Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää kirjanpidon tarkastuksesta

BY admin
|

Mikä on kirjanpidon tarkastus?

Kassatilintarkastus on riippumaton arvio organisaation kirjanpidon taloustiedoista. Siinä tutkitaan, miten ostoreskontratapahtumat kirjataan ja edustavatko ne oikeaa kuvaa liiketoiminnastasi.

Monissa tarkastuksissa pääpaino on maksuliikeosastossasi. Tämä johtuu siitä, että yrityksen nettotulosta on melko helppo kasvattaa jättämällä kirjaamatta loppuvelat. Tämä johtaa monenlaisiin varkauksiin, ja se on syy siihen, miksi maksuliike on usein tilintarkastusten ainoa painopistealue.

Kiinnitettävien tilien tilintarkastusstrategiat tukeutuvat siis pitkälti American Institute of Certified Public Accountantsin (AICPA) tilintarkastusstandardilautakunnan (Auditing Standards Board of the American Institute of Certified Public Accountants, AICPA) asettamiin petosriskien arviointistandardeihin.

Siten varmistetaan, että kaikki tiliotteet ja laskut (samoin kuin kaikki muut kertyneet kulut tai velat) kirjataan asianmukaisesti manuaalisesti tai kirjanpito-ohjelmistolla.

Tilintarkastuksen menetelmät

Perustapa tarkastaa ostovelkakirjanpidon osasto on sovittaa liiketapahtumat yhteen pääkirjanpidon lukujen kanssa.

Katkaisutesteillä varmistetaan, että tilikauden tapahtumat sisältyvät vuoden lopun tilinpäätökseen. Tilintarkastuksessa tarkastetaan, että olet luonut sisäisen valvontajärjestelmän, joka dokumentoi kaiken tarkasti ja oikeassa ajassa.

Ei ole olemassa vakiotapaa AP-tarkastuksen suorittamiseen. Tyypillisesti se on tilintarkastajan valinta. Menetelmä valitaan tietyn yrityksen koon ja muodon sekä halutun perusteellisuuden perusteella.

GAAP-säännösten täytäntöönpano vaihtelee osavaltioittain. Jotkin osavaltiot sallivat julkisten yritysten työntää lisaraportteja, joiden ei tarvitse noudattaa GAAP-standardeja tai -sääntöjä.

Eroista huolimatta tilintarkastajat etsivät yleensä samoja asioita, joita ovat:

  • täydellisyys
  • Tarkkuus
  • Validiteetti
  • Tallenteiden oikeellisuus
  • Kirjanpidon yhdenmukaisuus
  • Pätevän tiedon antaminen

Tämässä varmistutaan siitä, että organisaation kirjanpitoaineisto antaa oikean kuvan yrityksestä.

Tarkastuksen ainoana tarkoituksena on tehokkaan sisäisen valvonnan järjestelmän luominen. Tämä tehdään tyypillisesti neljässä erillisessä vaiheessa.

Tilintarkastuksen neljä vaihetta

Olitpa sitten pienyritys tai valtava yritys, jos päiväkirjamerkinnät ja pankkitallenteet eivät täsmää, on kyseessä ongelma. Jotta sisäinen valvontajärjestelmä olisi mahdollisimman tehokas, tarkastusketju jaetaan neljään vaiheeseen:

#1) Tarkastuksen ajoittaminen

Kirjanpitotarkastuksen ensimmäinen vaihe on suunnitteluvaihe. Yrityksesi saa ilmoituksen auditoinnista ja sovitaan tapaaminen, jossa keskustellaan vakiotoimintamenettelyistä (SOP). Tässä vaiheessa käydään läpi arvioinnin laajuus ja vastaväitteet sekä laaditaan suunnitelma itse arviointia varten.

#2) Kenttätyön tekeminen

Nyt on aika ryhtyä toimeen. Tilintarkastaja viettää useita päiviä tai viikkoja seuloen taloudellista raportointia. He käyttävät tyypillisesti ”katkaisutestiä” määrittääkseen, onko tapahtuma kirjattu oikein oikealle ajanjaksolle.

