Alt du behøver at vide om revision af kreditorrevision

Hvad er en revision af kreditorrevision?

En kreditorrevision er en uafhængig vurdering af finansielle data fra en organisations kreditorregistreringer. Den undersøger, hvordan kreditorforretninger registreres, og om de repræsenterer et korrekt billede af din virksomheds drift.

I mange revisioner er hovedfokus på din kreditorafdeling. Det skyldes, at det er ret nemt at øge en virksomheds nettoindkomst ved ikke at registrere slutskønsbetalinger. Dette resulterer i mange former for tyveri og er grunden til, at AP ofte er det eneste fokus i revisioner.

Så er strategier for revision af kreditorrevisioner i høj grad afhængige af standarder for vurdering af risikoen for svig, som er fastsat af Auditing Standards Board of the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Dette sikrer, at alle opgørelser og fakturaer (samt andre akkumulerede udgifter eller forpligtelser) er korrekt registreret manuelt eller med regnskabssoftware.

Revisionsmetoder

Den grundlæggende måde at revidere en kreditorafdeling på er at matche hovedbogstransaktioner med tallene i din hovedbog.

Den vil ved at udføre cutoff-tests sikre, om transaktioner for regnskabsåret er medtaget i dit årsregnskab ved årets udgang. En revision kontrollerer, at du har etableret et internt kontrolsystem, der dokumenterer alting nøjagtigt og inden for den korrekte tidsramme.

Der er ingen standardmetode til at udføre en AP-revision. Typisk er det revisorens eget valg. Metoden vælges ud fra størrelsen og formen af en bestemt virksomhed samt den ønskede grundighed.

Implementeringen af GAAP-reglerne vil variere fra stat til stat. Nogle stater tillader offentlige virksomheder at skubbe ekstra rapporter, der ikke behøver at følge GAAP-standarder eller -regler.

På trods af disse forskelle leder revisorerne generelt efter de samme ting, hvilket omfatter:

• Fuldstændighed
• Fuldstændighed
• Nøjagtighed
• Gyldighed
• Opgørelsers overensstemmelse
• Fuldstændig oplysning

Dette bekræfter, om en virksomheds optegnelser giver et korrekt billede af virksomheden.

Det eneste formål med en revision er at etablere et effektivt internt kontrolsystem. Dette sker typisk i fire separate faser.

De fire faser af en AP-revision

Hvad enten du er en lille virksomhed eller en stor virksomhed, hvis dine journalposteringer og bankposteringer ikke stemmer overens, vil der være et problem. For at etablere det mest effektive interne kontrolsystem er et revisionsspor opdelt i fire faser:

#1) Planlægning af revisionen

Den første fase af en AP-revision er planlægningsfasen. Din virksomhed vil modtage en meddelelse om revisionen, og der vil blive planlagt et møde for at drøfte standardprocedurer (SOP’er). Dette er tidspunktet til at gennemgå evalueringens omfang og indvendinger og udarbejde en plan for selve vurderingen.

#2) Udførelse af feltarbejdet

Nu er det tid til at gå i dybden. Revisor vil bruge flere dage eller uger på at gennemgå den finansielle rapportering. De bruger typisk en “cut-off-test” for at afgøre, om en transaktion er registreret korrekt i den rigtige periode.

En revisor vil kigge på dokumenter som f.eks:

• Balancen
• Skatteregister
• Købsordrer
• Købsordrer
• Fakturaer fra leverandører
• Generalregnskab

#3) Endelig revisionsrapport

Når alt feltarbejde er afsluttet, bliver resultaterne sat ind i en endelig revisionsrapport. Denne opsummerer revisors resultater og vurdering af disse resultater.

#4) Opfølgningsrevision

Det betyder ikke, at arbejdet er slut, blot fordi rapporten er afleveret. Det sidste skridt er, at revisor skal foretage en opfølgende gennemgang. Dette sker et år senere for at sikre, at alle anbefalinger er blevet fulgt, og at de ønskede resultater er opnået.

Hvilke dokumenter vedrørende kreditorbogholderi er nødvendige?

