Wszystko, co musisz wiedzieć o Audycie Płatności

Co to jest Audyt Płatności?

Audyt kont zobowiązań jest niezależną oceną danych finansowych z rejestrów zobowiązań organizacji. Bada on, w jaki sposób transakcje AP są rejestrowane i czy stanowią one dokładny obraz operacji biznesowych.

W wielu audytach, głównym punktem zainteresowania jest dział zobowiązań. Dzieje się tak dlatego, że dość łatwo jest zwiększyć dochód netto firmy poprzez nierejestrowanie zobowiązań na koniec okresu. Prowadzi to do wielu rodzajów kradzieży i jest powodem, dla którego dział zobowiązań jest często jedynym obiektem zainteresowania audytów.

Tak więc, strategie audytu zobowiązań w dużej mierze opierają się na standardach oceny ryzyka oszustwa określonych przez Radę Standardów Rewizji Finansowej Amerykańskiego Instytutu Biegłych Rewidentów (AICPA).

To zapewnia, że wszystkie zestawienia i faktury (jak również wszelkie inne skumulowane wydatki lub zobowiązania) są prawidłowo rejestrowane ręcznie lub za pomocą oprogramowania księgowego.

Metody audytu

Podstawowym sposobem audytu działu zobowiązań jest dopasowanie transakcji księgi głównej do liczb w księdze głównej.

Running cutoff tests will ensure whether transactions for the fiscal year are included in your end-of-year financial statements. Audyt sprawdza, czy ustanowiłeś system kontroli wewnętrznej, który dokumentuje wszystko dokładnie i w odpowiednich ramach czasowych.

Nie ma standardowego sposobu przeprowadzania audytu AP. Zazwyczaj jest to wybór audytora. Metoda jest wybierana w oparciu o wielkość i kształt danej firmy, jak również pożądaną dokładność.

Wdrożenie przepisów GAAP będzie się różnić w zależności od stanu. Niektóre stany pozwalają firmom publicznym forsować dodatkowe raporty, które nie muszą przestrzegać standardów lub zasad GAAP.

Pomimo tych różnic, audytorzy szukają generalnie tych samych rzeczy, które obejmują:

• Kompletność
• Dokładność
• Ważność
• Zgodność zapisów
• Właściwe ujawnienie

Potwierdza to, czy zapisy organizacji przedstawiają dokładny obraz działalności.

Jedynym celem audytu jest ustanowienie skutecznego systemu kontroli wewnętrznej. Zazwyczaj odbywa się to w czterech oddzielnych etapach.

Cztery etapy audytu AP

Czy jesteś małą firmą czy dużym przedsiębiorstwem, jeśli wpisy w dzienniku i zapisy bankowe nie zgadzają się, będzie problem. W celu ustanowienia najbardziej efektywnego systemu kontroli wewnętrznej, ścieżka audytu jest podzielona na cztery etapy:

#1) Planowanie audytu

Pierwszym etapem audytu AP jest faza planowania. Twoja firma otrzyma powiadomienie o audycie i zostanie zaplanowane spotkanie w celu omówienia standardowych procedur operacyjnych (SOP). Jest to czas na omówienie zakresu i zastrzeżeń oceny oraz sporządzenie planu samej oceny.

#2) Wykonywanie pracy w terenie

Teraz nadszedł czas na wkroczenie do akcji. Audytor spędzi kilka dni lub tygodni na przeglądaniu sprawozdań finansowych. Zazwyczaj używają „testu odcięcia”, aby określić prawidłowy zapis transakcji we właściwym okresie czasu.

An audytor będzie przeglądać dokumenty takie jak:

• Balans
• Rejestr czeków
• Zlecenia zakupu
• Faktury dostawców
• Księga główna

#3) Końcowy raport z audytu

Po zakończeniu wszystkich prac w terenie, ustalenia są umieszczane w końcowym raporcie z audytu. Będzie on podsumowywał ustalenia audytora i ocenę tych ustaleń.

#4) Przegląd uzupełniający

Tylko dlatego, że raport został oddany, nie oznacza to, że praca się skończyła. Ostatnim krokiem jest przeprowadzenie przez audytora przeglądu uzupełniającego. Dzieje się to jeden rok później, aby zapewnić, że wszystkie zalecenia zostały spełnione, a pożądane wyniki zostały osiągnięte.

Jakie dokumenty Accounts Payable są wymagane?

