Forskellen mellem tillæg, bilag og skemaer

Hvad er forskellen mellem et skema og et bilag? Ikke meget. Vores foretrukne synspunkt er at henvise til et appendiks, bilag eller addendum som et “bilag” og gøre det klart ud fra ordlyden i aftalen, om det er meningen, at det skal være en integreret del af det juridiske dokument eller ej.

I løbet af de sidste 20 år, hvor jeg har udarbejdet kontrakter (som it-kontrakter og SLA’er), har mange af dem haft bilag til dem mærket som enten et “appendiks”, “bilag” eller “skema”. I forbindelse med en kontraktforhandling for nylig blev der sat spørgsmålstegn ved betydningen af disse bilag, navnlig hvilken af dem der er en integreret del af aftalen, og hvilken der ikke er det. Den korrekte sprogbrug i en kontrakt er meget vigtig.

Bilag er paraplybetegnelsen.

Forskellen mellem et skema og et bilag set fra et teknisk synspunkt

I henhold til Black’s Law Dictionary:

• Et bilag er “et supplerende dokument, der er vedhæftet i slutningen af et skrift.
• en Annexure er “noget, der er vedlagt, f.eks. et dokument til en rapport”.
• en Schedule er “en skriftlig liste eller fortegnelse; esp.., en opgørelse, der er knyttet til et dokument, og som giver en detaljeret angivelse af de forhold, der er nævnt i dokumentet”.

Fra disse definitioner på et teknisk plan:

• en Schedule er ikke en integreret del af aftalen, da den “giver en detaljeret angivelse af de forhold, der er nævnt i dokumentet”.
• en Appendix ‘supplerer’ aftalen og er en del af aftalen. Det er et bilag, der uvægerligt er afgørende for aftalens gyldighed.
• Et bilag er et særskilt dokument fra aftalen – en rapport.

Efter denne forståelse

• hvis bilaget er afgørende for aftalens gyldighed, skal bilaget betegnes som et appendiks.
• Hvis bilaget indeholder oplysninger, som kan ændres af en part i aftalen uden at det påvirker aftalens gyldighed eller uden at det er nødvendigt at ændre en aftale, bør bilaget betegnes som et bilag.

Overstående forklaring er på et teknisk niveau anvendt på de anvendte ord og deres betydninger.

Fra et almindeligt sprogperspektiv

For Andrew Weeks (en af vores guruer i almindeligt sprog) kan (og bør) man imidlertid se på dette fra et praktisk, almindeligt sprogniveau. Fælles for et appendix, annexure eller schedule er, at de alle er “bilag”. Derfor bør man henvise til “bilag 1” og ikke “tillæg 1” eller “bilag 1” og gøre det klart ud fra ordlyden i aftalen, om de er tænkt som en integreret del af aftalen eller ej. Man kunne også henvise til et bilag som en “liste”.

Den blotte omstændighed, at et bilag var et selvstændigt dokument, før aftalen blev underskrevet, betyder ikke nødvendigvis, at det altid har denne status fremover, dvs. at dets juridiske betydning kan blive “frosset” i det øjeblik, hvor aftalen underskrives med det som et bilag (normalt paraferet). Ændringer af det oprindelige dokument (hvoraf en kopi var vedlagt) ændrer derefter normalt ikke selve aftalen, medmindre dette klart var hensigten.