Tot ce trebuie să știți despre un audit al conturilor de plată

Ce este un audit al conturilor de plată?

Un audit al conturilor de plătit este o evaluare independentă a datelor financiare din registrele de conturi de plătit ale unei organizații. Acesta examinează modul în care sunt înregistrate tranzacțiile PA și dacă acestea reprezintă o imagine exactă a operațiunilor de afaceri.

În multe audituri, obiectivul principal este departamentul dumneavoastră de conturi de plătit. Acest lucru se datorează faptului că este destul de ușor să crești venitul net al unei companii prin neînregistrarea datoriilor la sfârșitul perioadei de plată. Acest lucru are ca rezultat multe tipuri de furturi și este motivul pentru care conturile de plată sunt adesea singurul punct de interes al auditurilor.

De aceea, strategiile de audit al conturilor de plată se bazează în mare măsură pe standardele de evaluare a riscului de fraudă stabilite de Auditing Standards Board of the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Aceasta asigură că toate declarațiile și facturile (precum și orice alte cheltuieli sau datorii acumulate) sunt înregistrate în mod corespunzător manual sau cu ajutorul unui software de contabilitate.

Metode de audit

Modalitatea de bază de a audita un departament de conturi de plătit este de a compara tranzacțiile din registrul general cu cifrele din registrul general.

Executarea testelor de tăiere va asigura dacă tranzacțiile pentru anul fiscal sunt incluse în situațiile dumneavoastră financiare de la sfârșitul anului. Un audit verifică dacă ați stabilit un sistem de control intern care documentează totul cu exactitate și în termenul corect.

Nu există un mod standard de a efectua un audit AP. În mod obișnuit, este alegerea auditorului. Metoda este aleasă în funcție de mărimea și forma unei anumite afaceri, precum și de minuțiozitatea dorită.

Punerea în aplicare a reglementărilor GAAP va varia în funcție de stat. Unele state permit companiilor publice să impună rapoarte suplimentare care nu trebuie să respecte standardele sau regulile GAAP.

În ciuda acestor diferențe, auditorii caută, în general, aceleași lucruri, care includ:

• Completitudine
• Exactitate
• Validitate
• Conformitatea înregistrărilor
• Divulgare corespunzătoare

Aceasta confirmă dacă înregistrările unei organizații prezintă o imagine exactă a afacerii.

Singurul scop al unui audit este de a stabili un sistem eficient de control intern. Acest lucru se face, de obicei, în patru etape distincte.

Cele patru etape ale unui audit AP

Chiar dacă sunteți o afacere mică sau o întreprindere vastă, dacă intrările în jurnal și înregistrările bancare nu se potrivesc, va exista o problemă. Pentru a stabili cel mai eficient sistem de control intern, o pistă de audit este împărțită în patru etape:

#1) Programarea auditului

Prima etapă a unui audit AP este faza de planificare. Întreprinderea dvs. va primi o notificare cu privire la audit și va fi programată o întâlnire pentru a discuta procedurile standard de operare (PSO). Acesta este momentul în care se trece în revistă domeniul de aplicare și obiecțiile evaluării și se întocmește un plan pentru evaluarea propriu-zisă.

#2) Efectuarea lucrului pe teren

Acum este timpul să vă apucați de treabă. Auditorul va petrece câteva zile sau săptămâni cernând rapoartele financiare. Ei folosesc de obicei un „test de separare” pentru a determina înregistrarea corectă a unei tranzacții în perioada de timp corespunzătoare.

Un auditor se va uita peste documente precum:

• Bilanțul contabil
• Registrul de cecuri
• Ordinele de cumpărare
• Factura furnizorului
• Legistrul general

#3) Raportul final de audit

După ce toată munca de teren este finalizată, constatările sunt trecute într-un raport final de audit. Acesta va rezuma constatările auditorului și evaluarea acestor constatări.

#4) Revizuirea de urmărire

Doar pentru că raportul a fost predat, nu înseamnă că munca s-a încheiat. Ultimul pas este ca auditorul să efectueze o revizuire de urmărire. Aceasta are loc un an mai târziu pentru a se asigura că toate recomandările au fost îndeplinite și că rezultatele dorite au fost atinse.

Ce documente sunt necesare pentru conturile de plată?