Tilintarkastaja tarkastelee asiakirjoja, kuten:

  • Tase
  • Tarkastusrekisteri
  • Ostotilaukset
  • Toimittajan laskut
  • Pääkirjanpito

#3) Lopullinen tilintarkastuskertomus

Kun kaikki kenttätyöt on suoritettu loppuun, havainnot kootaan lopulliseen tarkastuskertomukseen. Siinä esitetään yhteenveto tilintarkastajan havainnoista ja niiden arvioinnista.

#4) Seurantatarkastus

Se, että raportti on luovutettu, ei tarkoita, että työ on ohi. Viimeinen vaihe on se, että tilintarkastaja suorittaa seurantakatselmuksen. Tämä tapahtuu vuotta myöhemmin, jotta voidaan varmistaa, että kaikki suositukset on täytetty ja halutut tulokset on saavutettu.

Mitä maksettavan kirjanpidon asiakirjoja tarvitaan?

Ennen tilintarkastusta on kerättävä kaikki tarvittavat asiakirjat. Mitä helpommaksi teet sen tilintarkastajalle, sitä nopeammin se sujuu. Harkitse seuraavaa, jotta voit mukautua tilintarkastusstandardeihin:

  • Tarkka AP-kirjanpito
  • Budjettien analysointi verrattuna kuluraportteihin
  • Sisäisen valvonnan tarkastelu
  • Mahdollisten kirjaamattomien velkojen dokumentointi
  • Yleiskatsaus suunnitelluista tilintarkastusmenetelmistä
  • Yleiskatsaus suunnitelluista tilintarkastustoimenpiteistä
  • A kattava riskinarviointi ostoveloista ja kuluista
  • Yhteenveto ostovelkojen valvonnan mahdollisista heikoista kohdista
  • Mahdollisia petostutkimuksia koskevat asiakirjat

Ostovelkojen tilintarkastuksen tavoitteet

Vastuuvelkojen tilintarkastuksen aikana, on monia tavoitteita, joihin tilintarkastaja pyrkii vastaamaan. Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä tavoitteita:

Täydellisyys

Täydellisyyden tarkastaminen on tyypillisesti päätavoite ostoreskontran tarkastuksessa ja prosessin olennaisin osa. Ensisijaiset tavat, joilla tilintarkastaja osoittaa, onko tositteet kirjattu ja laskettu asianmukaisesti, ovat:

  • Täydellisyystestit
  • Täydellisyyden täsmäytys
  • Tarkastusjäljet

Yrityksen on laadittava tilinpäätöksensä vuoden loppuun mennessä saaduille käteismaksuille sekä tavaroiden ja palveluiden hankinnoille vuoden loppuun mennessä suoritetut täydellisyystestit. Tämän jälkeen tilintarkastaja käyttää kirjausketjua täsmäyttääkseen maksut kirjattuihin velkoihin ja etsiessään tiedostoja, joissa ei ole täsmättyjä asiakirjoja.

Validiteetti

Tilintarkastajat tarkastelevat myös velkatapahtumien ja hankintaprosessin validiteettia. Tilintarkastaja yrittää selvittää tapahtuman laillisuuden ottamalla yhteyttä tavarantoimittajiin ja myyjiin vahvistuspyyntöä varten.

Tällaisia pyyntöjä saavien toimittajien määrä ja tyyppi voi vaihdella yrityksesi tyypin mukaan. Useimmat tilintarkastajat ottavat yhteyttä tavallisiin tavarantoimittajiin ja myyjiin riippumatta siitä, onko maksamatta olevaa saldoa vai ei.

On myös huomattava, että jos tilintarkastaja havaitsee yhden tai useamman avoimen laskun toimittajan osalta, hän ottaa yhteyttä myös tiettyyn prosenttiosuuteen liikekumppaneistasi.

Säännöstenmukaisuus

Kaikki ostovelkatapahtumat on kirjattava tietyllä tavalla. Kun tilintarkastaja tarkastelee, onko yritys noudattanut yleisiä kirjanpitoperiaatteita ja -menettelyjä, hän tarkastelee sääntöjenmukaisuutta.

Tilintarkastus aloitetaan yleensä takaa edestä. Tilintarkastaja aloittaa vuoden lopun tilinpäätöksestäsi, johon voi sisältyä esimerkiksi seuraavia asiakirjoja:

  • Kassavirtalaskelmat
  • Tuloslaskelmat
  • Taseet

Tilintarkastaja voi myös valita satunnaisia merkintöjä pääkirjastasi jäljittääkseen niiden alkuperän. Yrityksesi kirjausketjun avulla tilintarkastaja voi selvittää tapahtuman tarkan kulkureitin. Sen jälkeen hän voi arvioida, onko kirjanpidossa käytetty oikeita kirjanpitomenettelyjä.