Przed audytem odbywa się, należy zebrać wszystkie niezbędne dokumenty. Im łatwiej zrobisz to na audytora, tym szybciej to pójdzie. Rozważ następujące kwestie, aby dostosować się do standardów audytu: Kompleksowa ocena ryzyka w zakresie zobowiązań i wydatków

Podsumowanie ewentualnych słabych punktów kontroli AP

Dokumenty dotyczące wszelkich dochodzeń w sprawie oszustw

Cele audytu zobowiązań

Podczas audytu zobowiązań, istnieje wiele celów, które audytor chce osiągnąć. Oto niektóre z najważniejszych celów:

Kompletność

Audyt pod kątem kompletności jest zazwyczaj głównym celem w audycie AP i najbardziej istotną częścią procesu. Podstawowe sposoby, w jakie audytor wskazuje, czy dokumenty zostały odpowiednio zarejestrowane i obliczone, są następujące:

• Testy odcięcia
• Rekoncyliacja
• Ścieżki audytu

Przedsiębiorstwo musi sporządzić swoje testy odcięcia sprawozdań finansowych na koniec roku dla płatności gotówkowych oraz zakupów towarów i usług otrzymanych do końca roku. Audytor wykorzysta następnie ścieżkę audytu, aby dopasować płatności do zarejestrowanych zobowiązań i poszuka wszelkich plików z niedopasowanymi dokumentami.

Ważność

Audytorzy będą również przyglądać się ważności transakcji płatniczych i procesu zamówień. Audytor będzie próbował ustalić legalność transakcji, zwracając się do dostawców i sprzedawców z prośbą o potwierdzenie.

Liczba i rodzaj sprzedawców, którzy otrzymują te żądania może się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Większość audytorów będzie kontaktować się z regularnymi dostawcami i sprzedawcami, niezależnie od tego, czy istnieje zaległe saldo, czy nie.

Należy również zauważyć, że jeśli audytor odkryje jedną lub więcej otwartych faktur dla dostawcy, dotrze również do procenta Twoich partnerów biznesowych.

Zgodność

Wszystkie transakcje płatnicze muszą być rejestrowane w określony sposób. Kiedy audytor sprawdza, czy firma przestrzega ogólnych zasad i procedur księgowych, patrzy na zgodność.

Audyt zazwyczaj zaczyna się od tyłu do przodu. Audytor zacznie od sprawozdań finansowych na koniec roku, które mogą obejmować dokumenty takie jak:

• Rachunki przepływów pieniężnych
• Rachunki zysków i strat
• Arkusze bilansowe

Audytor może również wybrać losowe wpisy w księdze głównej, aby prześledzić ich pochodzenie. Ścieżka audytu w Państwa firmie pozwala audytorowi na odkrycie dokładnej ścieżki transakcji. Może on wtedy ocenić, czy zastosowano prawidłowe procedury księgowe.

Ujawnienie

Ostatnim krokiem audytu AP jest upewnienie się, że wszystkie transakcje i działania zostały prawidłowo ujawnione. Oznacza to, że saldo zobowiązań musi być zarejestrowane w sprawozdaniach finansowych na koniec roku.

An audytor będzie szukać ujawnienia przez sprawdzenie rzeczy, takich jak bieżące zobowiązania i kalkulacji kosztów towarów. Nietypowe transakcje mogą wymagać przypisów w celu dostarczenia szczegółów dotyczących tego, czego nie można wyodrębnić z prostego zapisu.

Jako ostateczne żądanie, audytorzy mogą poprosić firmę o ujawnienie obowiązkowego oświadczenia zarządu, które poświadcza, że wszystkie sprawozdania finansowe w pełni reprezentują prawdziwe transakcje i zakupy.

Przygotowanie do audytu zobowiązań

Nigdy nie chcesz zostać zaskoczony przez audyt AP – niezależnie od tego, czy jest to audyt zewnętrzny, czy wewnętrzny.

Konta do zapłaty znajduje się w bilansie firmy jako zobowiązanie. Reprezentuje krótkoterminowy dług i pieniądze należne dostawcom i wierzycielom i wskazuje liczbę faktur dostawców, które zostały zarejestrowane (ale jeszcze nie zapłacone).

Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości będą się różnić w zależności od regionu, więc pierwszym krokiem w planowaniu dla audytu jest zaplanowanie spotkania ASAP do omówienia tego, czego potrzebujesz.

Podczas przeglądu procesów AP należy rozważyć główne cele firmy oraz następujące pytania:

• Jak oceniamy nowych dostawców?
• Kto otrzymuje raporty budżetowe i dotyczące wydatków?
• Czy zamówienia zakupu są cyfrowe, papierowe, czy oba rodzaje?
• Jaki jest nasz roczny budżet wydatków?
• Czy istnieje oprogramowanie AP?
• Czy istnieje polityka zapewniająca dokumentację wszystkich zobowiązań?
• Czy zakupy kartą kredytową są rejestrowane?
• Czy zakupy są ograniczone do zatwierdzonych sprzedawców?

Pamiętaj, że najważniejsze jest ustalenie ważnych kryteriów przed przeprowadzeniem audytu.