Înainte ca auditul să aibă loc, ar trebui să adunați toate documentele necesare. Cu cât îi ușurați munca auditorului, cu atât mai repede va merge. Luați în considerare următoarele pentru a vă alinia la standardele de audit:

• Un registru AP detaliat
• O analiză a bugetelor în comparație cu rapoartele de cheltuieli
• O analiză a controalelor interne
• Documentarea oricăror datorii neînregistrate
• O privire de ansamblu asupra procedurilor de audit planificate
• O privire de ansamblu asupra procedurilor de audit planificate
• A evaluare cuprinzătoare a riscurilor legate de conturile de plătit și de cheltuieli
• Un rezumat al posibilelor puncte slabe în controalele PA
• Documente privind orice investigație de fraudă

Obiectivele auditului conturilor de plătit

În timpul unui audit al conturilor de plătit, există multe obiective pe care un auditor caută să le îndeplinească. Iată câteva dintre cele mai importante obiective:

Completitudine

Auditul pentru completitudine este, de obicei, principalul obiectiv al unui audit al conturilor de plăți și cea mai vitală parte a procesului. Principalele modalități prin care un auditor indică dacă documentele au fost înregistrate și calculate în mod adecvat sunt prin:

• Testele de separare
• Reconciliere
• Traseele de audit

O întreprindere trebuie să producă testele de separare a situațiilor financiare de sfârșit de an pentru plățile în numerar și achizițiile de bunuri și servicii primite până la sfârșitul anului. Un auditor va folosi apoi o pistă de audit pentru a compara plățile cu datoriile înregistrate și pentru a căuta orice dosar cu documente necorespunzătoare.

Validitate

Auditorii vor analiza, de asemenea, validitatea tranzacțiilor cu conturile de plătit și a procesului de achiziții. Un auditor va încerca să stabilească legitimitatea unei tranzacții prin contactarea furnizorilor și a vânzătorilor pentru o cerere de confirmare.

Numărul și tipul de furnizori care primesc aceste cereri pot varia în funcție de tipul de afacere pe care o conduceți. Cei mai mulți auditori vor contacta furnizorii și vânzătorii obișnuiți, indiferent dacă există sau nu un sold restant.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că, dacă un auditor descoperă una sau mai multe facturi deschise pentru un furnizor, acesta va contacta și un procent din partenerii dumneavoastră de afaceri.

Conformitate

Toate tranzacțiile cu conturile de plătit trebuie înregistrate într-un mod specific. Atunci când un auditor verifică dacă o afacere a respectat principiile și procedurile contabile generale, el verifică conformitatea.

Un audit începe, de obicei, din spate spre față. Un auditor va începe cu situațiile financiare de sfârșit de an, care pot include documente precum:

• Declarațiile privind fluxurile de numerar
• Declarațiile privind veniturile
• Bilanțurile

Un auditor poate alege, de asemenea, înregistrări aleatorii din registrul general pentru a le urmări până la originea lor. Pista de audit a companiei dumneavoastră permite unui auditor să descopere traseul exact al unei tranzacții. El poate apoi să evalueze dacă au fost utilizate procedurile contabile corecte.

Dezvăluirea

Pasul final al unui audit AP este de a se asigura că toate tranzacțiile și activitatea au fost dezvăluite în mod corespunzător. Acest lucru înseamnă că soldul de plată trebuie să fie înregistrat în situațiile financiare de sfârșit de an.

Un auditor va căuta dezvăluirea prin inspectarea unor lucruri precum calculele privind pasivul curent și costul bunurilor. Tranzacțiile neobișnuite pot necesita note de subsol pentru a oferi detalii pentru ceea ce nu poate fi discernut din simpla înregistrare.

Ca o ultimă solicitare, auditorii pot cere unei întreprinderi să dezvăluie o scrisoare obligatorie de reprezentare a conducerii care atestă că toate situațiile financiare reprezintă pe deplin tranzacțiile și achizițiile reale ale conturilor de furnizori.

Pregătirea pentru un audit al conturilor de plată

Niciodată nu doriți să fiți prins cu garda jos de un audit al conturilor de plată – fie că este vorba de un audit extern sau intern.

Conturile de plătit se regăsesc în bilanțul unei companii ca un pasiv. Reprezintă datoria pe termen scurt și banii datorați furnizorilor și creditorilor și indică numărul de facturi ale furnizorilor care au fost înregistrate (dar care nu au fost încă plătite).

Principiile contabile general acceptate vor varia în funcție de regiune, așa că primul pas în planificarea unui audit este să programați o întâlnire cât mai curând posibil pentru a discuta despre ceea ce aveți nevoie.

Considerați principalele obiective ale companiei și următoarele întrebări atunci când vă revizuiți procesele AP:

• Cum evaluăm noii furnizori?
• Cine primește rapoartele de buget și de cheltuieli?
• Ordinele de achiziție sunt digitale, pe hârtie sau ambele?
• Care este bugetul nostru anual de cheltuieli?
• Există o soluție software AP?
• Există o politică care să asigure documentarea tuturor datoriilor?
• Sunt înregistrate achizițiile efectuate cu cardul de credit?
• Sunt achizițiile limitate la furnizorii aprobați?

