8 Essentials for Your Organization’s Case Statement

Ovatko varainhankintapyrkimyksesi vankalla pohjalla erinomaisen case statementin ansiosta? Kaikista asiakirjoista, joita organisaatio käyttää varainhankinnan apuna, case statement on yksi tärkeimmistä.

Case statement (tai case for support) on voittoa tavoittelemattoman organisaation käyttämä perusta kaikelle viestinnälle ja pyynnöille lahjoittajien kanssa. Varainhankinnan ensisijaisena välineenä voittoa tavoittelemattoman organisaation perustelujen on oltava ammattimaisia ja täsmällisiä; niiden on oltava kahdesta kymmeneen sivua (tai tarvittaessa enemmän) käsittävä asiakirja, joka herättää lukijan huomion ja joka voidaan esittää niinkin yksinkertaisena kuin tietolehtinen tai niinkin monimutkaisena kuin kansio, jossa on tukikaavioita, valokuvia ja talousarvioita.

Itse asiassa loistava case statement on lahjoittajakeskeinen, kirjoitettu lahjoittajille ja potentiaalisille lahjoittajille käyttäen perusteluja ja kieltä, joka resonoi kohdeyleisön kanssa.

Uses for a case statement

Kaikki voittoa tavoittelemattomat järjestöt tietävät, miten kriittinen merkitys tapausesityksellä voi olla, kun lähestytään korkeatasoisia lahjoittajia ja potentiaalisia lahjoittajia tai kun tehdään varainkeruuta uusiin ohjelmiin ja kampanjoihin. Mutta kaikki virastot tai organisaatiot eivät ymmärrä, miten tärkeä tämä lyhyt vakuuttava perustelu on niiden jatkuvassa varainhankinnassa.

Ositteita hyvin kirjoitetusta case statementista ja jopa koko asiakirjasta on monia erilaisia käyttötarkoituksia varainhankinnan skenaariossa. Esimerkiksi:

• Keskusteltaessa potentiaalisten lahjoittajien kanssa kopio vakuuttavasta asiapuheenvuorosta jatkaa tuen esittämistä vielä pitkään tapaamisen päätyttyä.
• Tapauspuheenvuoro voidaan sisällyttää apurahahakemukseen pyynnön perusteluksi.
• Suoramainos- tai sähköpostikampanjoissa viesti voi peilata case statementia, ja suoramainospostin tapauksessa se voi valaista kopiota, joka liitetään vetoomuskirjeeseen.
• Organisaatiot voivat käyttää case statementiaan verkkosivuillaan.
• Case statement toimii epävirallisena käsikirjoituksena, kun soitetaan mahdollisille lahjoittajille; kaikki tärkeät kohdat on koottu yhteen helposti saatavilla olevaan asiakirjaan.
• Lyhennetty versio tapausselosteesta, joka on lyhennetty yhteen tai kahteen sivuun, voi toimia käsiohjelmana lahjoittajia etsittäessä.

Erikoislaatuiset tapausselosteet sisältävät sekoituksen emotionaalisesti mukaansatempaavia tarinoita; sydäntä lämmittäviä kertomuksia tehdystä työstä yhdistettynä kylmiin, koviin tosiasioihin, jotka todentavat järjestön väitteen siitä, että järjestö edustaa muutosta edistävää voimaa.

Vetovoimaiseen tapausesitykseen kuuluu useita perustekijöitä, mutta ei ole olemassa mitään tiukkoja ja tiukkoja sääntöjä siitä, missä järjestyksessä näiden elementtien tulisi esiintyä. Syvästi mukaansatempaavaa johdantoa lukuun ottamatta jokainen asiapuheenvuoro on ainutlaatuinen, ja se tulisi laatia tavalla, joka on järkevä voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi kannalta.

Erinomaisen asiapuheenvuoron perusteet

1. Johdanto: Poikkeukselliset tapausesittelyt alkavat aina tarinalla. Saa lukija tuntemaan, että hän suhtautuu voittoa tavoittelemattomaan yritykseesi emotionaalisesti käyttämällä tarinankerrontaa henkilökohtaisen yhteyden luomiseksi.

