Sådan organiserer du dine data (som pivottabeller) i Numbers

BY admin
|

Pivottabeller er ofte en favorit blandt regnearkbrugere i Microsoft Excel eller Google Sheets. Regneark er et fantastisk værktøj til at indfange og opbevare data. Men de kan hurtigt vokse i en sådan grad, at det er svært at finde mening eller indsigt i dem. Det er her, at pivottabeller kommer ind i billedet.

Jeg har altid elsket Apple Numbers for dets enkelhed og grænseflade, men det manglede enhver funktion, der hjalp mig med at sortere i store datasæt. Uden pivottabeller var regneark i Numbers bare vægge af data. Indtil for nylig var der ingen pivottabeller i Numbers.

Men da Apple udgav den seneste opdatering til deres regnearksapp, Numbers, kunne jeg ikke undgå at bemærke, at de havde tilføjet en funktion, der lød meget som en Numbers-pivottabel. I Apple Numbers 5.2 blev der tilføjet en ny funktion kaldet smarte kategorier, som kan bringe lidt fornuft ind i dine data. Vi vil opbygge noget, der ligner en pivottabel i Numbers.

Hvor vi går i gang med denne vejledning, skal du sikre dig, at du kører den nyeste version af Numbers. Kontroller din Numbers-version ved at åbne appen og gå til Numbers > Om Numbers. Sørg for, at du bruger mindst version 5.2 Du kan altid åbne App Store for macOS og tjekke efter opdateringer, hvis du har brug for at indhente den nyeste version.

Se & Lær

Kategorier føles meget som pivottabeller i Numbers, og dette er en helt ny funktion. Jeg har sammensat et screencast, der kan hjælpe dig med at se styrken ved at organisere data. Se den nedenfor for at blive mere fortrolig med denne helt nye funktion Organiser.

Vil du stadig lære mere? Fortsæt med at læse selvstudiet nedenfor for at se en illustreret vejledning i, hvordan du organiserer data og opsummerer dem med funktionen Organiser.

Download eksempeldata

Det hjælper at have eksempeldata, som du kan bruge til at følge med i en selvstudiet. Derfor har jeg udarbejdet en Numbers-arbejdsbog, der indeholder nok data til at hjælpe dig med at komme i gang med denne nye funktion Kategorier. Du kan downloade dataene på dette link. Du kan bruge disse data til at oprette pivottabeller i Numbers.

Lær mere om det grundlæggende i Numbers, og hvordan du arbejder med data i nedenstående tutorial, der hjælper dig med at blive fortrolig med formler i appen:

  • App-træning
    En introduktion til formler i Numbers
    Alex Spencer

Hvorfor organisere dine data i et regneark?

Først hjælper det at forstå, hvorfor det er så nyttigt at organisere dine data i et regneark. Lad os starte med et skærmbillede af de data, som jeg har inkluderet i denne vejledning. Hver række i dataene er en separat registrering af en transaktion.

Eksempeldata til organisering i tal
Hver række i eksempeldataene er en transaktion for sig selv, der registrerer kunden, beløbet og meget mere.

Sikkert, du kan se de enkelte rækker og registreringer i disse data. Men hvordan kan du finde mening i dem eller opsummere dataene og finde de samlede beløb?

Ved hjælp af funktionen Smarte kategorier i Numbers kan du besvare alle følgende spørgsmål (og flere) om eksempeldataene:

  1. Hvilke stater har det største salg?
  2. Hvem er vores største kunder?
  3. Hvilken forretningsenhed har lavet det største salg?

Simpelt sagt kan denne nye funktion hjælpe dig med at opsummere og forstå dine data. Problemet er ikke, at vi ikke har nok data, men at 100 rækker data er svære at opsummere. Svaret er at bruge pivottabeller i Numbers eller funktionen Smart Categories, som Apple kalder den.

I den gamle verden skulle du filtrere, lave subtotaler og foretage separate beregninger (eller hoppe over til Excel med dataene) for at besvare disse spørgsmål. Det ændrede sig, da Apple tilføjede Smart Categories, som kan hjælpe dig med at forstå dine data.

Sådan bruger du Smart Categories i Numbers

Nu da du har lært, hvorfor Smart Categories og organisering af dine data er så nyttigt, skal vi gennemgå et eksempel.

Med tabellen markeret skal du klikke på knappen Organiser øverst til højre i Numbers. Nu vises et nyt panel med flere muligheder for at arbejde med dine data.

I Numbers 5.2 vises tre muligheder, når du klikker på knappen Organiser. To af dem har været i Numbers i et stykke tid, og Kategorier er den nye tilføjelse. Her er, hvad hver indstilling bringer til bordet:

  1. Kategorier. Som du allerede har fundet ud af, kan kategorier hjælpe dig med at gruppere dine data. Vi gennemgår flere eksempler i denne vejledning, så læs videre for at få mere at vide.
  2. Sortere. Sortering af data giver ikke nødvendigvis svar på spørgsmål om dem, men det sætter dem i en rækkefølge. Det kan være alfabetisk eller kronologisk (f.eks. sortering af data baseret på datoen.)
  3. Filtrer. Filtrering ændrer heller ikke de oprindelige data, den viser og skjuler blot dataene baseret på de filterkriterier, du angiver.

Lad os gennemgå et eksempel på brug af Kategorier, eller pivottabeller i Numbers, til at opsummere et regneark i Numbers.

