Tietojen järjestäminen (kuten Pivot-taulukot) Numbersissa

Pivot-taulukot ovat usein Microsoft Excelin tai Google Sheetsin taulukkolaskentataulukkojen käyttäjien suosikkeja. Taulukkolaskentaohjelmat ovat loistava työkalu tietojen tallentamiseen ja säilyttämiseen. Ne voivat kuitenkin kasvaa nopeasti siinä määrin, että niistä on vaikea löytää merkitystä tai oivallusta. Tässä kohtaa pivot-taulukot astuvat kuvaan.

Olen aina pitänyt Apple Numbersista sen yksinkertaisuuden ja käyttöliittymän vuoksi, mutta siitä puuttui kaikki ominaisuudet, jotka auttoivat minua lajittelemaan suuria tietokokonaisuuksia. Ilman pivot-taulukoita Numbersin taulukkolaskentaohjelmat olivat pelkkiä dataseiniä. Viime aikoihin asti Numbersissa ei ollut pivot-taulukoita.

Mutta kun Apple julkaisi viimeisimmän päivityksen taulukkolaskentasovellukseensa Numbersiin, en voinut olla huomaamatta, että he olivat lisänneet siihen ominaisuuden, joka kuulosti paljon Numbersin pivot-taulukolta. Apple Numbers 5.2:een lisättiin uusi älykkäiksi luokiksi kutsuttu ominaisuus, joka voi tuoda tervejärkisyyttä tietoihin. Rakennamme Numbersissa jotain pivot-taulukkoa muistuttavaa.

Ennen kuin aloitamme tämän ohjeen, varmista, että käytössäsi on Numbersin uusin versio. Tarkista Numbers-versiosi avaamalla sovellus ja siirtymällä kohtaan Numbers > Tietoja Numbersista. Varmista, että käytössäsi on vähintään versio 5.2. Voit aina avata macOS:n App Storen ja tarkistaa päivitykset, jos haluat ehtiä uusimpaan versioon.

Katsele & Opi

Kategoriat tuntuvat Numbersissa paljon pivot-taulukoilta, ja tämä on aivan uusi ominaisuus. Olen koonnut screencastin, jonka avulla voit nähdä tietojen järjestämisen tehon. Katso se alta ja tutustu tarkemmin tähän upouuteen Organize-ominaisuuteen.

Haluatko silti oppia lisää? Jatka alla olevan opetusohjelman lukemista, niin näet havainnollistetun oppaan siitä, miten tietoja järjestetään ja tiivistetään Organize-vaihtoehdon avulla.

Lataa esimerkkidataa

On hyödyllistä, että sinulla on esimerkkidataa, jota voit käyttää opetusohjelman seuraamiseen. Siksi olen laatinut Numbers-työkirjan, joka sisältää riittävästi dataa, jotta pääset alkuun tämän uuden Luokat-ominaisuuden kanssa. Lataa tiedot tästä linkistä. Voit käyttää näitä tietoja pivot-taulukoiden luomiseen Numbersissa.

Opi lisää Numbersin perusteista ja tietojen kanssa työskentelystä alla olevassa opetusohjelmassa, joka auttaa sinua tutustumaan sovelluksen kaavoihin:

• 
  Sovelluskoulutus
  Esittely kaavoihin Numbersissa
  Alex Spencer

Miksi järjestää tietosi taulukkolaskentataulukkolaskennassa?

Aluksi auttaa ymmärtämään, miksi tietojen järjestäminen taulukkolaskennassa on niin hyödyllistä. Aloitetaan kuvakaappauksella datasta, jonka liitin tähän opetusohjelmaan. Jokainen rivi datassa on erillinen kirjaus tapahtumasta.

Todellakin voit nähdä yksittäiset rivit ja kirjaukset tässä datassa. Mutta miten löydät siitä merkityksen tai tiivistät tiedot löytämällä kokonaissummat?

Käyttämällä Numbersin Älykkäät luokat -ominaisuutta voit vastata kaikkiin seuraaviin (ja muihin) esimerkkiaineistoa koskeviin kysymyksiin:

1. Missä osavaltioissa on eniten myyntiä?
2. Keitä ovat suurimmat asiakkaamme?
3. Minkä liiketoimintayksikön myynti oli suurinta?