Julkistaminen

Viimeisenä vaiheena tilintarkastuksessa on varmistaa, että kaikki tapahtumat ja toiminnot on julkistettu asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa, että maksettava saldo on kirjattava vuoden lopun tilinpäätökseen.

Tilintarkastaja etsii julkistamista tarkastelemalla esimerkiksi lyhytaikaisia velkoja ja tavarahintalaskelmia. Epätavalliset liiketapahtumat saattavat vaatia alaviitteitä, joissa annetaan yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä pelkästä kirjauksesta ei voi havaita.

Viimeisenä pyyntönä tilintarkastajat saattavat pyytää yritystä julkistamaan pakollisen johdon edustuskirjeen, jossa todistetaan, että kaikki tilinpäätöstiedot edustavat täysin todellisia osto- ja maksutapahtumia.

Valmistautuminen ostoreskontran tarkastukseen

Et halua koskaan joutua ostoreskontran tarkastuksen yllättämäksi – olipa kyseessä ulkoinen tai sisäinen tarkastus.

Velat löytyvät yrityksen taseesta velkana. Se edustaa lyhytaikaista velkaa ja rahaa, joka on velkaa tavarantoimittajille ja velkojille, ja osoittaa niiden toimittajalaskujen lukumäärän, jotka on kirjattu (mutta joita ei ole vielä maksettu).

Yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet vaihtelevat alueittain, joten ensimmäinen askel tilintarkastusta suunniteltaessa on sopia tapaaminen niin pian kuin mahdollista keskustellaksesi siitä, mitä tarvitset.

Huomioi yrityksen tärkeimmät tavoitteet ja seuraavat kysymykset, kun tarkastelet AP-prosessejasi:

  • Miten arvioimme uusia toimittajia?
  • Kuka vastaanottaa budjettiraportit ja kuluraportit?
  • Ovatko ostotilaukset digitaalisia, paperisia vai molempia?
  • Mitkä ovat vuotuiset kulumme?
  • Onko käytössä AP-ohjelmistoratkaisu?
  • Onko käytössä käytäntö, jolla varmistetaan kaikkien maksuvelkojen dokumentointi?
  • Kirjataanko luottokorttiostot?
  • Rajoitetaanko ostot hyväksyttyihin toimittajiin?

Muistathan, että on ratkaisevan tärkeää, että määrittelet tärkeät kriteerit ennen tarkastusta.

Laskekaa ostovelkojen kiertonopeus

Yksi nopea tapa valmistautua ostovelkojen tarkastukseen on laskea ostovelkojen kiertonopeus. Tämä on lyhyen aikavälin maksuvalmiuslaskelma, jota käytetään kvantifioimaan sitä, kuinka nopeasti yritys maksaa tavarantoimittajilleen.

Passiivisten ostovelkojen kiertonopeus lasketaan ottamalla toimittajilta tehtyjen ostojen kokonaismäärä (eli myyntikustannukset) ja jakamalla se saman ajanjakson keskimääräisellä ostovelkojen määrällä.

Ostovelkojen kiertonopeus = Myyjien ostot yhteensä / Keskimääräinen ostovelkojen määrä

Ostovelkojen negatiiviset velat

Jos yritys maksaa yli vaaditun tai laskutetun summan, sitä pidetään liikasuorituksena ja se kirjataan taseeseen negatiiviseksi velaksi. Näin käy usein, jos yritystä on laskutettu kahdesti tai se on lähettänyt päällekkäisiä maksuja.

Negatiiviset velat ovat tyypillisesti pieniä summia, jotka lopulta yhdistetään muihin velkoihin. Ne näkyvät usein hyvityksenä ostovelkojen kirjanpidossa, jota yritys voi käyttää tulevien toimittajille suoritettavien maksujen kuittaamiseen.

Teknisesti ottaen negatiivinen velka katsotaan yrityksen omaisuudeksi, ja siten se tulisi luokitella ennakkomaksuksi.

