Jak organizować swoje dane (jak tabele przestawne) w Numbers

Tabele przestawne są często ulubionym narzędziem użytkowników arkuszy kalkulacyjnych w programach Microsoft Excel lub Google Sheets. Arkusze kalkulacyjne są świetnym narzędziem do przechwytywania i przechowywania danych. Jednak szybko mogą się one rozrosnąć do tego stopnia, że trudno znaleźć w nich sens lub wgląd. To właśnie tam tabele przestawne wchodzą do gry.

Zawsze uwielbiałem Apple Numbers za jego prostotę i interfejs, ale brakowało mu jakiejkolwiek funkcji, która pomogłaby mi posortować duże zbiory danych. Bez tabel przestawnych arkusze kalkulacyjne w Numbers były po prostu ścianami danych. Do niedawna, nie było tabel przestawnych w Numbers.

Ale kiedy Apple wydał najnowszą aktualizację do ich arkusza kalkulacyjnego aplikacji, Numbers, nie mogłem pomóc, ale zauważyć, że mieli poślizgu w funkcji, która brzmiała dużo jak Numbers tabeli przestawnej. W Apple Numbers 5.2, nowa funkcja o nazwie inteligentne kategorie został dodany, który może przynieść trochę zdrowy do swoich danych. Zbudujemy coś podobnego do tabeli przestawnej w Numbers.

Zanim zaczniemy w tym samouczku, upewnij się, że korzystasz z najnowszej wersji Numbers. Sprawdź swoją wersję aplikacji Numbers, otwierając ją i przechodząc do zakładki Numbers > About Numbers. Upewnij się, że używasz co najmniej wersji 5.2. Zawsze możesz otworzyć App Store dla macOS i sprawdzić aktualizacje, jeśli musisz nadrobić zaległości w najnowszym wydaniu.

Zobacz &Ucz się

Kategorie są w Numbers bardzo podobne do tabel przestawnych, a to zupełnie nowa funkcja. Przygotowałem screencast, który pomoże Ci zobaczyć, jakie możliwości daje porządkowanie danych. Sprawdź go poniżej, aby lepiej poznać tę nową funkcję Organizuj.

Ciągle chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj poniższy samouczek, aby zobaczyć ilustrowany przewodnik po tym, jak organizować dane i podsumowywać je za pomocą opcji Organizuj.

Pobierz przykładowe dane

Pomocne jest posiadanie przykładowych danych, które można wykorzystać do śledzenia samouczka. Dlatego też przygotowałem skoroszyt Numbers, który zawiera wystarczającą ilość danych, aby pomóc Ci rozpocząć pracę z nową funkcją Kategorie. Dane można pobrać pod tym linkiem. Dane te można wykorzystać do tworzenia tabel przestawnych w aplikacji Numbers.

Dowiedz się więcej o podstawach aplikacji Numbers i sposobach pracy z danymi w poniższym samouczku, który pomoże Ci zapoznać się z formułami w aplikacji:

• 
  Szkolenie z obsługi aplikacji
  Wprowadzenie do formuł w aplikacji Numbers
  Alex Spencer

Dlaczego warto porządkować dane w arkuszu kalkulacyjnym?

Po pierwsze, warto zrozumieć, dlaczego porządkowanie danych jest tak pomocne w arkuszu kalkulacyjnym. Zacznijmy od zrzutu ekranu z danymi, które dołączyłem do tego poradnika. Każdy wiersz w danych jest oddzielnym zapisem transakcji.

Jasne, możesz zobaczyć poszczególne wiersze i rekordy w tych danych. Ale jak znaleźć w nich znaczenie lub podsumować dane, znajdując sumy całkowite?

Użycie funkcji Inteligentne kategorie w aplikacji Numbers może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na wszystkie poniższe pytania (i nie tylko) dotyczące przykładowych danych:

1. Które stany mają największą sprzedaż?
2. Kto jest naszym głównym klientem?
3. Która jednostka biznesowa osiągnęła największą sprzedaż?

Mówiąc wprost, ta nowa funkcja może pomóc Ci podsumować i zrozumieć Twoje dane. Problemem nie jest to, że nie mamy wystarczająco dużo danych, ale to, że 100 wierszy danych jest trudne do podsumowania. Rozwiązaniem jest użycie tabel przestawnych w Numbers, lub funkcji Smart Categories, jak Apple nazywa to.

W starym świecie, będziesz filtrowania, sumowania i podejmowania oddzielnych obliczeń (lub przeskakując do programu Excel z danymi), aby odpowiedzieć na te pytania. To wszystko zmieniło się, gdy Apple dodał Inteligentne Kategorie, które mogą pomóc Ci zrozumieć Twoje dane.

Jak korzystać z Inteligentnych Kategorii w Numbers

Teraz, gdy już dowiedziałeś się, dlaczego Inteligentne Kategorie i organizowanie danych jest tak pomocne, przejdźmy przez przykład.

Z zaznaczoną tabelą kliknij przycisk Organizuj w prawym górnym rogu Numbers. Teraz zobaczysz nowy panel z kilkoma opcjami pracy z danymi.