Lyhyesti sanottuna tämä uusi ominaisuus voi auttaa sinua tiivistämään ja ymmärtämään tietojasi. Ongelma ei ole se, ettei meillä olisi tarpeeksi dataa, vaan se, että 100 rivin dataa on vaikea tiivistää. Vastaus on käyttää Numbersin pivot-taulukoita tai Smart Categories -ominaisuutta, kuten Apple sitä kutsuu.

Vanhassa maailmassa olisit suodattanut, laskenut välisummat ja tehnyt erillisiä laskutoimituksia (tai hypännyt Exceliin tietojen kanssa) vastataksesi näihin kysymyksiin. Tämä kaikki muuttui, kun Apple lisäsi Älykkäät luokat, jotka voivat auttaa sinua ymmärtämään tietojasi.

Älykkäiden luokkien käyttäminen Numbersissa

Nyt kun olet oppinut, miksi Älykkäät luokat ja tietojen järjestäminen on niin hyödyllistä, käydään läpi esimerkki.

Kun taulukko on valittuna, napsauta Järjestä-painiketta Numbersin oikeassa yläkulmassa. Nyt näet uuden paneelin, jossa on useita vaihtoehtoja tietojen käsittelyyn.

Numbers 5.2:ssa näkyy kolme vaihtoehtoa, kun napsautat Järjestä-painiketta. Kaksi niistä on ollut Numbersissa jo jonkin aikaa, ja Luokat on uusi lisäys. Seuraavassa kerrotaan, mitä kukin vaihtoehto tuo tullessaan:

1. Kategoriat. Kuten olet jo huomannut, luokat voivat auttaa sinua ryhmittelemään tietojasi. Käymme tässä opetusohjelmassa läpi useita esimerkkejä, joten lue eteenpäin saadaksesi lisätietoja.
2. Lajittele. Tietojen lajittelu ei välttämättä vastaa mihinkään niitä koskeviin kysymyksiin, mutta se asettaa ne järjestykseen. Se voi olla aakkosellinen tai kronologinen (kuten tietojen lajittelu päivämäärän perusteella.)
3. Suodata. Suodattaminenkaan ei muuta alkuperäisiä tietoja, se vain näyttää ja piilottaa ne määrittelemiesi suodatuskriteerien perusteella.

Kävellään läpi esimerkki Luokkien eli Numbersin pivot-taulukoiden käyttämisestä laskentataulukon tiivistämiseen Numbersissa.

Aloittaaksesi työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa napsauta datataulukkoa ja napsauta sitten sovelluksen oikeassa yläkulmassa olevaa Järjestä-painiketta. Valitse sitten Add a Category (Lisää luokka) -pudotusvalikko ja aloita valitsemalla datasetin kenttä, jonka mukaan haluat järjestää tietosi. Ensimmäisessä esimerkissä valitaan Toimitustila, jotta tiedot voidaan ryhmitellä tilauksen tilan mukaan.

Nyt tietosi on ryhmitelty ja järjestetty valitsemiesi kriteerien perusteella. Huomaa alla olevassa kuvakaappauksessa, että taulukko on nyt konsolidoitu tiloihin, ja sen alla on kaikki kriteerit täyttävät rivit. Katso esimerkki alla olevasta kuvakaappauksesta.

Nämä ovat perusasioita siitä, miten voit järjestää tietosi Apple Numbersissa. Valitse vain luokka, ja näet, miten tiedot kootaan yhteen järjestäytyneellä tavalla.

Aiemmin esitin kolme datakysymystä, joihin Älykkäät luokat -toiminto voi auttaa meitä vastaamaan. Käydään nyt läpi käytännön esimerkkejä näihin neljään kysymykseen vastaamiseksi esimerkkidatan avulla.

Missä osavaltioissa on eniten myyntiä?

Aloitimme siis jo järjestämällä tiedot osavaltioittain. Meidän on kuitenkin vielä laskettava summat yhteen osavaltioittain.

Napsauta Tilausmäärä-sarakkeessa hammasratas-kuvaketta ja valitse sitten Välisumma. Tämä tekee osavaltiokohtaisista summista välisumman.

Nyt sinun on vain laskettava asiat yhteen osavaltioittain. Napsauta luettelon ensimmäistä osavaltiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Collapse Peer Groups. Tämä tiivistää kaiken osavaltiotasolle, jolloin yhteenveto ja tarkastelu on helppoa.

Nyt napsautan hiiren kakkospainikkeella Välisumma-otsikkosaraketta ja valitsen ”Lajittele järjestys Summa Summaries Descending”

Lajittele osavaltioiden mukaan numeroina