Ostovelkojen tilintarkastuksen automatisointi

Perinteinen ostovelkojen tilintarkastus on melko työläs. Siihen kuuluu paperipinojen, kuluraporttien, vanhojen kuittien jne. seulominen. Manuaalinen tarkastus on erittäin tehotonta, kallista ja aikaa vievää. Näin on erityisesti silloin, jos yrityksessäsi on paljon tapahtumia.

Onneksi suurin osa korjaavista AP-tarkastustehtävistä on automatisoitu erilaisten ostoreskontraohjelmistojen avulla.

Miksi AP-automaatio?

Tietojen tallentaminen ja hallinta

Oikea alusta auttaa organisaatiota myös tietojen tallentamisessa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos yrityksesi käsittelee lukuisia tapahtumatyyppejä. Näin tilintarkastaja voi työskennellä nopeammin ja tehokkaammin.

AP-ohjelmisto säilyttää tärkeitä tietoja, kuten:

  • Toimittajatiedostot
  • Tapahtumahistoria
  • Yrityksen nimi
  • Ostotilaukset
  • Laskunumerot
  • Luottokorttitiedot
  • Kuluraportit
  • Uudet tavarantoimittajat
  • Ja paljon muuta…

Monentyyppiset AP-automaatio-ohjelmistot antavat yritykselle mahdollisuuden määrittää mukautettuja kenttiä. Näin varmistat, että keräät aina tarvittavat tiedot ennen AP-tarkastusta.

Kun yrityksesi siirtyy ohjelmistojen kautta suoritettavaan maksuprosessiin, se toimii massiivisena säilytyspaikkana kaikille taloustiedoillesi yhdessä paikassa.

Tarkastuksen helpottaminen

Sähköinen laskutus ja sähköiset maksut tarkoittavat, että tilintarkastaja ei koskaan etsi neulaa heinäsuovasta. Heillä on kaikki tarvitsemansa heti paikalla, ja he pääsevät hetkessä eroon sinusta.

Jos tilintarkastajalla on ”vain lukuoikeus” kriittisiin asiakirjoihin, työ on tehty tunneissa eikä viikoissa. Se on suuri ero!

Dokumenttien seuranta ja valvonta

Lupaa se! Paperi on tehokkuuden vastakohta, minkä vuoksi se on jäämässä kokonaan pois liiketoiminnasta. Pelkkä paperi tarjoaa hallinnan illuusion. Pilviteknologian rynnistyksen myötä uhka kaiken menettämisestä, kun ”kovalevy kaatuu”, ei ole enää todellisuutta.

Paperia käytettäessä tallenteita on vaikeampi seurata, valvoa, mitata ja organisoida (muutamia mainitakseni). Asiakirjoja voidaan hävittää, silputa, varastaa, tuhota jne. Paperi tekee laskutus- ja maksuprosessista vähemmän näkyvää ja vaikeammin seurattavaa.

Petosten havaitseminen ja riskien pienentäminen

Association of Certified Fraud Examinersin vuonna 2016 tekemässä tutkimuksessa todettiin, että organisaatiot menettävät keskimäärin 5 % vuotuisesta liikevaihdosta joka vuosi petosten vuoksi.

Vastattavat tilit ovat erittäin alttiita varkauksille, ja ohjelmistojen käyttö helpottaa niiden havaitsemista. AP-ratkaisu ottaa kiinni olennaisista virheellisyyksistä, laskuista, joita on peukaloitu, ja muista vastaavista asioista:

  • Kaksoiskappaleet tai valokopioidut laskut
  • Hyväksyttyjä määriä pienemmät laskut
  • Toimittajat tai toimittajat, joilla on postilokeroita
  • Laskut, joissa on pyöristettyjä dollarimääriä
  • Dokumentit, joista puuttuu tietoja

Elektroninen laskutusjärjestelmä on yksi nopeinta ja tehokkainta tapaa torjua huijauksia, sillä inhimillisille erehdyksille on paljon vähemmän tilaa.

Käyttämällä AP-ohjelmistoa voit ikään kuin esittää kolmannen silmäparin yrityksesi tarkastuksia ja tasapainotuksia varten. Se järjestää kriittiset tiedot siististi ja merkitsee välittömästi kaikki epäkohdat.

Lisäksi automatisointi luo kirjausketjun, jota ei voi hävittää, kadottaa, varastaa tai silputa. Älykkään ohjelmiston ansiosta AP-tietosi ovat aina yhdessä ja samassa paikassa. Täysin suojattu.

