Cum să vă organizați datele (cum ar fi tabelele pivotante) în Numbers

BY admin
|

Tabelele pivotante sunt adesea preferatele fanilor pentru utilizatorii de foi de calcul din Microsoft Excel sau Google Sheets. Foile de calcul sunt un instrument excelent pentru capturarea și stocarea datelor. Dar, acestea pot crește rapid până la punctul în care este greu să găsești un sens sau o perspectivă în ele. Aici intră în joc tabelele pivot.

Întotdeauna am iubit Apple Numbers pentru simplitatea și interfața sa, dar îi lipsea orice funcție care să mă ajute să sortez seturi mari de date. Fără tabele pivot, foile de calcul din Numbers erau doar pereți de date. Până de curând, nu existau tabele pivot în Numbers. Dar când Apple a lansat cea mai recentă actualizare a aplicației lor de foi de calcul, Numbers, nu am putut să nu observ că au strecurat o funcție care semăna foarte mult cu un tabel pivot din Numbers. În Apple Numbers 5.2, a fost adăugată o nouă funcție numită categorii inteligente care poate aduce un pic de bun-simț în datele dumneavoastră. Vom construi ceva asemănător cu un tabel pivot în Numbers. Înainte de a începe acest tutorial, asigurați-vă că executați cea mai recentă versiune de Numbers. Verificați versiunea Numbers deschizând aplicația și mergând la Numbers > About Numbers. Asigurați-vă că folosiți cel puțin versiunea 5.2 Puteți oricând să deschideți App Store pentru macOS și să căutați actualizări dacă trebuie să vă puneți la curent cu cea mai recentă versiune.

Vezi & Învățați

Categoriile se simt foarte mult ca tabelele pivot în Numbers, iar aceasta este o caracteristică nouă. Am realizat un screencast care vă poate ajuta să vedeți puterea de organizare a datelor. Consultați-l mai jos pentru a vă familiariza mai mult cu această nouă caracteristică Organizare.

Încă doriți să aflați mai multe? Continuați să citiți tutorialul de mai jos pentru a vedea un ghid ilustrat despre cum să organizați datele și să le rezumați cu ajutorul opțiunii Organizare.

Descărcați date de probă

Este util să aveți date de probă pe care le puteți folosi pentru a urmări un tutorial. De aceea, am pregătit un registru de lucru Numbers care include suficiente date pentru a vă ajuta să începeți să folosiți această nouă funcție Categorie. Descărcați datele de la acest link. Puteți utiliza aceste date pentru a crea tabele pivot în Numbers.

Învățați mai multe despre elementele de bază ale Numbers și despre cum să lucrați cu datele în tutorialul de mai jos, care vă va ajuta să vă simțiți confortabil cu Formulele din aplicație:

  • Curs de instruire în aplicație
    An Introduction to Formulas in Numbers
    Alex Spencer

De ce să vă organizați datele într-o foaie de calcul?

În primul rând, ajută să înțelegem de ce organizarea datelor dumneavoastră este atât de utilă într-o foaie de calcul. Să începem cu o captură de ecran a datelor pe care le-am inclus cu acest tutorial. Fiecare rând din date este o înregistrare separată a unei tranzacții.

Eșantion de date de organizat în numere
Care rând din datele de eșantion este o tranzacție de sine stătătoare, înregistrând clientul, suma și multe altele.

Sigur, puteți vedea rândurile și înregistrările individuale din aceste date. Dar cum găsiți un sens în ele sau cum rezumați datele, aflând sumele totale?

Utilizarea caracteristicii Smart Categories din Numbers vă poate ajuta să răspundeți la toate întrebările următoare (și nu numai) despre datele din eșantion:

  1. Ce state au cea mai mare cantitate de vânzări?
  2. Cine sunt principalii noștri clienți?
  3. Ce unitate de afaceri a realizat cele mai multe vânzări?

