Hvad er en ANSI ASC X12 EDI 810-faktura?

(Sidst opdateret den: August 6, 2020)

EDI 810-faktura – i international forretningspraksis er 810 (faktura) et elektronisk dokument, som sælgeren sender til køberen for at modtage betaling for leverede varer eller tjenesteydelser.

Det 810 transaktionssæt indeholder oplysninger om varerne og/eller tjenesterne, deres mængde, deres pris, hvortil de blev leveret til køberen, varernes karakteristika (farve, vægt osv.), leveringsbetingelser og oplysninger om afsender og modtager.

En elektronisk faktura kan genereres i forskellige standarder, det hele afhænger af, hvilken standard partnerne er blevet enige om at bruge for at udveksle EDI. I ANSI ASC X12, som er fremherskende i Nordamerika, kaldes dette dokument f.eks. ANSI X12 Transaction Set 810 Invoice. Man kan også se forskellige navne for dette dokument, f.eks. X12 810, EDI Invoice, EDI Invoice 810, ANSI X12 810, EDI X12 810, EDI 810, EDI 810 Document, 810 Transaction Set osv.

“INVOIC” er en analog til EDI 810 Invoice i den internationale UN / EDIFACT-standard, som er fremherskende uden for Nordamerika. INVOIC-dokument (afledt af ordet “Invoice”, men begrænset til 6 bogstaver, i henhold til EDIFACT-reglen).

De vigtigste dataelementer i EDI 810 Faktura

Et typisk EDI 810-dokument indeholder ofte følgende oplysninger:

• Fakturanummer og dato
• Købsordrenummer
• Leveringsdato
• Liste over varer eller tjenesteydelser
• Pris og identifikator
• Betalingsbetingelser

Afhænger af de varer eller tjenesteydelser, som virksomheden leverer, kan der også indgå yderligere oplysninger i EDI 810-fakturaen.

Hvordan sender og modtager man en EDI 810?

Tidligere blev mange EDI-transaktioner (herunder EDI 810), udført via et Value Added Network (VAN).

For at sikre en overkommelig og omkostningseffektiv EDI-udveksling er de fleste virksomheder i dag gået over til en punkt-til-punkt-kommunikation som:

• AS2-udveksling af dokumenter via internettet ved hjælp af digitale certifikater og kryptering af EDI-dataene.
• FTP/SFTP – File Transfer Protocol/Secure File Transfer Protocol. Disse filoverførselsprotokoller gør det muligt for virksomheder at oprette forbindelse til deres partnere via internettet for at udveksle EDI-dokumenter.
• HTTP EDI Web Service (REST API) Denne EDI Web Service bliver mere og mere populær, fordi den er meget mere omkostningseffektiv, og du kan være i gang på mindre end en time. EDI-webtjenesten er beregnet til virksomheder, der har deres tekniske ressourcer til at arbejde med REST API (call and consume HTTP Rest Web Services). EDI2XML tilbyder en gratis 15 dages prøveperiode.

For mere information om EDI web Service klik her.

En virksomhed kan bruge forskellige midler eller protokoller til at udveksle EDI-dokumenter med sine mange handelspartnere. (se billedet nedenfor) Normalt sker dette, fordi hver stor virksomhed har sine egne krav til udveksling af elektroniske meddelelser eller EDI.

EDI 810 Workflow

I typisk og almindelig forretningspraksis er de grundlæggende dokumenter, der udveksles mellem handelspartnere, EDI 850 (indkøbsordre) og EDI 810 (faktura); dette udsagn er delvist sandt i EDI-verdenen. Baseret på vores mere end 18 års erfaring med succesfuld EDI-integration kan vi med sikkerhed fortælle dig, at EDI-processen normalt er langt mere kompleks. Mellem EDI 850 Purchase Order (eller endda før det) og Invoice 810 udveksler partnerne en række forskellige dokumenter. Dette er især aktuelt for detailvirksomheder.

Nedenfor kan du se et muligt EDI-scenarie i detailbranchen.

Sælger sender en EDI 846 Inventory Inquiry-meddelelse til køber for at informere om status og tilgængelighed af lagerniveauet. EDI846 kan også indeholde oplysninger om priser.

BEMÆRK: EDI 846 bruges oftere i B2B e-handel for mere information om dette transaktionssæt kan du læse bloggen: Hvad er EDI 846-dokumentet?

Baseret på de oplysninger, der er modtaget i EDI 846, genererer køberen en indkøbsordre (EDI 850), som indeholder en liste over varer, som han ønsker at købe fra leverandøren, herunder oplysninger om mængder, forsendelsesdirektiver og andre detaljer.

Når han modtager indkøbsordren, sender sælgeren en indkøbsordrebekræftelse (EDI 855) for at bekræfte, at varerne er til rådighed til salg.

I næste trin kan køberen sende en sælger en Purchase Order Change Request (EDI 860) for at anmode om en ændring af en tidligere indsendt købsordre.

Sælgeren svarer med en Purchase Order Change Request/Acknowledgement (EDI 865) for at meddele accept eller afvisning af ændringen af den købsordre, som køberen tidligere har indsendt.

For at sende indholdet af forsendelsen sender sælgeren en EDI 856 Advance Ship Notice eller EDI ASN. Dette EDI-dokument skal sendes før varernes ankomst.

En faktura (EDI 810) kan overføres til køberen efter udfyldelse og aflevering af ordren eller sammen med.

Så kan du bemærke, at på trods af at EDI X12 810-faktura er det mest almindeligt udvekslede elektroniske dokument, er der flere EDI-transaktionssæt, der understøtter EDI 810.