Oblicz swój obrót zobowiązań

Jednym z szybkich sposobów przygotowania się do audytu AP jest obliczenie wskaźnika obrotu zobowiązań. Jest to kalkulacja płynności krótkoterminowej, która jest używana do określenia tempa, w jakim firma spłaca swoich dostawców.

Wskaźnik rotacji AP jest obliczany poprzez wzięcie całkowitych zakupów dokonanych od dostawców (tj. kosztu sprzedaży) i podzielenie go przez średnią kwotę zobowiązań w tym samym okresie czasu.

Obrót zobowiązań = Całkowite zakupy od sprzedawców / Średnia kwota zobowiązań

Zobowiązania ujemne

Jeśli firma wypłaca więcej niż wymagana lub zafakturowana kwota, jest to uważane za nadpłatę i jest udokumentowane jako zobowiązanie ujemne w bilansie. Taka sytuacja często ma miejsce, gdy firma została dwukrotnie zafakturowana lub wysłała podwójne płatności.

Zobowiązania ujemne są zazwyczaj małymi kwotami, które w końcu są łączone z innymi zobowiązaniami. Często pojawiają się one jako kredyt w księdze zobowiązań, który firma może wykorzystać do skompensowania przyszłych płatności na rzecz dostawców.

Technicznie rzecz biorąc, ujemne zobowiązanie jest uważane za składnik aktywów firmy i dlatego powinno być klasyfikowane jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Automatyzacja Audytu Płatności

Tradycyjny audyt AP jest dość uciążliwy. Polega na przekopywaniu się przez stosy papierów, raportów wydatków, starych paragonów itp. Ręczny audyt jest wysoce nieefektywne, kosztowne i czasochłonne. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy Twoja firma ma duży wolumen transakcji.

Na szczęście większość zadań naprawczych audytu AP została zautomatyzowana poprzez różne rodzaje oprogramowania do obsługi zobowiązań.

Dlaczego automatyzacja AP?

Przechowywanie danych i zarządzanie

Właściwa platforma pomoże również organizacji w przechowywaniu danych. Może to być szczególnie przydatne, jeśli Twoja firma ma do czynienia z wieloma rodzajami transakcji. Pozwala to audytorowi pracować szybciej i bardziej efektywnie.

OprogramowanieAP zachowa ważne dane, takie jak:

• Pliki dostawców
• Historia transakcji
• Nazwa firmy
• Zlecenia zakupu
• Numery faktur
• Dane kart kredytowych
• Raporty wydatków
• Nowi dostawcy
• I więcej…

Wiele typów oprogramowania do automatyzacji AP pozwoli firmie na skonfigurowanie pól niestandardowych. Gwarantuje to, że zawsze zbierasz dane, których potrzebujesz przed audytem AP.

Gdy Twoja firma przechodzi na proces płatności prowadzony przez oprogramowanie, służy ono jako ogromne repozytorium wszystkich Twoich danych finansowych w jednym miejscu.

Ułatwianie audytu

Elektroniczne fakturowanie i elektroniczne płatności oznaczają, że audytor nigdy nie będzie szukał igły w stogu siana. Wszystko, czego potrzebują, mają na wyciągnięcie ręki i w mgnieniu oka mogą się od Ciebie uwolnić.

Udzielenie audytorowi dostępu „tylko do odczytu” do krytycznych dokumentów oznacza, że praca jest wykonywana w ciągu godzin, a nie tygodni. To duża różnica!

Śledzenie i monitorowanie dokumentów

Przyznaj się! Papier jest antytezą efektywności, dlatego jest wypierany z biznesu. Tylko papier oferuje iluzję kontroli. Wraz z naporem technologii chmury, groźba utraty wszystkiego, gdy „dysk twardy się zepsuje” nie jest już rzeczywistością.

Gdy mamy do czynienia z papierem, zapisy są trudniejsze do śledzenia, monitorowania, mierzenia i organizowania (aby wymienić tylko kilka). Dokumenty mogą zostać źle umieszczone, zniszczone, skradzione, uszkodzone itp. Papier sprawia, że proces fakturowania i płatności jest mniej widoczny i trudniejszy do śledzenia.

Detecting Fraud and Mitigating Risk

Badanie z 2016 r. przeprowadzone przez Association of Certified Fraud Examiners wykazało, że organizacje tracą średnio 5% rocznego przychodu każdego roku z powodu oszustw.