Hvor revisionen finder sted, bør du samle alle de nødvendige dokumenter. Jo lettere du gør det for revisor, jo hurtigere går det. Overvej følgende for at tilpasse dig revisionsstandarderne:

• En detaljeret AP-ledger
• Analyse af budgetter sammenlignet med udgiftsrapporter
• En gennemgang af interne kontroller
• Dokumentation af eventuelle ikke-registrerede forpligtelser
• Overblik over planlagte revisionsprocedurer
• En omfattende risikovurdering af kreditor- og udgiftskonti
• En oversigt over mulige svage punkter i AP-kontrollerne
• Dokumenter om eventuelle undersøgelser af svig

Målsætninger for revision af kreditorrevision

Under en revision af kreditorrevisionen, er der mange mål, som en revisor søger at opfylde. Her er nogle af de vigtigste mål:

Fuldstændighed

At revidere for fuldstændighed er typisk det vigtigste mål i en AP-revision og den mest vitale del af processen. De primære måder, hvorpå en revisor angiver, om bilagene er blevet tilstrækkeligt registreret og beregnet, er gennem:

• Afslutningsprøver
• Afstemning
• Afstemningsspor

En virksomhed skal udarbejde sine årsregnskabsafslutningsprøver for kontante betalinger og køb af varer og tjenesteydelser, der er modtaget ved årets udgang. En revisor vil derefter bruge et revisionsspor til at matche betalingerne med registrerede gældsforpligtelser og kigge efter filer med uoverensstemmende dokumenter.

Gyldighed

Revisorerne vil også kigge på gyldigheden af dine kreditorforretninger og indkøbsprocessen. En revisor vil forsøge at fastslå en transaktions legitimitet ved at henvende sig til leverandører og sælgere for at anmode om en bekræftelse.

Antal og type af leverandører, der modtager disse anmodninger, kan variere afhængigt af, hvilken type virksomhed du driver. De fleste revisorer vil kontakte almindelige leverandører og sælgere, uanset om der er en udestående saldo eller ej.

Det skal også bemærkes, at hvis en revisor opdager en eller flere åbne fakturaer for en leverandør, vil de også henvende sig til en procentdel af dine forretningspartnere.

Overholdelse

Alle kreditortransaktioner skal registreres på en bestemt måde. Når en revisor ser på, om en virksomhed har fulgt generelle regnskabsprincipper og procedurer, ser de på overholdelse af reglerne.

En revision starter normalt fra bagsiden til forsiden. En revisor begynder med dine årsregnskaber ved årets udgang, som kan omfatte dokumenter som:

• Kontantstrømsopgørelser
• Indkomstopgørelser
• Balanceopgørelser

En revisor kan også vælge tilfældige posteringer i din hovedbog for at spore dem tilbage til deres oprindelse. Din virksomheds revisionsspor giver en revisor mulighed for at finde frem til den nøjagtige vej til en transaktion. De kan derefter vurdere, om de korrekte regnskabsprocedurer blev anvendt.

Oplysning

Det sidste skridt i en AP-revision er at sikre, at alle transaktioner og aktiviteter er blevet oplyst korrekt. Det betyder, at din gældssaldo skal registreres i dit årsregnskab ved årets udgang.

En revisor vil kigge efter oplysning ved at inspicere ting som kortfristet gæld og beregninger af omkostninger til varer. Usædvanlige transaktioner kan kræve fodnoter for at give detaljer om det, der ikke kan skelnes fra den simple registrering.

Som en sidste anmodning kan revisorerne bede en virksomhed om at offentliggøre et obligatorisk ledelseserklæringsbrev, der attesterer, at alle regnskaber fuldt ud repræsenterer de sande kreditortransaktioner og -køb.

Forberedelse til en revision af kreditorrevision

Du ønsker aldrig at blive overrasket af en AP-revision – uanset om der er tale om en ekstern eller intern revision.

Skyldige kreditter findes på en virksomheds balance som en forpligtelse. Den repræsenterer den kortfristede gæld og penge til leverandører og kreditorer og angiver antallet af leverandørfakturaer, der er registreret (men endnu ikke betalt).

Generelt accepterede regnskabsprincipper vil variere fra region til region, så det første skridt i planlægningen af en revision er at aftale et møde ASAP for at drøfte, hvad du har brug for.

Tænk på virksomhedens vigtigste mål og følgende spørgsmål, når I gennemgår jeres AP-processer:

• Hvordan evaluerer vi nye leverandører?
• Hvem modtager budget- og udgiftsrapporter?
• Er indkøbsordrerne digitale, på papir eller begge dele?
• Hvad er vores årlige udgiftsbudget?
• Er der en AP-softwareløsning på plads?
• Er der en politik, der sikrer dokumentation af alle lønninger?
• Er kreditkortkøb registreret?
• Er indkøb begrænset til godkendte leverandører?

