Cum să adăugați o semnătură automată la un document Microsoft Word

Nimic nu va înlocui o semnătură reală, dar în lumea digitală de astăzi, semnăturile electronice sunt comune și ușoare. Puteți utiliza un software specializat atunci când semnați acorduri și contracte, dar și Microsoft Word vă poate ajuta.

Puteți adăuga o linie de semnătură goală pentru mai multe documente legale sau puteți crea un element AutoText dintr-o imagine a semnăturii dvs. reale. Ambele sunt ușor de implementat și oferă un pic de libertate, indiferent dacă documentul este distribuit în format electronic. În acest articol, vă voi arăta cum să implementați ambele metode.

Dezvăluiri: TechRepublic poate câștiga un comision de la unele dintre produsele prezentate pe această pagină. TechRepublic și autorul nu au fost compensați pentru această recenzie independentă.

Învățați mai multe: Office 365 pentru afaceri

Niciuna dintre aceste metode nu este un proces sigur și nici nu ia locul semnăturilor digitale criptate care necesită certificare – ceea ce este cu totul altceva.

Pentru o demonstrație, descărcați un model de scrisoare Word sau puteți lucra cu orice document Word. Nu se descarcă niciun fișier demo aici pentru că nu veți avea nevoie de unul. Această caracteristică nu este suportată de vechiul format .doc și nici una dintre tehnicile de semnătură nu este suportată de ediția pentru browser.

VEZI: 52 de sfaturi Excel pe care orice utilizator ar trebui să le stăpânească (TechRepublic)

Cum să adăugați o linie de semnătură goală în Word

Dacă aveți de gând să imprimați documentul, puteți adăuga rapid toate informațiile pertinente care însoțesc semnătura reală prin inserarea unei linii de semnătură. Făcând acest lucru, adăugați un loc pentru a semna documentul și includeți alte informații, cum ar fi titlul, adresa de e-mail, numărul de telefon și așa mai departe. Această caracteristică este utilă în cazul formularelor, dar este mai puțin utilă în cazul unei scrisori obișnuite.

Pentru a adăuga o linie de semnătură la un document, procedați după cum urmează:

1. Acționați fila Inserare și apoi faceți clic pe opțiunea Linie de semnătură din secțiunea Text.
2. În caseta de dialog rezultată, introduceți detaliile semnăturii, cum ar fi numele, titlul, etc. (Figura A). În câmpul de instrucțiuni, puteți include chiar și un ajutor pentru semnatar, cum ar fi „Vă rugăm să semnați aici” sau cunoscutul „X”.
3. Click pe OK pentru a insera linia de semnătură.

Figura A

După cum puteți vedea în figura B, nu este suficient spațiu pe prima pagină, așa că Word pune întreaga linie de semnătură pe pagina 2. S-ar putea să nu vi se întâmple acest lucru, dar atunci când se întâmplă, eliminați câteva linii goale de pe pagina anterioară pentru a trage semnătura pe acea pagină. Dacă acest lucru este imposibil, mutați ultimul paragraf sau ultimele câteva rânduri pe pagina liniei de semnătură. Nu doriți o linie de semnătură pe o pagină de sine stătătoare. După ce ați ajustat plasarea (Figura C), dacă este necesar, sunteți gata să salvați, să imprimați și să distribuiți.

Figura B

Am folosit un șablon de scrisoare pentru fișierul demonstrativ, dar cel mai probabil, veți folosi această funcție la documente juridice și așa mai departe, și nu la scrisori punctuale. Indiferent de modul în care utilizați această funcție, cineva trebuie totuși să semneze efectiv documentul. Să ne uităm la o opțiune care elimină această necesitate.

Figura C

Cum să inserați o semnătură cu imagine ca AutoText în Word

Adaugarea unei imagini a semnăturii dvs. este o modalitate ușoară de a elimina necesitatea de a semna efectiv lucrurile. Pur și simplu o imprimați și gata. Desigur, veți dori să aveți grijă cu cine împărtășiți această capacitate, iar dacă este obligatoriu din punct de vedere legal este ceva ce trebuie să stabiliți dumneavoastră, dacă acest lucru este important pentru dumneavoastră.

Primul lucru de care aveți nevoie este semnătura dvs. scrisă de mână sub formă de fișier grafic. Scrieți-vă semnătura pe o bucată de hârtie și scanați-o sau faceți-i o fotografie, salvând-o cu unul dintre formatele de fișiere grafice: .bmp, .gif, .jpg sau .png.

Inserați fișierul imagine în Word făcând clic pe fila Inserare și alegând Imagini în grupul Ilustrație. Selectați dispozitivul, găsiți fișierul și apoi faceți clic pe Insert. Redimensionați și decupați dacă este necesar, pentru a elimina cantități mari de spațiu alb (fundal). Apoi, introduceți orice text suplimentar, cum ar fi numele tipărit și titlul. După ce aveți tot ce vă trebuie pentru semnătură, este timpul să o transformați într-un element AutoText.

Selectați graficul și textul suplimentar și apoi procedați după cum urmează:

1. Click pe fila Insert și apoi faceți clic pe Quick Parts în grupul Text.
2. Alegeți Save Selection to Quick Part Gallery.
3. În fereastra de dialog rezultată, introduceți un nume pentru elementul AutoText.
4. Celelalte setări vor depinde de situația dumneavoastră de lucru. De exemplu, ați putea salva semnături diferite cu fișiere șablon specifice. Pentru exemplul nostru, păstrați toate setările implicite (Figura D).
5. Click pe OK.

Figura D

Acum că elementul de semnătură AutoText există, îl puteți insera oriunde și în orice moment. Faceți clic pe Quick Parts (Piese rapide) și alegeți elementul din galerie (Figura E). Deoarece am păstrat setările implicite, acest element AutoText este disponibil în toate documentele bazate pe șablonul Normal.

Figura E

Rămâneți pe recepție

Dacă utilizați des acest element AutoText, poate doriți să creați o comandă rapidă de la tastatură pentru a economisi câteva clicuri. Într-un articol ulterior, vă voi arăta cum să faceți acest lucru.

Vezi și

• Ce conține Windows 10 19H2 pentru întreprinderi? (TechRepublic)
• Windows 10: A cheat sheet (TechRepublic)
• 20 de sfaturi profesionale pentru a face ca Windows 10 să funcționeze așa cum vă doriți (PDF gratuit) (TechRepublic)
• Securitatea Windows 10: Un ghid pentru liderii de afaceri (TechRepublic Premium)
• Microsoft livrează primul build Windows 10 Fast Ring din noua sa ramură de dezvoltare (ZDNet)
• 6 modificări simple de securitate pe care trebuie să le facă toți utilizatorii de Windows 10 (CNET)
• Obțineți mai multe sfaturi și știri Microsoft care trebuie neapărat citite (TechRepublic on Flipboard)