Mitä enemmän yritys pystyy digitalisoimaan AP-tehtäviä, sitä epätodennäköisemmin se yllättyy negatiivisesta tarkastuksesta. Automatisoidut menettelyt tarjoavat lisäturvaa. Se on välitön kirjausketju, joka helpottaa asiakirjojen etsimistä ja vaikeuttaa niiden väärentämistä.

Miksi tarvitsen kirjanpidon tarkastuksen?

On olemassa miljoona syytä, miksi yrityksen tulisi olla kiinnostunut kirjanpidon tilintarkastuksesta, olipa se sitten sisäinen tai ulkoinen. Kelan tilintarkastus on olennainen ase petoksia ja epätarkkuutta vastaan.

Tilintarkastuksen ei pitäisi pelottaa sinua, jos et ole tehnyt mitään väärää. Se on riippumaton ja järjestelmällinen katsaus yrityksen ostoreskontraan, jolla varmistetaan, että kaikki on dokumentoitu oikein.

Kaikkakin tulos on negatiivinen, se tulisi ottaa oppimiskokemuksena tiukemman kirjanpidon pitämisestä ja huolellisesta petostentorjunnasta. AP-tarkastuksessa on kyse enemmänkin riskien arvioinnista, ja se on prosessi, jota tulisi arvostaa.

Kassatilintarkastukset Yhdysvalloissa

Yhdysvalloissa American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) ohjaa kassatilintarkastuksen menettelyjä ja asettaa standardit sille, miten tilintarkastukset olisi suoritettava.

Valtiosta riippuen useimmat kassatilintarkastukset eivät ole vapaaehtoisia. Vuonna 2002 säädettiin Sarbanes-Oxley-laki, jonka nojalla kaikki yritykset joutuvat toimittamaan kirjanpitonsa ulkopuoliselle taholle ulkoista tarkastusta varten.

Tilintarkastajan vastuulla on tällöin varmistaa, että kaikki yrityksen kirjanpito noudattaa yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita, joita kutsutaan myös GAAP:ksi (Generally Accepted Accounting Principles).

Tilintarkastuksen tarkoituksena on saavuttaa neljä tärkeää vertailukohtaa. Nämä ovat:

  1. Toteuttaa asiakirjojen asianmukainen julkistaminen. Tähän kuuluvat vuoden lopun tilinpäätöstiedot ja pankkitiliotteet.
  2. Varmennetaan, että AP-tietoja noudatetaan täydellisesti ja kaikilta osin GAAP:n mukaisesti.
  3. Varmennetaan, että kaikki tapahtumat ovat laillisia ja tarkkoja.
  4. Tutkitaan kaikki AP-tiedot ja täsmäytetään kaikki vuoden tapahtumat.

Järkevällä kirjanpidon auditoinnilla voidaan havaita väärinkäytökset, maksujen kaksoismaksut, liikasuoritukset ja kirjaamatta jääneet velat. Kun tällaiset riskit jäävät havaitsematta, ne voivat vahingoittaa yrityksesi pitkäjänteisyyttä ja menestystä.

Moitteettomasti suoritettu ostoreskontra-auditointi on kriittisen tärkeää yrityksesi taloudellisen terveyden ja ostoreskontraosastosi suorituskyvyn kannalta. Oikeiden menettelyjen käyttäminen varmistaa, että organisaatiosi talous on läpinäkyvää, tarkkaa ja vapaata huijareista.

Kelan tilintarkastusten tulevaisuus

Kelan tilintarkastusten tulevaisuus on teknologiassa. Lait muuttuvat edelleen ja odotukset kasvavat jatkuvasti. Mitä useammat toimialat ja yritykset ottavat automaation käyttöön, sitä enemmän hallitukset tulevat odottamaan sitä.

On tärkeää, että valmistaudut nyt asianmukaisilla työkaluilla. Vahvan AP-osaston ja oikean ohjelmiston avulla kirjanpitomenettelyjä ei tarvitse enää pelätä.

Digitaaliin siirtyminen tekee tilintarkastusprosessista nopeamman, helpomman ja halvemman. Vielä tärkeämpää on, että se antaa yritykselle enemmän tilaa toteuttaa edistyksellistä strategiaa ja suunnitella tulevia pyrkimyksiä.