Husk, det er afgørende, at du fastlægger vigtige kriterier, før revisionen finder sted.

Beregn din kreditoromsætning

En hurtig måde at forberede sig på en AP-revision på er at beregne din kreditoromsætningsgrad. Dette er en kortsigtet likviditetsberegning, der bruges til at kvantificere den hastighed, hvormed en virksomhed betaler sine leverandører.

På AP-omsætningsgraden beregnes ved at tage de samlede indkøb foretaget fra leverandører (dvs. omkostninger ved salg) og dividere den med det gennemsnitlige beløb på kreditorerne i den samme periode.

Accounts payable turnover = Samlet køb fra leverandører / Gennemsnitligt antal kreditorer

Accounts Payable Negative Liabilities

Hvis en virksomhed udbetaler mere end det krævede eller fakturerede beløb, betragtes det som en overbetaling og dokumenteres som en negativ forpligtelse på balancen. Dette sker ofte, hvis en virksomhed er blevet faktureret to gange eller har sendt dobbeltbetalinger ud.

Negative passiver er typisk små beløb, som ender med at blive samlet i andre passiver. De vises ofte som en kredit i din kreditorbog, som en virksomhed kan bruge til at modregne fremtidige betalinger til leverandører.

Teknisk set betragtes en negativ forpligtelse som et virksomhedsaktiv og skal derfor klassificeres som en forudbetalt omkostning.

Automatisering af en revision af kreditorrevision

En traditionel AP-revision er ret besværlig. Det indebærer at gennemgå stakkevis af papirarbejde, udgiftsrapporter, gamle kvitteringer osv. En manuel revision er meget ineffektiv, omkostningskrævende og tidskrævende. Dette er især tilfældet, hvis din virksomhed har et stort antal transaktioner.

Glukkeligvis er de fleste af de afhjælpende AP-revisionsopgaver blevet automatiseret gennem forskellige typer af kreditor-software.

Hvorfor AP-automatisering?

Datalagring og -styring

Den rigtige platform vil også hjælpe en organisation med at lagre data. Dette kan være særligt nyttigt, hvis din virksomhed beskæftiger sig med mange typer af transaktioner. Dette gør det muligt for en revisor at arbejde hurtigere og mere effektivt.

AP-software vil opbevare vigtige data som f.eks:

• Leverandørfiler
• Transaktionshistorik
• Firmanavn
• Købsordrer
• Fakturanummer
• Kreditkortdata
• Udgiftsrapporter
• Nye leverandører
• Og meget mere…

Mange typer af AP-automatiseringssoftware vil give en virksomhed mulighed for at oprette brugerdefinerede felter. Dette sikrer, at du altid indsamler de data, du har brug for forud for en AP-revision.

Når din virksomhed skifter til en betalingsproces, der kører via software, fungerer det som et massivt lager for alle dine finansielle data på ét sted.

Facilitering af en revision

Elektronisk fakturering og elektroniske betalinger betyder, at en revisor aldrig skal lede efter en nål i en høstak. De har alt, hvad de har brug for, lige der og kan være ude af dit hår på ingen tid.

Giver en revisor “skrivebeskyttet” adgang til kritiske dokumenter betyder det, at arbejdet er udført på få timer i stedet for uger. Det er en stor forskel!

Sporing og overvågning af dokumenter

Admit it! Papir er modsætningen til effektivitet, hvilket er grunden til, at det er ved at blive helt udkonkurreret af erhvervslivet. Kun papir giver en illusion af kontrol. Med cloud-teknologiens indtog er truslen om at miste alt, når “harddisken går ned”, ikke længere en realitet.

Når man har med papir at gøre, er det sværere at spore, overvåge, måle og organisere (for blot at nævne et par stykker). Dokumenter kan blive forlagt, makuleret, stjålet, ødelagt osv. Papir gør fakturerings- og betalingsprocessen mindre synlig og sværere at spore.

Detektering af svig og risikoreduktion

En undersøgelse fra 2016 foretaget af Association of Certified Fraud Examiners viste, at organisationer i gennemsnit mister 5 % af deres årlige omsætning hvert år på grund af svig.