EDI X12 810-fakturaeksempel

Det følgende eksempel beskriver formatet af en EDI 810-faktura.

ISA*00* *00* *12*5141231234 *12*5034564567

*181122*1220*U*00501*000000001*0*T*> GS*IN*5141231234*504564567*20181122*122047*1*X*005010

ST*810*0001

BIG*20181122*I-0042537

N1*RI**92*10055500

N1*ST**92*00262

ITD*05*1*****100

DTM*011*20190120

IT1**2*EA*5.45**UP*888077648572

SDQ*EA*92*00682*1*70674*1

IT1**2*EA*5.45**UP*888077650123

SDQ*EA*92*00111*1*11356*1

IT1**3*EA*4.85**UP*888077648954

SDQ*EA*92*00682*1*11356*1*70674*1

IT1**3*EA*5.15**UP*888077649105

SDQ*EA*92*00011*2*00111*1

IT1**1*EA*5.9**UP*888077648867

SDQ*EA*92*00682*1

TDS*5770

CAD*A***FDEG

CTT*5

SE*20*0001

GE*1*1

IEA*1*000000001

EDI Specifikationer 810 – Faktura

Her er specifikationen af EDI 810-transaktionssættet, der er givet som eksempel ovenfor. Du skal være opmærksom på, at som ethvert andet EDI-dokument indeholder 810 obligatoriske og valgfrie data. Valgfrie data afhænger af forretningsområderne og handelspartnerens krav.

	Segmentnavn	Formål
ISA	Interchange Control Header	Mærker begyndelsen af transmissionen og giver identifikation af afsender/modtager.
GS	Functional Group Header	Mærker begyndelsen af den funktionelle gruppe og giver afsender/modtager-identifikation.
ST	Transaction Set Header	Til angivelse af starten af et transaktionssæt og til tildeling af et kontrolnummer. Der må kun være ét tilfælde pr. transaktion.
BIG	Begyndelsessegment for faktura	Til angivelse af begyndelsen af et transaktionssæt for fakturaer og til overførsel af identifikationsnumre og datoer.
	N1	Navn	Til identifikation af en part ved hjælp af organisationstype, navn og kode ST- Ship To RI – Remit To N1 sendes sammen med SDQ, når N1 angiver ship to location og SDQ angiver bill to locations.
ITD	Salgsbetingelser/Deferred Terms of Sale	Til angivelse af en rabatbetingelse. Kode 05 – Rabat ikke gældende
DTM	Dato-/tidsreference	Til angivelse af relevante datoer og tidspunkter Kode 011 afsendt
IT1	Basisartikel Data	Til angivelse af de grundlæggende og hyppigst anvendte postdata for fakturaen og de relaterede transaktioner
SDQ	Destination Quantity	Til angivelse af flere steder og mængdeoplysninger.
TDS	Sammenfatning af den samlede monetære værdi	For at angive det samlede fakturabeløb
CAD	Transportørdetaljer	For at angive transportoplysninger for transaktionen Kode: FDEG – FedEx (Ground Only)
CTT	Transaktionstotaler Antal af poster	For at overføre hash-totaler for et bestemt element i transaktionssættet. 5 – Samlet antal IT1-elementer segmenter.
SE	Transaction Set Trailer	Til angivelse af slutningen af transaktionssættet og til angivelse af antallet af de overførte segmenter (herunder det indledende (ST) og afsluttende (SE) segment).
GE	Functional Group Trailer	Mærker afslutningen af den funktionelle gruppe og giver identifikation af afsender/modtager
IEA	Interchange Control Trailer	Til at definere afslutningen af en udveksling af nul eller flere funktionelle grupper og udvekslings-relaterede kontrolsegmenter

For at få mere at vide om strukturen af ANSI ASC X12 læs vores blogs:

• EDI ANSI ASC X12-standarder – Teknisk oversigt – 2020
• Hvad er EDI ANSI ASC X12-standarder?

EDI 810-faktura Fordele

Som ethvert EDI-dokument giver EDI 810 hurtigere kommunikation mellem sælger og køber og reducerer risikoen for fejl. Det er meget nemmere at bruge EDI end traditionelle papirdokumenter.

Takket være EDI er udvekslingen af dokumenter mellem handelspartnere fejlfri.

Største fordele ved EDI:

• Reducer papirstrømmen og øg forretningseffektiviteten ved at reducere den tid, det tager for begge parter at gennemføre transaktioner.
• Reducer den administrative tid, der bruges på manuelt at indsende fakturaer og andre vigtige dokumenter.
• Løs manuelle dataindtastningsfejl
• Kundernes tilfredshed stiger på grund af den hurtige færdiggørelse og levering af dine ordrer.
• Hurtigere betaling fra dine kunder

EDI 810 Integration

EDI2XML foreslår 2 muligheder for EDI 810 transaktionsudveksling med dine forretningspartnere:

Mulighed 1: Fuldt administreret EDI-service, herunder oversættelses- og kommunikationstjenestetilbud til virksomheder af alle størrelser fra forskellige brancher. Al behandling af EDI-filer foregår hos os, så kunderne ikke behøver at installere software eller hardware på stedet og får et EDI-projekt, der er til tiden og inden for budgettet.

Mulighed 2: EDI2XML webservices er en HTTP-tjeneste, der kører over internettet, på EDI2XMLs egen platform, der er i stand til at modtage HTTP-forespørgsler til at oversætte EDI-meddelelser til XML, og XML-meddelelser (baseret på EDI2XMLs proprietære format) til EDI.

Kontakt os i dag for at få flere oplysninger om EDI-integration, og vi vil med glæde hjælpe dig!