CNET)
• Get more must-read Microsoft tips and news (TechRepublic on Flipboard)