Simplu spus, această nouă caracteristică vă poate ajuta să rezumați și să înțelegeți datele dumneavoastră. Problema nu este că nu avem suficiente date, ci că 100 de rânduri de date sunt greu de rezumat. Răspunsul este utilizarea tabelelor pivot din Numbers, sau a funcției Smart Categories, așa cum o numește Apple.

În vechea lume, pentru a răspunde la aceste întrebări ați fi filtrat, ați fi făcut subtotaluri și ați fi făcut calcule separate (sau ați fi sărit în Excel cu datele). Toate acestea s-au schimbat atunci când Apple a adăugat categoriile inteligente, care vă pot ajuta să vă înțelegeți datele.

Cum se utilizează categoriile inteligente în Numbers

Acum că ați aflat de ce sunt atât de utile categoriile inteligente și organizarea datelor, haideți să parcurgem un exemplu.

Cu tabelul selectat, faceți clic pe butonul Organizare din colțul din dreapta sus al Numbers. Acum, veți vedea un nou panou cu mai multe opțiuni pentru a lucra cu datele dumneavoastră.

În Numbers 5.2, trei opțiuni apar atunci când faceți clic pe butonul Organize. Două dintre ele se află de ceva timp în Numbers, iar Categories este noua adăugare. Iată ce aduce fiecare opțiune:

  1. Categorii. După cum ați aflat deja, categoriile vă pot ajuta să vă grupați datele. Vom trece prin mai multe exemple în acest tutorial, așa că citiți mai departe pentru a afla mai multe.
  2. Sortare. Sortarea datelor nu răspunde neapărat la nicio întrebare despre ele, dar le pune într-o ordine. Aceasta ar putea fi alfabetică sau cronologică (cum ar fi sortarea datelor pe baza datei.)
  3. Filtrare. Nici filtrarea nu modifică datele originale, ci doar arată și ascunde în funcție de criteriile de filtrare pe care le specificați.

Să trecem în revistă un exemplu de utilizare a categoriilor, sau a tabelelor pivot în Numbers, pentru a rezuma o foaie de calcul în Numbers.

Pentru a începe să lucrați cu această caracteristică, faceți clic pe un tabel de date, apoi faceți clic pe butonul Organizare din colțul din dreapta sus al aplicației. Apoi, alegeți meniul derulant Adaugă o categorie și începeți prin a selecta un câmp din setul de date în funcție de care doriți să vă organizați datele. În primul exemplu, să alegem Statul de livrare pentru a grupa datele în funcție de starea comenzii.

Organizarea datelor în funcție de Statul de livrare
Alegeți o opțiune derulantă din Add a Category (Adaugă o categorie) în picioare pentru a începe să grupați datele în funcție de un anumit câmp.

Acum, datele dvs. sunt grupate și organizate în funcție de criteriile pe care le-ați ales. Observați în captura de ecran de mai jos că tabelul este acum consolidat în state, cu toate rândurile care corespund criteriilor sub el. Vedeți captura de ecran de mai jos, de exemplu.

Organizat după stat
Toate rândurile se potrivesc cu criteriile de sub el în acest exemplu de utilizare a „tabelului pivot Numbers.”

Aceste sunt elementele de bază ale modului de organizare a datelor dvs. în Apple Numbers. Trebuie doar să alegeți categoria și veți vedea cum datele se adună într-un mod organizat.

Mai devreme, am pus trei întrebări legate de date la care caracteristica Smart Categories ne poate ajuta să răspundem. Acum, haideți să parcurgem exemple practice pentru a răspunde la aceste patru întrebări cu ajutorul datelor de probă.

Ce state au cea mai mare cantitate de vânzări?

Acum, am început deja prin a organiza datele pe state. Dar, încă mai trebuie să adunăm sumele pe state.

În coloana Order Amount, faceți clic pe pictograma Gear, apoi alegeți Subtotal. Acest lucru va face subtotalul sumelor pe state. Acum, trebuie doar să adunăm lucrurile pe state. Faceți clic dreapta pe primul stat din listă, apoi alegeți Collapse Peer Groups. Acest lucru prăbușește totul la nivel de stat pentru un rezumat și o revizuire mai ușoară.

