Liitteiden, liitteiden ja aikataulujen ero

Mitä eroa on aikataululla ja liitteellä? Ei juuri mitään. Suosimme, että viittaamme liitteeseen, liitetiedostoon tai lisäykseen ”liitteenä” ja teemme sopimuksen sanamuodosta selväksi, onko se tarkoitettu oikeudellisen asiakirjan erottamattomaksi osaksi vai ei.

Viimeisten 20 vuoden aikana, jolloin olen laatinut sopimuksia (kuten tietotekniikkasopimuksia ja SLA-sopimuksia), monien sopimusten liitteet on merkitty joko ”liitteeksi”, ”liitetiedostoksi” tai ”aikatauluksi”. Erään hiljattain käydyn sopimusneuvottelun aikana näiden liitteiden merkitys herätti kysymyksiä, erityisesti se, mikä liitteistä on sopimuksen olennainen osa ja mikä ei. Oikea kielenkäyttö sopimuksessa on erittäin tärkeää.

Liite on kattotermi.

Liitteen ja luettelon ero teknisestä näkökulmasta

Black’s Law Dictionaryn mukaan:

• Liite on ”lisäasiakirja, joka liitetään kirjoituksen loppuun.
• an Annexure is ”something that is attached, such as a document to a report”.
• a Schedule is ”a written list or inventory; esp.., a statement that is attached to a document and that gives a detailed showing of the matters referred to the document”.

Teknisellä tasolla näistä määritelmistä:

• luettelo ei ole sopimuksen erottamaton osa, koska siinä ”annetaan yksityiskohtainen selvitys asiakirjassa mainituista asioista”.
• Liite ”täydentää” sopimusta, ja se on osa sopimusta. Se on liite, joka on poikkeuksetta kriittinen sopimuksen pätevyyden kannalta.
• liite on sopimuksesta erillinen asiakirja – raportti.

Tässä ymmärryksessä

• jos liite on kriittinen sopimuksen pätevyyden kannalta, liitettä tulisi kutsua liitteeksi.
• jos liite sisältää tietoja, joita sopijapuoli voi muuttaa ilman, että se vaikuttaa sopimuksen pätevyyteen tai ilman, että sopimusta tarvitsee muuttaa, liitettä olisi kutsuttava liitteeksi.

Yllä oleva selitys on teknisellä tasolla sovellettuna käytettyihin sanoihin ja niiden merkityksiin.

selkeän kielen näkökulmasta

Andrew Weeksin (yksi selkokieliguruistamme) mielestä asiaa voi (ja pitääkin) kuitenkin tarkastella käytännön selkokielen tasolta. Liitteille, liitteille ja aikatauluille on yhteistä se, että ne ovat kaikki ”liitteitä”. Näin ollen on syytä viitata ”liitteeseen 1” eikä ”lisäykseen 1” tai ”liitteeseen 1” ja tehdä sopimuksen sanamuodosta selväksi, onko niiden tarkoitus olla sopimuksen erottamaton osa vai ei. Liitteeseen voitaisiin viitata myös ”luettelona”.

Muuten se, että liite oli itsenäinen asiakirja ennen sopimuksen allekirjoittamista, ei tarkoita, että sillä on välttämättä aina sama asema tulevaisuudessa, eli sen oikeudellinen merkitys voidaan ”jäädyttää” sillä hetkellä, kun sopimus allekirjoitetaan sen ollessa liitteenä (yleensä parafoitu). Alkuperäisen asiakirjan (jonka kopio oli liitteenä) muuttaminen ei tällöin yleensä muuta itse sopimusta, ellei tämä ole selvästi ollut tarkoitus.