W Numbers 5.2 po kliknięciu przycisku Organizuj pojawiają się trzy opcje. Dwie z nich są obecne w Numbers od jakiegoś czasu, a nowym dodatkiem są Kategorie. Oto, co każda z opcji wnosi do stołu:

1. Kategorie. Jak już się dowiedziałeś, kategorie mogą pomóc Ci pogrupować dane. W tym poradniku prześledzimy kilka przykładów, więc czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.
2. Sortuj. Sortowanie danych niekoniecznie odpowiada na jakiekolwiek pytania na ich temat, ale układa je w pewnej kolejności. Może to być kolejność alfabetyczna lub chronologiczna (np. sortowanie danych na podstawie daty).
3. Filtrowanie. Filtrowanie również nie zmienia oryginalnych danych, jedynie pokazuje i ukrywa na podstawie określonych kryteriów filtrowania.

Przejdziemy teraz przez przykład użycia Kategorii, czyli tabel przestawnych w Numbers, do podsumowania arkusza kalkulacyjnego w Numbers.

Aby rozpocząć pracę z tą funkcją, kliknij na tabelę danych, a następnie na przycisk Organizuj w prawym górnym rogu aplikacji. Następnie wybierz rozwijaną opcję Dodaj kategorię i zacznij od wyboru pola w zbiorze danych, według którego chcesz uporządkować swoje dane. W pierwszym przykładzie wybierzmy Stan dostawy, aby pogrupować dane według stanu zamówienia.

Teraz dane są pogrupowane i zorganizowane w oparciu o wybrane kryteria. Zauważ na poniższym zrzucie ekranu, że tabela jest teraz skonsolidowana do stanów, z wszystkimi wierszami, które pasują do kryteriów pod nim. Zobacz poniższy zrzut ekranu jako przykład.

To są podstawy tego, jak organizować dane w Apple Numbers. Wystarczy wybrać kategorię, a zobaczysz, jak dane układają się w uporządkowany sposób.

Poprzednio zadałem trzy pytania dotyczące danych, na które funkcja Inteligentne kategorie może nam pomóc odpowiedzieć. Przejdźmy teraz przez praktyczne przykłady, aby odpowiedzieć na te cztery pytania na podstawie przykładowych danych.

Które państwa mają największą sprzedaż?

Zaczęliśmy więc od uporządkowania danych według stanów. Ale nadal musimy zsumować kwoty według stanów.

W kolumnie Order Amount kliknij ikonę koła zębatego, a następnie wybierz Subtotal. Spowoduje to odjęcie kwot według stanu.

Teraz, trzeba tylko zwinąć rzeczy według stanu. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pierwszym stanie na liście, a następnie wybierz opcję Zwiń grupy rówieśnicze. Zmniejsza to wszystko do poziomu stanu dla łatwego podsumowania i przeglądu.

Teraz kliknę prawym przyciskiem myszy na kolumnę nagłówka Suma częściowa i wybiorę opcję „Sortuj sumy w porządku rosnącym”.

To wszystko! Teraz zobaczysz stany posortowane według sumy zamówienia. Dzięki możliwości podsumowania danych możesz szybko zorientować się i zrozumieć biznes znacznie lepiej.

Who Are the Top Customers?

Teraz możemy stworzyć podobne podsumowanie, aby zbadać, kim są nasi główni klienci. Zamiast grupować według stanu, tym razem będziemy grupować według klienta w danych zamówienia.

Wszystko, co musisz zrobić, to zmienić listę rozwijaną Categories z Delivery State na Customer Name. Wystarczy kilka kliknięć, aby dane zostały zorganizowane i uporządkowane według klienta, a nie stanu.

Potem powtórz kroki, klikając prawym przyciskiem myszy na nazwie klienta i wybierając opcję Zwiń grupy równorzędne.

Chcesz wypróbować jeszcze jeden sposób wyświetlania danych? Zamiast przeglądać sumę częściową według klientów, zbadaj, który z nich średnio składa największe zamówienie.

To wszystko! Ponownie wykorzystaliśmy naszą konfigurację z pierwszego przykładu w tym poradniku i po prostu odwróciliśmy ją, aby skupić się na kliencie zamiast na stanie dostawy.

Which Business Unit Made the Most Sales?

Ponownie, ten przykład będzie wyglądał bardzo podobnie do dwóch poprzednich. Mamy kolumnę jednostki biznesowej w źródle danych i po prostu zmieńmy opcję rozwijaną na Business Unit zamiast tego. Teraz wyniki danych będą zwijane według jednostki biznesowej.

Teraz zanurzmy się nieco głębiej i dodajmy dwa poziomy do danych. Po prawej stronie kliknij ponownie na Dodaj kategorię i tym razem wybierz Nazwę klienta. Teraz zauważ, że możesz zobaczyć nie tylko podsumowanie na poziomie jednostki biznesowej, ale także na poziomie klienta.

To wszystko! Możesz dodać wiele warstw do organizacji i podsumowania swoich danych.

Dalsza nauka

W tym poradniku dowiedziałeś się, jak pobierać dane, organizować je i rozumieć w Apple Numbers. Arkusze kalkulacyjne nie są tylko sposobem na przechwytywanie danych, ale mogą służyć jako narzędzie do analizy, aby zrozumieć te dane.

Dowiedz się więcej o tym, jak Numbers i jak inne aplikacje podchodzą do podsumowywania danych, korzystając z dodatkowych samouczków poniżej:

• 
  Numbers
  Getting Started With Numbers for iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  How to Use PivotTables to Analyze Your Excel Data
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  How to Use Pivot Tables in Google Sheets (Ultimate Guide)
  Andrew Childress

.