Tunnepitoinen aloitus voi vangita yleisösi heti alussa, joten käytä näitä johdantokappaleita johdattamaan lahjoittajasi ja potentiaaliset asiakkaasi asiakirjan loppuosaan. Jos avauksesi on inspiroiva ja emotionaalisesti vaikuttava, saat lukijan huomion kiinnitettyä.

2. Missio ja visio: Organisaation toiminta-ajatuksen hahmottelu vastaa kysymykseen ”Miksi olemme olemassa?”, ja rohkean ja rohkean vision maalaileminen voittoa tavoittelemattoman organisaation tulevaisuudesta ei jätä epäilystäkään siitä, ”Miksi meidän pitäisi välittää”.

Kuvailemalla itsevarmasti organisaatiosi missiota ja tulevaisuuden visiota kerrot lukijalle, että hänen pitäisi välittää, koska missiolla ja visiolla on merkitystä.

3. Historia: Tee yhteenveto siitä, miten kaikki alkoi. Voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi perustamisesta siihen työhön, jota se on tähän mennessä saanut aikaan. Sisällytä mukaan filosofia, ne keskeiset arvot ja uskomukset, jotka ohjaavat organisaatiosi lähestymistapaa vastaamaan tarpeisiin ja tarjoamaan tehtävänsä mukaisia palveluja.

4. Selitä työ: Lahjoittajiesi, kannattajiesi ja potentiaalisten asiakkaidesi on saatava tietää tärkeästä työstä, jota tehdään. Mitä ohjelmia ja palveluita voittoa tavoittelematon järjestö harjoittaa tällä hetkellä ja mitkä ovat jatkuvat vaatimukset näiden palveluiden ylläpitämiseksi?

5. Onnistumiset ja tuloksiin perustuva näyttö: Tässä kohtaa data ja tarinankerronta yhdistyvät, tarinoissa elämänmuutoksista, menestystodistuksissa, niissä, joita organisaatio on auttanut.

Käytä taulukoita ja kaavioita havainnollistamaan lukuja, jotka tukevat väitteitäsi ja mittaavat sitä vaikutusta, joka voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla on vaikutuspiirissään.

6. Raha ja rahoitus: Unelmien ja visioiden toteuttamiseen liittyy aina rahallinen hinta. Kertomalla lahjoittajille, miksi rahoitusta tarvitaan ja mitä tuloksia saavutetaan, kutsut heidät osallistumaan visioon.

Tapausselostus osoittaa lukijalle, miksi hänen pitäisi tukea organisaatiotasi, ja vastaa ilmeisiin kysymyksiin. Miksi juuri minä? Miksi juuri nyt? Pidä mielessä, että ihmiset lahjoittavat, koska he haluavat vaikuttaa; he haluavat olla osa jotakin eeppistä.

7. Visuaalisuus: Älä sotke asiaselostustasi massiivisilla tekstilohkoilla. Luo visuaalista painotusta kasvua havainnollistavilla kaavioilla, graafeilla tai kartoilla. Käytä huolellisesti kuratoituja kuvia organisaatiostasi työssä ja vangitsevia kuvia edunsaajista, joita voittoa tavoittelematon järjestö on auttanut.

8. Kohokohdat: Onko jotain, mikä erottuu voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi eduksi? Onko järjestö voittanut hiljattain jonkin palkinnon? Tuoko jokin muu asia voittoa tavoittelemattoman järjestön parrasvaloihin? Viimeaikaiset lehdistötiedotteet tai -artikkelit, julkista kiitosta saaneet tapahtumat jne.

Kirjoittaessasi perusteluasi tavoitteesi on luoda visio, joka on niin houkutteleva, että se synnyttää lukijassa todellisen halun tulla osaksi missiota. Tekeekö tapausesityksesi näin? Lukijoitasi innostava tukitapaus on voittoisa väline voittoa tavoittelemattomalle voittoa tavoittelevalle yrityksellesi.