8 essentielle elementer til din organisations sagsfremstilling

Står din fundraisingindsats på et solidt fundament af en fremragende sagsfremstilling? Af alle de dokumenter, som en organisation bruger til at støtte fundraising, er case statement et af de vigtigste.

Case statement (eller case for support) bruges af en nonprofitorganisation som grundlag for al kommunikation med og opfordringer til donorer. Som det primære redskab til fundraising skal en nonprofitorganisation have en professionel og præcis sagsfremstilling; et dokument på to til ti sider (eller mere efter behov), der fanger læserens opmærksomhed, og som kan præsenteres så enkelt som et faktablad eller så indviklet som en mappe med understøttende diagrammer, fotografier og budgetter.

Idealt vil en strålende sagsfremstilling være donororienteret, skrevet til donorer og potentielle donorer ved hjælp af ræsonnementer og sprog, der vil give genlyd hos målgruppen.

Anvendelser for en sagsfremstilling

Alle nonprofitorganisationer ved, hvor afgørende en sagsfremstilling kan være, når de henvender sig til donorer og potentielle donorer på højt niveau eller når der skal indsamles midler til nye programmer og kampagner. Men ikke alle agenturer eller organisationer er klar over, hvor vigtigt dette korte overbevisende argument er i deres løbende fundraisingindsats.

Uddrag fra en velskrevet case statement og endda hele dokumentet har mange forskellige anvendelsesmuligheder i fundraising-scenariet. For eksempel:

• Når man taler med potentielle donorer, fortsætter en kopi af en overbevisende sagsfremstilling med at præsentere argumentet for støtte, længe efter at mødet er afsluttet.
• En sagsfremstilling kan indgå i en ansøgning om tilskud som begrundelse for anmodningen.
• I forbindelse med direkte post eller e-mail-kampagner kan budskabet afspejle sagsfremstillingen og i tilfælde af direkte post belyse den kopi, som du vedlægger appelbrevet.
• Organisationer kan bruge deres sagsfremstilling på deres websted.
• Sagsfremstillingen fungerer som et uformelt manuskript, når du ringer til potentielle donorer; alle de vigtige punkter er samlet i ét lettilgængeligt dokument.
• En sammenfattet version af case statements, der er reduceret til en side eller to, kan bruges som hånd-outs, når man opsøger donorer.

Enestående case statements indeholder en blanding af følelsesmæssigt gribende historier, hjertevarmende beretninger om det arbejde, der udføres, kombineret med kolde, hårde fakta, der bekræfter organisationens påstand om, at den repræsenterer en kraft til forandring.

Der er flere grundlæggende elementer, der indgår i en overbevisende case statement, men der er ingen faste regler for, i hvilken rækkefølge disse elementer skal optræde. Med undtagelse af en dybt gribende indledning er hver enkelt case statement unik og bør udformes på en måde, der giver mening for din nonprofitorganisation.

Et grundlæggende element i en fremragende case statement

1. Indledningen: Enestående sagsfremstillinger begynder altid med en historie. Få læseren til at føle sig følelsesmæssigt investeret i din nonprofitorganisation ved at bruge storytelling til at skabe en personlig forbindelse.

En følelsesladet indledning kan fange dit publikum helt fra starten, så brug disse indledende afsnit til at lede dine donorer og potentielle kunder ind i resten af dokumentet. Hvis din åbning er inspirerende og har et følelsesmæssigt slag, vil du fange læserens opmærksomhed.

2. Missionen og visionen: Hvis du skitserer organisationens mission, besvarer du spørgsmålet “Hvorfor eksisterer vi?”, og hvis du tegner en dristig og modig vision for nonprofitorganisationens fremtid, er du ikke i tvivl om “Hvorfor skal vi bekymre os?”.

Gennem at illustrere din organisations mission og vision for fremtiden fortæller du læseren, at de bør bekymre sig, fordi missionen og visionen er vigtige.

3. Historien: Sammenfat, hvordan det hele begyndte. Fra grundlæggelsen af din nonprofitorganisation til det arbejde, den har udført indtil nu. Medtag filosofien, de centrale værdier og overbevisninger, der ligger til grund for din organisations tilgang til at opfylde de behov og levere de tjenester, der er omfattet af dens mission.

4. Forklar arbejdet: Dine donorer, støtter og potentielle kunder har brug for at vide noget om det vigtige arbejde, der udføres. Hvilke programmer og tjenester er den almennyttige organisation i øjeblikket involveret i, og hvad er de løbende krav, der skal opfyldes for at opretholde disse tjenester?

5. Succeser og resultatbaseret dokumentation: Her er det, hvor data og historiefortælling forbindes, i fortællinger om ændringer i liv, vidnesbyrd om succes, om dem, som organisationen har hjulpet.

Brug diagrammer og grafer til at illustrere de tal, der underbygger dine påstande, og måle den virkning, som den almennyttige organisation har i sin indflydelsessfære.

6. Penge og finansiering: Drømme og visioner er alle forbundet med en monetær omkostning at gennemføre. Ved at fortælle donorerne, hvorfor der er brug for midlerne, og hvilke resultater der vil blive opnået, inviterer du dem til at blive deltagere i visionen.

Case-statementet viser læseren, hvorfor de bør støtte din organisation, og besvarer de indlysende spørgsmål. Hvorfor mig? Hvorfor nu? Husk på, at folk giver, fordi de ønsker at gøre en forskel; de ønsker at være en del af noget episk.

7. Visuals: Du skal ikke fylde din sagsfremstilling med massive blokke af tekst. Skab visuel vægt med diagrammer, grafer eller kort, der viser væksten. Brug omhyggeligt udvalgte billeder af din organisation på arbejde og fængslende billeder af modtagere, som den almennyttige organisation har hjulpet.

8. Højdepunkter: Er der noget, der skiller sig ud til fordel for din nonprofitorganisation? Har organisationen for nylig vundet en pris? Er der andet, der sætter den almennyttige organisation i rampelyset? Nylige pressemeddelelser eller artikler, begivenheder, der har fået offentlig ros osv.

Når du skriver din sagsfremstilling, er dit mål at skabe en vision, der er så tiltalende, at den skaber et reelt ønske hos læseren om at blive en del af missionen. Gør din sagsfremstilling dette? Den støttesag, der inspirerer dine læsere, vil være et vindende værktøj for din nonprofitorganisation.