Automaattisen allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan

Mikään ei korvaa oikeaa allekirjoitusta, mutta nykyisessä digitaalisessa maailmassa sähköiset allekirjoitukset ovat yleisiä ja helppoja. Voit käyttää erikoistuneita ohjelmistoja sopimusten ja urakoiden allekirjoittamiseen, mutta myös Microsoft Word voi auttaa.

Voit lisätä tyhjän allekirjoitusrivin useampiin oikeudellisiin asiakirjoihin tai luoda AutoText-kohteen oikean allekirjoituksesi kuvasta. Molemmat ovat helppoja toteuttaa ja tarjoavat hieman vapautta riippumatta siitä, jaetaanko asiakirja sähköisesti. Tässä artikkelissa näytän, miten molemmat menetelmät toteutetaan.

Paljastus: TechRepublic saattaa ansaita palkkion joistakin tällä sivulla esitellyistä tuotteista. TechRepublicille ja kirjoittajalle ei maksettu korvausta tästä riippumattomasta arvostelusta.

Opi lisää: Office 365 for business

Kumpikaan menetelmä ei ole turvallinen prosessi eikä korvaa salattuja digitaalisia allekirjoituksia, jotka edellyttävät varmentamista – mikä on kokonaan toinen asia.

Lataa demoa varten Word-kirjemalli tai voit työskennellä minkä tahansa Word-asiakirjan kanssa. Täältä ei ladata demotiedostoa, koska et tarvitse sellaista. Tätä ominaisuutta ei tue vanhempi .doc-muoto, ja kumpaakaan allekirjoitustekniikkaa tukee selainversio.

KATSO: 52 Excel-vinkkiä, jotka jokaisen käyttäjän tulisi hallita (TechRepublic)

Tyhjän allekirjoitusrivin lisääminen Wordissa

Jos aiot tulostaa asiakirjan, voit lisätä nopeasti kaikki oikeaan allekirjoitukseen liittyvät olennaiset tiedot lisäämällä allekirjoitusrivin. Näin lisäät asiakirjan allekirjoituspaikan ja lisäät muut tiedot, kuten tittelin, sähköpostin, puhelinnumeron ja niin edelleen. Tästä ominaisuudesta on hyötyä lomakkeissa, mutta tavallisessa kirjeessä siitä on vähemmän hyötyä.

Voit lisätä allekirjoitusrivin asiakirjaan seuraavasti:

1. Klikkaa Lisää-välilehteä ja valitse sitten Teksti-osiosta Allekirjoitusrivi-vaihtoehto.
2. Tuloksena olevaan valintaikkunaan kirjoita allekirjoituksen tiedot, kuten nimi, otsikko jne. (Kuva A). Ohjeet-kenttään voit jopa lisätä apua allekirjoittajalle, kuten ”Allekirjoita tähän” tai tuttu ”X”.
3. Klikkaa OK lisätäksesi allekirjoitusrivin.

Kuvio A

Kuten kuvassa B näkyy, ensimmäisellä sivulla ei ole tarpeeksi tilaa, joten Word sijoittaa koko allekirjoitusrivin sivulle 2. Näin ei välttämättä tapahdu sinulle, mutta kun näin käy, poista edelliseltä sivulta muutama tyhjä rivi, jotta allekirjoitus saadaan vedettyä kyseiselle sivulle. Jos tämä on mahdotonta, siirrä viimeinen kappale tai muutama viimeinen rivi allekirjoitusrivin sivulle. Et halua allekirjoitusriviä omalle sivulleen. Kun olet tarvittaessa säätänyt sijoittelua (kuva C), olet valmis tallentamaan, tulostamaan ja jakamaan.

Kuvio B

Olemme käyttäneet demotiedostossa mallikirjettä, mutta todennäköisesti käytät tätä toimintoa oikeudellisiin asiakirjoihin ja muihin vastaaviin asiakirjoihin, etkä kertaluonteisiin kirjeisiin. Riippumatta siitä, miten käytät tätä ominaisuutta, jonkun on silti allekirjoitettava asiakirja. Katsotaanpa vaihtoehtoa, joka poistaa tämän tarpeen.

Kuva C

Kuvallisen allekirjoituksen lisääminen automaattisena tekstinä Wordissa

Allekirjoituskuvan lisääminen Wordiin on helppo keino, jolla voit eliminoida varsinaisen allekirjoituksen tarpeen. Tulosta se vain ja anna mennä. Sinun on tietysti oltava varovainen sen kanssa, kenelle jaat tämän ominaisuuden, ja se, onko se oikeudellisesti sitova, on sinun määritettävä, jos se on sinulle tärkeää.

Ensimmäiseksi tarvitset käsinkirjoitetun allekirjoituksesi graafisena tiedostona. Kirjoita allekirjoituksesi paperille ja skannaa se tai ota siitä valokuva ja tallenna se jollakin graafisella tiedostomuodolla: .bmp, .gif, .jpg tai .png.

Lisää kuvatiedosto Wordiin napsauttamalla Lisää-välilehteä ja valitsemalla Kuvitus-ryhmästä Kuvat. Valitse laite, etsi tiedosto ja valitse sitten Lisää. Muuta kokoa ja rajoita tarvittaessa, jotta voit poistaa suuret määrät valkoista tilaa (taustaa). Kirjoita sitten mahdollinen lisäteksti, kuten painettu nimi ja otsikko. Kun sinulla on kaikki tarvittava allekirjoitusta varten, on aika muuttaa se AutoText-kohteeksi.

Valitse grafiikka ja lisäteksti ja toimi sitten seuraavasti:

1. Klikkaa Lisää-välilehteä ja valitse sitten Teksti-ryhmän Pikaosat.
2. Valitse Tallenna valinta pikaosagalleriaan.
3. Kirjoita tuloksena olevaan valintaikkunaan nimi AutoText-kohteelle.
4. Muut asetukset riippuvat työtilanteestasi. Voit esimerkiksi tallentaa erilaisia allekirjoituksia tietyillä mallitiedostoilla. Säilytä esimerkissämme kaikki oletusasetukset (kuva D).
5. Klikkaa OK.

Kuva D

Nyt kun AutoText-allekirjoituskohde on olemassa, voit lisätä sen mihin tahansa milloin tahansa. Napsauta Pikaosat ja valitse kohde galleriasta (kuva E). Koska säilytimme oletusasetukset, tämä AutoText-kohde on käytettävissä kaikissa asiakirjoissa, jotka perustuvat Normal-malliin.

Kuva E

Pysy virittyneenä

Jos käytät tätä AutoText-kohdetta usein, saatat haluta luoda pikanäppäimen, jolla säästät muutaman napsautuksen. Seuraavassa artikkelissa näytän, miten se onnistuu.

Katso myös

• Mitä Windows 10 19H2 sisältää yrityksille? (TechRepublic)
• Windows 10: huijauslista (TechRepublic)
• 20 ammattilaisen vinkkiä, joilla saat Windows 10:n toimimaan haluamallasi tavalla (ilmainen PDF) (TechRepublic)
• Windows 10:n turvallisuus: Opas yritysjohtajille (TechRepublic Premium)
• Microsoft toimittaa ensimmäisen Windows 10 Fast Ring -buildin uudesta kehityshaarastaan (ZDNet)
• 6 yksinkertaista tietoturvamuutosta, jotka kaikkien Windows 10 -käyttäjien on tehtävä (CNET)
• Lisää luettavia Microsoft-vinkkejä ja -uutisia (TechRepublic on Flipboard)