For at begynde at arbejde med denne funktion skal du klikke på en datatabel og derefter klikke på knappen Organiser i øverste højre hjørne af appen. Vælg derefter rullemenuen Tilføj en kategori, og start med at vælge et felt i datasættet, som du vil organisere dine data efter. Lad os i det første eksempel vælge Leveringsstat for at gruppere dataene efter staten for ordren.

Organiser data efter Leveringsstat
Vælg en rullemenighed fra Tilføj en kategori stående for at begynde at gruppere data efter et bestemt felt.

Nu er dine data grupperet og organiseret ud fra de kriterier, du har valgt. Bemærk i skærmbilledet nedenfor, at tabellen nu er konsolideret i stater, med alle rækker, der matcher kriterierne, under den. Se skærmbilledet nedenfor som eksempel.

Organiseret efter stat
Alle rækker passer til kriterierne under det i dette eksempel på, hvordan du bruger “Numbers-pivottabellen.”

Dette er det grundlæggende i, hvordan du organiserer dine data i Apple Numbers. Du skal blot vælge kategorien, og du vil se dataene blive samlet på en organiseret måde.

Tidligere stillede jeg tre dataspørgsmål, som funktionen Smarte kategorier kan hjælpe os med at besvare. Lad os nu gennemgå praktiske eksempler for at besvare disse fire spørgsmål med eksempeldataene.

Hvilke stater har det største salg?

Så, vi er allerede begyndt med at organisere dataene efter stat. Men vi har stadig brug for at opsummere beløbene efter stat.

I kolonnen Ordrebeløb skal du klikke på tandhjulsikonet og derefter vælge Subtotal. Dette vil foretage en subtotalering af beløbene efter stat.

Nu skal du blot rulle tingene sammen efter stat. Højreklik på den første stat på listen, og vælg derefter Collapse Peer Groups. Dette kollapser alt ned på statsniveau for at gøre det nemt at opsummere og gennemgå det.

Rul op efter stat
Først skal du vælge subtotal i rullelisten med tandhjulsikonet, derefter højreklikke på statsnavnet og vælge Collapse Peer Groups for at se en opsummering på statsniveau.

Nu vil jeg bare højreklikke på kolonnen Subtotal headerkolonnen og vælge “Sort Order Amount” Summaries Descending.

Sorter efter stat i tal
Højreklik på teksten Subtotal og vælg Sort Order Amount Summaries Descending for at sortere staterne efter ordenstotalerne.

Det er det! Nu kan du se staterne sorteret efter ordrebeløb. Hurtigt kan du skærpe og forstå virksomheden langt bedre på grund af muligheden for at opsummere dataene.

Hvem er de bedste kunder?

Nu kan vi oprette en lignende oversigt for at undersøge, hvem vores bedste kunder er. I stedet for at gruppere efter stat vil vi denne gang gruppere efter kunden i ordredataene.

Det eneste, du skal gøre, er at ændre rullemenuen Kategorier fra Leveringsstat til Kundenavn. Med blot et par klik vendes dataene til at blive organiseret og ordnet efter kunden i stedet for staten.

Dernæst skal du blot gentage trinene ved at højreklikke på kundenavn og vælge Collapse Peer Groups.

Sorteret efter Kundenavn
Du skal blot ændre dropdown til Kundenavn for at omorganisere dataoversigten baseret på den kunde, der har afgivet ordren.

Vil du prøve en anden måde at få vist dataene på? I stedet for at se subtotalen efter kunde kan du studere kunden efter den kunde, som i gennemsnit afgiver den største ordre.

Se dataene efter gennemsnitlig ordre
Klik på tandhjulsikonet igen, og vælg Gennemsnit, højreklik derefter og “Sortér ordreoversigter nedadgående” for at se gennemsnittene ordnet.

Det er det! Vi genbrugte vores opsætning fra det første eksempel i denne vejledning og vendte den blot om, så den fokuserer på kunden i stedet for leveringstilstanden.

Hvilken forretningsenhed lavede det største salg?

Også dette eksempel vil ligne meget de to foregående. Vi har en kolonne med forretningsenheder i datakilden, og lad os blot ændre dropdown til forretningsenhed i stedet. Nu vil dataresultaterne rulle op efter forretningsenheden.

Nu skal vi dykke lidt dybere ned og tilføje to niveauer til dataene. I højre side skal du klikke på Tilføj en kategori igen, og denne gang skal du vælge Kundenavn. Læg nu mærke til, at du ikke kun kan se en oversigt på forretningsenhedsniveau, men også på kundeniveau.

To layer data review
Føj en anden kategori til for at se dine data opsummeret på flere niveauer for bedre forståelse.

Det var det! Du kan tilføje flere lag til din dataorganisering og sammenfatning.

Fortsæt læring

I denne vejledning lærte du, hvordan du kan tage data og organisere og forstå dem i Apple Numbers. Regneark er ikke blot en måde at registrere data på, men kan også fungere som et analyseværktøj til at forstå disse data.

Lær mere om, hvordan Numbers, og hvordan andre apps griber opsummering af data an, med de yderligere tutorials nedenfor:

  • Numbers
    Kom i gang med Numbers til iCloud
    Harry Guinness
  • Microsoft Excel
    Sådan bruger du PivotTables til at analysere dine Excel-data
    Andrew Childress
  • Google Sheets
    Sådan bruger du pivottabeller i Google Sheets (ultimativ vejledning)
    Andrew Childress