Sådan tilføjer du en automatisk signatur til et Microsoft Word-dokument

Ingen vil erstatte en rigtig underskrift, men i dagens digitale verden er elektroniske underskrifter almindelige og nemme. Du kan bruge specialiseret software, når du underskriver aftaler og kontrakter, men Microsoft Word kan også hjælpe dig.

Du kan tilføje en tom underskriftslinje til flere juridiske dokumenter eller oprette et AutoText-element ud fra et billede af din rigtige underskrift. Begge dele er nemme at implementere og giver en smule frihed, uanset om dokumentet distribueres elektronisk eller ej. I denne artikel viser jeg dig, hvordan du kan implementere begge metoder.

Oplysning: TechRepublic kan tjene en provision fra nogle af de produkter, der præsenteres på denne side. TechRepublic og forfatteren blev ikke kompenseret for denne uafhængige gennemgang.

LÆR MERE: Office 365 for business

Ingen af metoderne er en sikker proces og træder heller ikke i stedet for krypterede digitale signaturer, der kræver certificering – hvilket er noget helt andet.

For at få en demo kan du downloade en Word-brevskabelon, eller du kan arbejde med et hvilket som helst Word-dokument. Der er ingen download af en demofil her, fordi du ikke får brug for en. Denne funktion understøttes ikke af det ældre .doc-format, og begge signaturteknikker understøttes af browserudgaven.

Se: 52 Excel-tips, som enhver bruger bør mestre (TechRepublic)

Sådan tilføjer du en tom underskriftslinje i Word

Hvis du skal udskrive dokumentet, kan du hurtigt tilføje alle de relevante oplysninger, der følger med den rigtige underskrift, ved at indsætte en underskriftslinje. Ved at gøre dette tilføjer du et sted at underskrive dokumentet og inkluderer andre oplysninger såsom titel, e-mail, telefonnummer osv. Denne funktion er nyttig i forbindelse med formularer, men den er mindre nyttig i forbindelse med et almindeligt brev.

For at tilføje en signaturlinje til et dokument skal du gøre følgende:

1. Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på indstillingen Signaturlinje i afsnittet Tekst.
2. I den resulterende dialogboks skal du indtaste signaturoplysningerne, f.eks. navn, titel osv. (Figur A). I instruktionsfeltet kan du endda inkludere hjælp til underskriveren, f.eks. “Skriv venligst under her” eller det velkendte “X”.
3. Klik på OK for at indsætte signaturlinjen.

Figur A

Som du kan se i Figur B, er der ikke plads nok på den første side, så Word placerer hele signaturlinjen på side 2. Dette sker måske ikke for dig, men når det sker, skal du fjerne et par tomme linjer fra den foregående side for at trække signaturen over på den side. Hvis det er umuligt, kan du flytte det sidste afsnit eller de sidste linjer til signaturlinjen på siden med signaturlinjen. Du vil ikke have en underskriftslinje på en side for sig selv. Når du har justeret placeringen (figur C), hvis det er nødvendigt, er du klar til at gemme, udskrive og distribuere.

Figur B

Vi har brugt en brevskabelon til demofilen, men du vil højst sandsynligt bruge denne funktion til juridiske dokumenter osv. og ikke til engangsbreve. Uanset hvordan du bruger denne funktion, skal der stadig være en person, der rent faktisk skal underskrive dokumentet. Lad os se på en mulighed, der eliminerer dette behov.

Figur C

Sådan indsætter du en billedunderskrift som AutoText i Word

Indføjelse af et billede af din underskrift er en nem måde at eliminere behovet for faktisk at underskrive ting. Du skal bare printe det ud og gå. Du skal selvfølgelig være forsigtig med, hvem du deler denne mulighed med, og om det er juridisk bindende er noget, som du selv skal afgøre, hvis det er vigtigt for dig.

Den første ting, du har brug for, er din håndskrevne underskrift som en grafisk fil. Skriv din underskrift på et stykke papir og scan den eller tag et foto af den, og gem den med et af de grafiske filformater: .bmp, .gif, .jpg eller .png.

Indsæt billedfilen i Word ved at klikke på fanen Indsæt og vælge Billeder i gruppen Illustration. Vælg enheden, find filen, og klik derefter på Indsæt. Ændr størrelsen og beskær om nødvendigt for at fjerne store mængder hvidt rum (baggrund). Indtast derefter eventuel yderligere tekst, f.eks. det navn, der er trykt, og titlen. Når du har alt det, du har brug for til signaturen, er det tid til at lave den om til et AutoText-element.

Vælg grafikken og den ekstra tekst, og gør derefter følgende:

1. Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på Hurtige dele i gruppen Tekst.
2. Vælg Gem valg til galleri for hurtige dele.
3. Indtast et navn til AutoText-elementet i den resulterende dialogboks.
4. De øvrige indstillinger afhænger af din arbejdssituation. Du kan f.eks. gemme forskellige signaturer med bestemte skabelonfiler. I vores eksempel beholder du alle standardindstillingerne (Figur D).
5. Klik på OK.

Figur D

Nu, hvor AutoText-signaturelementet findes, kan du indsætte det hvor som helst og når som helst. Klik på Quick Parts, og vælg elementet fra galleriet (Figur E). Da vi har bibeholdt standardindstillingerne, er dette AutoText-element tilgængeligt i alle dokumenter, der er baseret på skabelonen Normal.

Figur E

Bliv på vagt

Hvis du ofte bruger dette AutoText-element, vil du måske oprette en tastaturgenvej for at spare dig nogle få klik. I en efterfølgende artikel vil jeg vise dig, hvordan du gør det.

Se også

• Hvad er der i Windows 10 19H2 til virksomheder? (TechRepublic)
• Windows 10: Et snydeblad (TechRepublic)
• 20 professionelle tips til at få Windows 10 til at fungere, som du vil have det (gratis PDF) (TechRepublic)
• Windows 10-sikkerhed: En guide til virksomhedsledere (TechRepublic Premium)
• Microsoft leverer det første Windows 10 Fast Ring build fra sin nye udviklingsafdeling (ZDNet)
• 6 enkle sikkerhedsændringer, som alle Windows 10-brugere skal foretage (CNET)
• Få flere must-read Microsoft tips og nyheder (TechRepublic on Flipboard)