Întoarceți pe stat
În primul rând, alegeți subtotal din meniul derulant al pictogramei de angrenaj, apoi faceți clic dreapta pe numele statului și alegeți Collapse Peer Groups pentru a vedea un rezumat la nivel de stat.

Acum, voi face clic dreapta pe coloana de antet Subtotal și voi alege „Sort Order Amount” Summaries Descending.

Sort by State in Numbers
Facem clic dreapta pe textul Subtotal și alegem Sort Order Amount Summaries Descending pentru a sorta statele în funcție de totalurile de ordine.

Așa este! Acum veți vedea statele sortate în funcție de sumele de ordine. Rapid, puteți să vă concentrați și să înțelegeți mult mai bine afacerea datorită capacității de a rezuma datele.

Cine sunt principalii clienți?

Acum, putem crea un rezumat similar pentru a studia cine sunt principalii noștri clienți. În loc să grupăm în funcție de stat, de data aceasta vom grupa în funcție de clientul din datele comenzii.

Tot ce trebuie să faceți este să schimbați meniul derulant Categorii din Statul de livrare în Numele clientului. Cu doar câteva clicuri, datele trec la a fi organizate și aranjate în funcție de client în loc de stat.

Apoi, trebuie doar să repetați pașii făcând clic dreapta pe numele clientului și să alegeți Collapse Peer Groups.

Sorted by Customer Name
Simplu schimbați meniul derulant în Customer Name pentru a reorganiza rezumatul datelor în funcție de clientul care a plasat comanda.

Vreți să încercați un alt mod de vizualizare a datelor? În loc să vedeți subtotalul în funcție de client, studiați clientul în funcție de cel care, în medie, plasează cea mai mare comandă.

Verificați datele în funcție de comanda medie
Click din nou pe icoana angrenajului și alegeți Media, apoi faceți click dreapta și „Sort Order Summaries Descending” pentru a vedea mediile ordonate.

Așa este! Am reutilizat configurația noastră de la primul exemplu din acest tutorial și pur și simplu am răsturnat-o pentru a ne concentra pe client în loc de starea de livrare.

Ce unitate de afaceri a făcut cele mai multe vânzări?

Din nou, acest exemplu va arăta foarte asemănător cu cele două dinaintea lui. Avem o coloană a unității de afaceri în sursa de date și să schimbăm pur și simplu coloana derulantă în Unitatea de afaceri în locul acesteia. Acum, rezultatele datelor se vor derula în funcție de unitatea de afaceri.

Acum, haideți să ne scufundăm un pic mai adânc și să adăugăm două niveluri la date. În partea dreaptă, faceți clic din nou pe Add a Category (Adăugați o categorie) și, de data aceasta, alegeți Customer Name (Numele clientului). Acum, observați că puteți vedea nu numai un rezumat la nivelul unității de afaceri, ci și la nivelul clientului.

Revizuirea datelor pe două niveluri
Adaugați o a doua categorie pentru a vedea datele rezumate la mai multe niveluri pentru o mai bună înțelegere.

Așa este! Puteți adăuga mai multe straturi la organizarea și rezumarea datelor dumneavoastră.

Continuați învățarea

În acest tutorial, ați învățat cum să luați date și să le organizați și să le înțelegeți în Apple Numbers. Foile de calcul nu sunt doar o modalitate de a capta date, ci mai degrabă pot servi ca un instrument de analiză pentru a înțelege acele date.

Învățați mai multe despre modul în care Numbers și despre modul în care alte aplicații abordează sintetizarea datelor, cu tutorialele suplimentare de mai jos:

  • Numbers
    Cum să începi să folosești Numbers pentru iCloud
    Harry Guinness
  • Microsoft Excel
    Cum să folosești tabelele pivot pentru a analiza Your Excel Data
    Andrew Childress
  • Google Sheets
    How to Use Pivot Tables in Google Sheets (Ultimate Guide)
    Andrew Childress