Konta płatne są bardzo podatne na kradzież, a korzystanie z oprogramowania ułatwia ich wykrywanie. Rozwiązanie AP wychwytuje istotne nieprawidłowości, faktury, które zostały zmanipulowane i tym podobne rzeczy:

• Duplikaty lub kserokopie faktur
• Faktury poniżej zatwierdzonych kwot
• Sprzedawcy lub dostawcy ze skrytkami pocztowymi
• Faktury z zaokrąglonymi kwotami w dolarach
• Dokumenty z brakującymi informacjami

System fakturowania elektronicznego jest jednym z najszybszych i najskuteczniejszych sposobów radzenia sobie z oszustwami, ponieważ jest w nim znacznie mniej miejsca na błędy ludzkie.

Używanie oprogramowania AP jest jak przedstawienie trzeciego zestawu oczu dla kontroli i równowagi w Twojej firmie. Zgrabnie organizuje krytyczne informacje i natychmiast flaguje wszystko, co jest poza porządkiem.

Dodatkowo, automatyzacja zbuduje ścieżkę audytu, która nie może być źle umieszczona, zgubiona, skradziona lub zniszczona. Inteligentne oprogramowanie oznacza, że Twoje dane AP są zawsze w jednym, jedynym miejscu. Całkowicie chronione.

Im bardziej firma może zdigitalizować zadania AP, tym mniej prawdopodobne jest, że zostanie zaskoczona przez negatywny audyt. Zautomatyzowane procedury zapewniają dodatkowy poziom bezpieczeństwa. Jest to natychmiastowa ścieżka audytu, która sprawia, że łatwiej jest szukać dokumentów i trudniej je sfałszować.

Dlaczego potrzebuję Audytu Płatności Księgowych?

Istnieje milion powodów, dla których firma powinna być zainteresowana audytem księgowym, niezależnie od tego, czy jest to audyt wewnętrzny czy zewnętrzny. Audyt księgowy jest podstawową bronią przeciwko oszustwom i niedokładnościom.

Audyt nie powinien Cię przerażać, jeśli nie zrobiłeś nic złego. Jest to niezależny i systematyczny wgląd w dokumentację AP firmy w celu zapewnienia, że wszystko jest prawidłowo udokumentowane.

Nawet jeśli wynik jest negatywny, należy to potraktować jako doświadczenie edukacyjne w zakresie prowadzenia dokładniejszej dokumentacji i starannego wykrywania oszustw. Audyt AP dotyczy bardziej oceny ryzyka i jest procesem, który powinien być doceniany.

Rachunkowe audyty zobowiązań w Stanach Zjednoczonych

W Stanach Zjednoczonych Amerykański Instytut Biegłych Rewidentów (AICPA) kieruje procedurami audytu AP i ustala standardy ich przeprowadzania.

W zależności od stanu, większość audytów zobowiązań nie jest opcjonalna. Ustawa Sarbanes-Oxley w 2002 roku została ustanowiona, aby wymagać od wszystkich przedsiębiorstw przedłożenia dokumentacji stronie trzeciej do badania zewnętrznego.

Jest to wtedy odpowiedzialność audytora, aby zapewnić, że wszystkie zapisy firmy stosują się do ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, inaczej zwanych GAAP.

Celem audytu AP jest osiągnięcie czterech ważnych punktów odniesienia. Są to:

1. Zapewnienie właściwego ujawnienia dokumentów. Obejmuje to sprawozdania finansowe na koniec roku i wyciągi bankowe.
2. Zapewnienie pełnej i całkowitej zgodności AP z GAAP.
3. Weryfikacja wszystkich transakcji pod kątem legalności i dokładności.
4. Badanie wszystkich danych AP i uzgodnienie każdej transakcji za rok.

Usprawniony audyt rachunków płatnych wykryje oszustwa, duplikaty płatności, nadpłaty i niezarejestrowane zobowiązania. Gdy nie zostaną wykryte, te rodzaje ryzyka mogą zaszkodzić długowieczności i sukcesowi Twojej firmy.

Właściwie przeprowadzony audyt AP jest krytyczny dla zdrowia finansowego Twojej firmy i wydajności Twojego działu zobowiązań. Stosowanie właściwych procedur zapewnia, że finanse Twojej organizacji są przejrzyste, dokładne i wolne od oszustów.

Przyszłość audytów kont płatniczych

Przyszłość audytów kont płatniczych leży w technologii. Przepisy prawne będą się nadal zmieniać, a oczekiwania będą rosnąć. Im więcej branż i firm przyjmie automatyzację, tym bardziej rządy będą jej oczekiwać.

Ważne jest, aby wejść na pokład teraz z odpowiednimi narzędziami potrzebnymi do przygotowania. Z silnym działem AP i odpowiednim oprogramowaniem, nie ma już potrzeby obawiać się procedur księgowych.

Przejście na system cyfrowy sprawia, że proces audytu jest szybszy, łatwiejszy i tańszy. Co ważniejsze, daje firmie więcej miejsca na realizację progresywnej strategii i planowanie przyszłych przedsięwzięć.

.