Rețineți că este esențial să stabiliți criterii importante înainte ca auditul să aibă loc.

Calculați-vă cifra de afaceri a conturilor de plată

O modalitate rapidă de a vă pregăti pentru un audit al conturilor de plată este să vă calculați rata de rotație a conturilor de plată. Acesta este un calcul de lichiditate pe termen scurt care este folosit pentru a cuantifica rata la care o afacere își plătește furnizorii.

Rata de rotație a conturilor de plăți se calculează luând totalul achizițiilor efectuate de la furnizori (adică costul vânzărilor) și împărțindu-l la valoarea medie a conturilor de plătit în aceeași perioadă de timp.

Rotația conturilor de plătit = Total achiziții de la furnizori / Media conturilor de plătit

Pasivele negative ale conturilor de plătit

Dacă o întreprindere plătește mai mult decât suma necesară sau facturată, aceasta este considerată o plată în plus și este documentată ca o datorie negativă în bilanț. Acest lucru se întâmplă adesea dacă o companie a fost facturată de două ori sau a trimis plăți duble.

Datoriile negative sunt de obicei sume mici care sfârșesc prin a fi agregate în alte datorii. Ele apar adesea ca un credit în registrul de conturi de plătit, pe care o companie îl poate folosi pentru a compensa plățile viitoare către furnizori.

Tehnic vorbind, un pasiv negativ este considerat un activ al companiei și, prin urmare, ar trebui să fie clasificat ca o cheltuială plătită în avans.

Automatizarea unui audit al conturilor de plăți

Un audit tradițional al conturilor de plăți este destul de greoi. Implică cernerea prin teancuri de hârtii, rapoarte de cheltuieli, chitanțe vechi, etc. Un audit manual este foarte ineficient, costisitor și consumator de timp. Acest lucru este valabil mai ales în cazul în care afacerea dvs. are un volum mare de tranzacții.

Din fericire, cele mai multe dintre sarcinile de remediere a auditului AP au fost automatizate prin diferite tipuri de software de conturi de plătit.

De ce automatizare AP?

Stocarea și gestionarea datelor

Platforma potrivită va ajuta, de asemenea, o organizație să stocheze datele. Acest lucru poate fi deosebit de util dacă afacerea dvs. se ocupă cu numeroase tipuri de tranzacții. Acest lucru permite unui auditor să lucreze mai rapid și mai eficient.

Software-ul PA va păstra date importante cum ar fi:

• Filele furnizorilor
• Historia tranzacțiilor
• Numele companiei
• Ordinele de cumpărare
• Numerele facturilor
• Datele cărților de credit
• Raporturile de cheltuieli
• Furnizorii noi
• Și multe altele…

Multe tipuri de software de automatizare AP vor permite unei întreprinderi să configureze câmpuri personalizate. Acest lucru vă asigură că veți colecta întotdeauna datele de care aveți nevoie înainte de un audit AP.

Când compania dvs. trece la un proces de plată executat prin intermediul unui software, acesta servește ca un depozit masiv pentru toate datele dvs. financiare într-un singur loc.

Facilitarea unui audit

Facturarea electronică și plățile electronice înseamnă că un auditor nu caută niciodată un ac în carul cu fân. Ei au tot ceea ce au nevoie chiar acolo și pot scăpa de tine în cel mai scurt timp.

Dăruind unui auditor acces „doar pentru citire” la documentele critice înseamnă că treaba se face în câteva ore, mai degrabă decât în săptămâni. Este o mare diferență!

Tracking and Monitoring Documents

Admiteți! Hârtia este antiteza eficienței, motiv pentru care este eliminată cu totul din afaceri. Doar hârtia oferă o iluzie de control. Odată cu asaltul tehnologiei cloud, amenințarea de a pierde totul atunci când „hard disk-ul se strică” nu mai este o realitate.

Când avem de-a face cu hârtie, înregistrările sunt mai greu de urmărit, monitorizat, măsurat și organizat (pentru a numi doar câteva). Documentele pot fi rătăcite, tocate, furate, distruse etc. Hârtia face ca procesul de facturare și de plată să fie mai puțin vizibil și mai greu de urmărit.

Detectarea fraudei și diminuarea riscurilor

Un studiu din 2016 al Asociației examinatorilor certificați de fraude a constatat că organizațiile pierd în medie 5 % din veniturile anuale în fiecare an din cauza fraudei.