Kreditorer er meget sårbare over for tyveri, og ved at bruge software bliver det lettere at opdage. En AP-løsning fanger væsentlige fejlinformationer, fakturaer, der er blevet manipuleret, og lignende ting:

• Duplikater eller fotokopierede fakturaer
• Fakturaer under de godkendte beløb
• Vendere eller leverandører med postbokse
• Fakturaer med afrundede dollarbeløb
• Dokumenter med manglende oplysninger

Et elektronisk faktureringssystem er en af de hurtigste og mest effektive måder at håndtere svindel på, fordi der er meget mindre plads til menneskelige fejl.

Anvendelse af AP-software er som at præsentere et tredje sæt øjne for din virksomheds kontroller og balancer. Det organiserer pænt kritiske oplysninger og markerer straks alt, hvad der ikke er i orden.

Dertil kommer, at automatisering vil opbygge et revisionsspor, der ikke kan forlægges, tabes, stjæles eller makuleres. Smart software betyder, at dine AP-data altid er samlet ét sted. Fuldstændigt beskyttet.

Desto mere en virksomhed kan digitalisere AP-opgaver, jo mindre sandsynligt er det, at den bliver overrasket af en negativ revision. Automatiserede procedurer giver et ekstra sikkerhedsniveau. Det er et øjeblikkeligt revisionsspor, der gør det nemmere at søge efter dokumenter og sværere at forfalske dem.

>Hvorfor har jeg brug for en revision af kreditorrevisionen?

Der er en million grunde til, at en virksomhed bør være interesseret i en kreditorrevision, uanset om det er internt eller eksternt. En kreditorrevision er et vigtigt våben mod svindel og unøjagtigheder.

En revision skal ikke skræmme dig, hvis du ikke har gjort noget forkert. Det er et uafhængigt og systematisk kig ind i en virksomheds AP-registreringer for at sikre, at alt bliver dokumenteret korrekt.

Selv om der er et negativt resultat, bør det tages som en læring om at føre strammere optegnelser og opretholde en flittig bedrageridetektion. En AP-revision handler mere om risikovurdering og er en proces, som bør værdsættes.

Accounts Payable Audits in the United States

I USA styrer American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) procedurerne for AP-revision og fastsætter standarderne for, hvordan de skal udføres.

Afhængigt af staten er de fleste revisioner af kreditorregnskaber ikke frivillige. Sarbanes-Oxley-loven i 2002 blev indført for at kræve, at alle virksomheder indsender regnskaber til en tredjepart til ekstern undersøgelse.

Det er derefter revisorens ansvar at sikre, at alle virksomhedens regnskaber overholder de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, også kaldet GAAP.

Sigtet med en AP-revision er at opnå fire vigtige benchmarks. Disse er:

1. Sørge for korrekt offentliggørelse af dokumenter. Dette omfatter årsregnskaber og kontoudtog ved årets udgang.
2. Sørg for fuldstændig og total overholdelse af AP i overensstemmelse med GAAP.
3. Kontroller alle transaktioner for legitimitet og nøjagtighed.
4. Undersøg alle AP-data og afstem alle transaktioner for året.

En strømlinet kreditorrevision vil opdage svindel, dobbeltbetalinger, overbetalinger og uregistrerede forpligtelser. Når de ikke opdages, kan disse typer risici skade din virksomheds levetid og succes.

En korrekt udført AP-revision er afgørende for din virksomheds økonomiske sundhed og din kreditorafdelings resultater. Ved at bruge de rigtige procedurer sikrer du, at din virksomheds økonomi er gennemsigtig, præcis og fri for svindlere.

Fremtiden for revisioner af kreditorrevisioner

Fremtiden for revisioner af kreditorrevisioner ligger i teknologien. Lovene vil fortsætte med at ændre sig, og forventningerne vil blive ved med at stige. Jo flere brancher og virksomheder, der indfører automatisering, jo mere vil myndighederne forvente det.

Det er vigtigt at komme om bord nu med de rette værktøjer, der er nødvendige for at forberede sig. Med en stærk AP-afdeling og den rette software er der ingen grund til at frygte regnskabsprocedurer længere.

Den digitale omstilling gør revisionsprocessen hurtigere, nemmere og billigere. Endnu vigtigere er det, at det giver en virksomhed mere plads til at forfølge en progressiv strategi og planlægge for fremtidige bestræbelser.