Conturile de plătit sunt foarte vulnerabile la furt, iar utilizarea unui software facilitează detectarea. O soluție AP prinde erorile materiale, facturile care au fost manipulate și alte lucruri de acest gen:

• Facturi duplicat sau fotocopiate
• Facturi sub sumele aprobate
• Vânzători sau furnizori cu căsuțe poștale
• Facturi cu sume în dolari rotunjite
• Documente cu informații lipsă

Un sistem electronic de facturare este una dintre cele mai rapide și mai eficiente modalități de a face față fraudei, deoarece există mult mai puțin loc pentru erori umane.

Utilizarea software-ului AP este ca și cum ați prezenta un al treilea set de ochi pentru verificările și echilibrele companiei dumneavoastră. Acesta organizează în mod îngrijit informațiile critice și semnalează imediat orice lucru care nu este în ordine.

În plus, automatizarea va construi o pistă de audit care nu poate fi rătăcită, pierdută, furată sau distrusă. Un software inteligent înseamnă că datele dvs. AP se află întotdeauna într-un singur loc. Complet protejat.

Cu cât o afacere poate digitaliza mai mult sarcinile AP, cu atât este mai puțin probabil să fie surprinsă de un audit negativ. Procedurile automatizate oferă un nivel suplimentar de securitate. Este o pistă de audit instantanee care facilitează căutarea documentelor și îngreunează falsificarea lor.

De ce am nevoie de un audit al conturilor de plată?

Există un milion de motive pentru care o companie ar trebui să fie interesată de un audit al conturilor de plătit, fie că este intern sau extern. Un audit al conturilor de plătit este o armă esențială împotriva fraudei și a inexactității.

Un audit nu ar trebui să vă sperie dacă nu ați făcut nimic greșit. Este o privire independentă și sistematică asupra înregistrărilor de plată ale unei companii pentru a se asigura că totul este documentat corect.

Chiar dacă există un rezultat negativ, acesta ar trebui luat ca o experiență de învățare privind păstrarea unor înregistrări mai stricte și menținerea unei detecții diligente a fraudei. Un audit AP se referă mai mult la evaluarea riscurilor și este un proces care trebuie apreciat.

Auditul conturilor de furnizori în Statele Unite

În Statele Unite, Institutul American al Contabililor Publici Autorizați (AICPA) ghidează procedurile de audit al conturilor de furnizori și stabilește standardele pentru modul în care acestea ar trebui efectuate.

În funcție de stat, majoritatea auditurilor conturilor de furnizori nu sunt opționale. Legea Sarbanes-Oxley din 2002 a fost instituită pentru a impune ca toate întreprinderile să prezinte înregistrările unei terțe părți pentru examinare externă.

Este apoi responsabilitatea auditorului să se asigure că toate înregistrările companiei respectă Principiile contabile general acceptate, denumite și GAAP.

Scopul unui audit PA este de a atinge patru repere importante. Aceștia sunt:

1. Aprovizionarea corespunzătoare a documentelor. Acest lucru include situațiile financiare de sfârșit de an și extrasele bancare.
2. Asigură conformitatea completă și totală a conturilor de plăți în conformitate cu GAAP.
3. Verifică toate tranzacțiile pentru legitimitate și acuratețe.
4. Examinează toate datele AP și reconciliază fiecare tranzacție pentru anul respectiv.

Un audit raționalizat al conturilor de plăți va detecta fraudele, plățile duplicate, plățile în exces și datoriile neînregistrate. Atunci când nu sunt detectate, aceste tipuri de riscuri pot dăuna longevității și succesului afacerii dumneavoastră.

Un audit AP efectuat în mod corespunzător este esențial pentru sănătatea financiară a afacerii dumneavoastră și pentru performanța departamentului de conturi de plătit. Utilizarea procedurilor corecte asigură că finanțele organizației dvs. sunt transparente, exacte și lipsite de fraudatori.

Viitorul auditurilor conturilor de plată

Viitorul auditurilor conturilor de plată se află în tehnologie. Legile vor continua să se schimbe și așteptările vor continua să crească. Cu cât mai multe industrii și companii vor adopta automatizarea, cu atât mai multe guverne vor ajunge să se aștepte la aceasta.

Este important să vă pregătiți acum cu instrumentele adecvate necesare pentru a vă pregăti. Cu un departament AP puternic și cu software-ul potrivit, nu mai este nevoie să vă temeți de procedurile contabile.

Digitalizarea face ca procesul de audit să fie mai rapid, mai ușor și mai ieftin. Mai important, oferă unei afaceri mai mult spațiu pentru a urmări o strategie progresivă și pentru a planifica eforturile viitoare.